如何做好企业档案管理与利用工作

邢丽敏

档案工作是企业管理工作重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。一方面为企业管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。如何做好企业档案管理与利用工作，需要做到以下几点：

1 提高认识，树立档案管理新观念

档案是企业工作的查考凭据，是单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，真实地记录着企业生产经营状况，是企业发展运营过程的真实记录和见证。通过档案能够了解一个企业的成长历程、核心价值和文化氛围等。档案室是企业历史资料和企业技术资料等的库存地，记载着企业发展史上的优秀成果。随着市场经济的发展，档案部门应解放思想，转变观念，不能“坐等上门”，而要“大开门户”，培养敢想、敢说、敢干的档案工作人员；不骄躁、不盲从，用科学的态度研究管理工作出现的新情况、新问题、新事物；加强与各业务部门的横向联系，积极主动地做好档案管理工作。在实践中我们认识到，要得到领导的重视和业务部门的配合，档案部门一方面要创造性地做好自己的工作，另一方面，要多向领导汇报工作，多与业务部门联系，积极主动地做好档案宣传工作，使他们了解档案文件材料的形成、积累、归档，为什么要列入工作计划、怎样列入工作计划，通过采取什么措施，使档案材料形成、积累、归档同日常工作一起检查和考核。从而使档案管理要求与企业各业务部门的工作达到协调一致。

2 完善基础设施，做好基础业务，满足企业各方面对档案工作的需要

随着企业经营机制转换，企业档案内容不断更新，数量日益增多，企业档案部门要做好业务基础工作，一是扩大档案材料的收集范围。进一步完善归档制度，积极做好各门类、各种载体档案材料收集工作，防止企业工程技术材料及文件的流失，丰富室藏档案数量。二是搞好档案材料的价值鉴定工作。企业要成立档案鉴定领导小组，对超期保管的各类档案进行鉴定销毁工作，保证企业档案真实、完整、精练，有实用价值，进而优化室藏档案资源。三是搞好档案整理工作。对新形成的档案材料要按照档案分类方案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序组合，便于提供利用。四是完善档案检索工具体系。档案室要有丰富的信息存贮量和准确、高效的检索手段，需要不断完善档案检索工具和服务模式，以提升服务能力，满足企业各方面对档案工作的需要。

3 提高档案管理人员综合素质，逐步实现企业档案资源信息化

目前，一些企业往往将获得最大经济效益作为企业追求的主要目标，往往会更多地注重人力和设备的竞争，而对企业的档案工作重视不够，认为档案工作是一项专业性要求不强的工作，普通文职人员就能干。事实上，档案管理工作是一项专业要求很强的工作，多数企业档案兼职人员远远超过专职人员，特别是在小企业中，档案人员大部分是兼职，有的甚至身兼数职，结果是“兼而不管”现象非常严重。同时企业档案工作人员调动更换也很频繁。在这种情况下，企业档案工作人员就不能够把档案管理专业知识更好地融入企业档案管理中；新的档案工作人员不清楚如何进行收集、整理、登记、移交，只是被动地接收，以至于不清楚哪些资料已经归档，哪些尚未归档，即使收集到的资料也是杂乱无序，分类整理时无从下手，工作不能有序开展，给企业档案管理工作带来了时间和质量上的问题，这也是影响企业档案管理和利用工作的重要因素。因此，要有针对性地举办一些短期业务培训班，及时提高新进档案人员的业务水平。同时还要适度提高档案工作人员的待遇和工作环境，以减少档案人员流动性强更换频繁等现象。

在现代科学技术不断进步与计算机网络技术飞速发展的推动作用下，各种计算机应用技术与网络通信技术开始在现代化企业建设与管理工作中得以应用与推广，对于企业档案的管理与利用工作而言更是如此。这也就意味着传统模式下企业档案的管理与利用工作已无法与这种先进的技术手段相适应，作出一定的改革与调整也正是企业档案资源信息化得以实现的必然选择。企业要推进档案工作的信息化、现代化建设，建立一个档案从收集、整理、管理到利用的信息化网络管理系统，实行档案纸质和电子“双套制”接收存档。实现企业内部档案信息化资源能够最大限度地共享与开发，使企业档案管理工作提升到一个新的水平。

4 增强企业档案部门的管理职能，推动“三纳入”“四参加”工作的落实

“三纳入”“四参加”可以充分发挥档案部门的管理职能，保证档案材料的归档率、完整率。“三纳入”是指纳入企业领导的工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业有关人员的经济责任或岗位责任制，通过“三纳入”增强了企业全员档案意识；“四参加”是指企业档案部门或档案人员及时参加产品鉴定、科研课题审定、基建项目验收、设备开箱验收或引进项目验收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。通过“四参加”可以让档案工作人员及时了解企业各方面的工作动态，能够在企业各个部门全面进行档案业务指导，确保了企业档案文件和工程技术材料及时完整归档。通过“三纳入”“四参加”可以促使企业下达计划任务与提出文件材料的归档同步；检查计划进度与检查文件材料积累情况同步；验收、鉴定生产技术成果与验收、鉴定文件材料归档情况同步；生产总结与生产材料完整归档同步。从而实现企业档案管理的“四同步”。

企业要为落实“三纳入”“四参加”提供良好的条件和环境，通过各种措施，使“三纳入”“四参加”真正落到实处。一切事物都是相辅相成的，档案部门在要求各业务部门积极支持配合的同时，也要主动配合各业务部门的工作。

5 开发利用企业档案信息资源，搞好优质服务

企业档案信息资源是企业在经营生产全过程的系统概况，不仅是对企业各项活动与业务往来情况的说明，更是对企业在经济背景下发展综合实力的概括。档案工作的目的在于企业生产经营过程的利用。企业档案部门要搞好“窗口”服务，实行延伸服务，对于归档难度比较大的企业建设类项目档案，从工程的开始到结束，档案部门可采取跟踪服务，以保证档案材料的齐全、完整。企业生产建设项目建成后形成的基建档案，对以后的生产、维修、技术改造、改扩建等工作起着非常重要的参考和指导作用。

例如，某企业因丁四设备库严重老化，为保证基地正常安全运行，基地地坪、围墙需重新改造升级。因为丁四基地建立年份已久，原工作人员大部分已退休，找不到原围墙、地坪的技术参数，不能计算出原围墙地基、地坪的承载力是否滿足要求。若围墙拆除重新施工，需投入资金29.1万元。后来到档案室查阅丁四设备基地地质资料和原围墙施工图纸，经验算在原围墙上加高就可以了，仅需要少量资金。

通过档案查阅仅围墙一项就为企业节约一笔不必要的资金投入，提高了领导对档案工作的认可度、也赢得领导对档案工作的关注和支持。档案人员要根据需要做好提供利用工作，发现问题及时纠正，不断提高服务质量，使档案、资料、技术信息的一体化服务在企业日常运行中能得到充分利用。这样既可以使企业的各种信息互相补充，互相渗透，构成企业信息的完整体系，又可以充分发挥企业综合信息的整体功能，适应瞬息万变的市场需要。

（作者单位：平煤建工集团建井三处 来稿日期：2019-01-26）