基于大数据环境的学校自行采购机制建设

黄剑铮

摘 要：随着“互联网+”时代的到来，信息化技术发展日渐成熟、大数据应用日趋广泛。目前，学校的后勤部门目前对信息技术的应用比较滞后，尤其是学校内部采购一直依赖于采购人员的主观判断和经验采购。本文正是基于这种背景，阐述了大数据的特征和作用、采购应用大数据的必要性、大数据环境下采购应对策略，旨在完善学校内部采购机制。

关键词：大数据;学校内部采购;采购机制

一、大数据的特征和作用

大数据主要是指在可承受的时间范围内用常规软件工具进行不断捕捉、管理和处理的数据集合。目前，大数据主要包括四大特征：具有容量较大的特征――数量较多的数目的集合;具有类型多样的特征――在收集的数据里其种类较多，纷繁复杂;具有高效性特征――捕捉数据和处理数据具有高效性;具有便捷性特征――通过一系列的数据收集与处理，及时有效获得信息，进行科学决策。大数据带来的积极作用主要体现三个方面：大数据有利于信息高效的收集与处理，提高管理层决策的科学性;大数据技术可以有效甄别风险，提高组织内部的有序性与安全性;大数据技术可以有效进行组织内部的资源整合，实现资源的高效利用。

二、采购应用大数据的必要性

学校内部采购是指政府采购规定范围外的采购，具有范围广、种类杂、数量多、价格低廉等特点。学校内部采购受到学校教育教学活动的直接影响，之前都是由采购经办人凭借自身的主观经验购买或者临时应急性购买，缺乏一定的科学性和指导性。因此，通过引进大数据，可以对学校内部采购进行实时监控分析，通过大数据分析，可以提高采购的有效性、合理性，最终提高学校资金使用绩效，因此学校内部采购采用大数据的很有必要性。

1.物料需求实现动态获取，避免资源浪费

在传统的学校内部采购中，一般是由学校后勤部门结合历年教育教学部门使用资源情况以及资源库存量，凭借主观经验判断学校内各类资源的需求情况，在学期初进行相应的采购。这种购买方式往往缺乏科学性、判断较为主观，不能够准确判断学校内的实际资源情况，容易造成资源库存积压。如果采用信息化管理，学校后勤部门就能够通过实时采集的数据准确判断各类资源的使用情况和库存量，从而对各类资源进行合理采购，避免了一些资源短缺或者资源使用较少导致积压的情况发生。

2.有效节约人力成本，提高工作效率

在传统的学校内部采购环节中，往往是学校内的采购人员进行资源信息收集，而学校内部采购的种类繁杂并且数量较多，容易人为造成采购差错，而且在这种采购方式下采购人员的工作量较大且效率低下。采用信息化管理后引入大数据分析技术，可以有效提高采购人员信息收集与分析的效率，通过对数据处理分析，采购人员可以实时获得学校内部短缺的资源，进而制定相应的采购计划，有效节约人力成本，提高了采购人员的工作效率。

3.实现个性化采购，提高满意度

在学校内部采购中，运用大数据分析处理技术可以对学校资源进行合理分类，对需求进行分析，智能化判断学校内部的资源短缺或者资源利用率不够的现象，出具详细的数据报告。通过报告可以详细得知哪些资源是利用效率最高的，哪些资源是没有利用的，哪些资源为重点采购资源，进而对资源的采购进行个性化制定，在采购清单中加以标注，以便形成采购人员的详细采购清单。通过数据分析与处理，可以提高资源采购的精准度与效率，降低人为疏漏，实现对资源的需求数据更加便捷、准确地获取，最终实现高效采购与管理。

4.提高监督与管理水平，高效利用资源

由于大数据技术可对学校内部资源的使用情况和库存量进行实时监督，因此后勤部门可以对学校资源的采购、使用、报废等信息进行准确记录。通过记录可以避免内部人员错账、假账等情况的出现，提高学校内部资源使用效率和管理水平;通过记录可对资源进行科学采购，提高学校内部采购的透明度，最终促进学校内部采购制度的完善。

