基于医院资源规划系统的口腔种植体全程监管系统的设计

2019-05-28刘鸿超范宝林高燕华许慧祥

中国医学装备 2019年5期

刘鸿超范宝林高燕华许慧祥

2018年4月，国家卫生健康委员会发布《全国医院信息化建设标准与规范(试行)》，在医院运营管理的物资管理项中，高值耗材管理要：“针对植入、介入等高值耗材，支持接收院外高值耗材供应商信息，实现高值耗材标识码、有效期、资质等信息全流程管理及追溯”。高值耗材的信息化建设，有利于提升管理效率，加强成本控制，保障医疗质量安全。

高值耗材具有技术含量高、规格品种繁复、在人体内永久留存、使用风险大和产品价值高等特点[1]。口腔种植体作为高值耗材重要组成部分，是口腔专科医院高值耗材管理的重点之一。目前，多数医院的高值耗材已实现了信息化管理[2-4]。北京大学口腔医院有自己的信息系统，但对种植体的管理各科室使用的管理系统不统一，系统功能不健全，无法有效地实现全过程监管。因此，设计新的管理系统，整合、优化和拓展目前管理系统的功能显得尤为重要。本研究结合医院实践，基于医院资源规划(hospital resource planning，HRP)，研究口腔种植体全程监管管理系统的设计与构建。

1 口腔种植体全程监管系统业务流程构建

种植体全程监管系统建立在HRP管理系统的基础上，使用HRP系统的计划管理、采购系统、供应商协同和资质管理等部分。种植体全程监管采用“集采-分收-集结”的管理模式，其业务流程如图1所示。

图1 口腔种植体全程监管业务流程图

1.1 采购申请及订单发送

(1)医院科室或各门诊部根据需求提交采购申请。

(2)采购部门接收来自医院科室和各门诊部的申请，汇总申请生成采购订单，推送至供应商云平台。

1.2 供应商配货及验收入库

(1)供应商配货。供应商根据订单准备相应耗材，扫描耗材原厂条码录入系统，再分别配货至医院和各门诊部。

(2)验收入库。医院与各门诊部库房验收无误后，扫描配货单上的条码一键完成入库操作。

(3)入二级库。耗材在库房验收完成后直接转至科室二级库，使用科室对实物进行二次验收确认。

1.3 扫码出库

患者手术过程中，同步扫描使用的种植体耗材原厂条码，完成出库操作，实现全过程追溯管理。

1.4 汇总使用及采购结算

(1)汇总使用。采购部门定期汇总医院及各门诊部的种植体使用情况。

(2)采购结算。采购部门统一对医院及各门诊部的采购业务进行结算。

2 口腔种植体全程监管系统设计要素

2.1 拓展系统管理范围

将医院与各门诊部的种植体管理统一到一个系统，实现信息共享，加强成本控制，提升种植体全过程动态监管效率。

2.2 编写物料字典

物料字典中包含品名、规格、货号、价格、产品效期及注册证效期等字段。物料字典是系统稳定运行的基础，可降低供应商与医院、管理科室与临床科室及临床科室之间的信息沟通成本，能保证系统采购模块各流程之间、供应商平台与采购模块之间的正确对接。

2.3 设计产品条码扫描机制

HRP管理系统解析产品原厂条码，供应商扫描原厂条码与系统物料字典中的数据匹配，生成配货单据条码。种植体入一级库时，扫描单据条码，配货单上所有产品信息从供应商平台同步更新至医院一级库；一级库转移至二级库管理时，一键转库无需扫码；二级库出库时，关联患者信息，同时扫描产品原厂条码。该模式可提高验收效率，使患者的种植体使用记录和产品相关信息可双向追溯，为产品召回等提供数据支撑。条码技术已普遍使用于各大医院，技术成熟，可靠性高[5-6]。

2.4 优化结算流程

目前大部分种植体采用寄售制管理，先使用再结算。小部分种植体为非寄售制管理。系统设计兼顾两种不同结算方式，监控物资流动情况以准确核算成本，在流程中设置期初暂估环节，引入期初暂估单，实现分情况结算货款，其流程如图2所示。

寄售制管理的种植体，通过逐级引用期初暂估单，形成“存货采购入库单”与“应付单”，当期只支付“应付单”的部分。非寄售制管理的种植体，通过逐级引用期初暂估单，形成“存货采购入库单”与“应付单”，当期既支付“存货采购入库单”的部分，也支付“应付单”的部分。

2.5 开通资质管理平台

图2 口腔种植体期初暂估业务流程图

供应商向资质管理平台上传公司资质和产品资质等文件，填写相关信息，医院负责对资质文件和信息进行审核。资质有效期与存货档案数据同步，采购订单配货时，要求公司填写产品生产日期，系统自动检验产品效期，并检验产品对应的注册证效期，若产品注册证失效，则填写的产品生产日期需在原产品注册证有效日期之内，可激励公司自行更新资质。供货商参与的资质管理平台建设，可提升供货商资质管理和产品效期管理效率，降低失误率，为合同管理提供准确数据支撑[7-8]。