三、大数据环境下采购应对策略

大数据环境下的学校内部采购流程：请购部门根据业务需求编制请购单，经分管校长签字确认后交由后勤部门负责人审批，若金额超过后勤部门负责人审批权限的流转到主管后勤副校长或校长审批确认，审批后流转到采购人员，采购人员根据请购单和库存情况制定采购计划，采购时由采购人员和请购部门联合选取供应商，经后勤部门负责人批准后生成清单或合同，合同交合同审核部门审核，审核无误后由采购人员和请购部门进行采购，货物到位后经资产管理人员、请购部门联合验收、仓库保管员清点后存储，最后请购部门领取货物。整个采购流程加强了内部审批和大数据分析，大大提高了资源使用效率，降低人力资源成本，为使用部门提供个性化、高效的采购清单，提高学校资源的使用绩效。因此，完善学校内部采购制度提高采购效率和个性化必须对信息系统、采购人员业务水平、内控制度建设等方面进行完善与提高。

1.提高采购人员的信息处理水平，促进采购科学化管理

首先，对学校内部采购人员准入门槛进行设定，对信息技术提出明确的要求;其次，需要对采购人员进行定期、不定期的信息技术培训，与时俱进地提高他们的信息技术水平;最后，需要对采购人员制定绩效考评，对他们的工作进行考评与监督，提高他们的工作责任感与积极性，进而更好地完成采购工作，促进学校内部采购的科学化管理与发展。

2.建立完备的信息系统，实现学校内部采购智能化

在大数据背景下，所有资源的采购、使用以及报废情况都能得到准确的记录，进而有效提高学校内部的采购效率。因此，首要任务是建立完备的信息管理系统，实现智能化采购。可以从以下几个方面进行优化完善：首先，根据学校教育教学需求情况建立精确的数据信息系统，将资源分类依次录入，并且对资源使用和库存量进行实时监控，定期出具数据报告;其次，对信息系统进行正常维护，保证信息系统能够正常操作运行;最后，对大数据收集以及分析进行及时汇总并制定出精确的个性化采购计划，提高采购效率和用户满意度。

3.建立完善的内控制度，监督学校内部采购流程

目前学校内部采购多多少少都有出现资金浪费、使用不明等情况。因此，需要建立完善的内控制度保证采购计划的顺利完成。主要从以下几个方面进行完善：首先，建立完善的内控制度，通过一个有效的内控制度，可以使组织内成员有法可依、有章可循，保障采购工作有条不紊的进行;其次，需要优化监督流程，对采购各环节进行有效的监督，明确资金的流向和流程的合法高效，实现流程优化、科学监督的目的;最后，建立对应的内控监督管理部门，该部门是对采购人员制定的采购计划、采购流程进行监督;为了保证监督部门的独立性与工作透明度，必须与采购部门相互独立，从而促进学校内部采购工作的透明化发展。

4.促进部门之间的交流合作，建立学校内部采购体系

为了更好发挥大数据的优势，需要学校内部各个部门之间的合作，通过有效的部门间交流合作，可以实现数据充分流通，促使学校建立全新的采购系统。主要从以下几个方面进行优化完善：首先，在学校内部加大对大数据的宣传工作，使员工对大数据有充分的了解，从而提高他们主动学习的兴趣，更加有利于大数据的应用;其次，需要建立全新的采购体系，该体系不仅包括学校采购资源的相关信息，而且要针对资源的使用、耗费以及报废情况进行实时统计，对需求时间、需求量等数据做出及时反馈，采购人员能在第一时间把这些关键信息输入到内部系统中，通过部门之间的协同效应衍生出更高价值的信息，充分实现大数据的功能，最终提高学校内部采购的效率。

参考文献

1.鄭庆华.高校教育大数据的分析挖掘与利用.中国教育信息化，2016（13）.

2.嵇会祥.高校大数据教务管理面临的障碍及其对策.中国职工教育，2014（24）.

3.周湘林.大数据时代的教育管理变革.中国教育学刊，2014（10）.

4.李泊溪.大数据与生产力.经济研究参考，2014（10）.

5.祝智庭，沈德梅.基于大数据的教育技术研究新范式.电化教育研究，2013（10）.

6.王珊，王会举，覃雄派，周烜.架构大数据：挑战、现状与展望.计算机学报，2011（10）.

（责任编辑：兰卡）