新农村建设形势下养老院档案管理规范化的实现与分析

姜东旭

养老院的档案主要是记载老年人目前的实际状况，如身体情况、健康程度、康复状态，以及养老院基础设施建设、服务质量等，因此要加强养老院的档案管理，使其规范化，以提高养老院管理质量。本文从养老院档案管理意义进行分析，并列举出实现规范化管理措施，希望能够对养老服务机构的管理有所借鉴。

在我国老龄化问题严重，一些孤寡老人没有人照顾，而养老院作为照顾老人生活起居的组织而受到人们逐渐认可。目前，各地养老院的标准不一，管理质量也不相同，养老院的档案管理质量也因标准不同而有所差距，做好养老院档案管理工作，使其更具规范化，是规范养老院管理质量的前提，通过强化养老院档案管理的规范化，而提高养老院整体管理水平。

1养老院档案管理的现实意义

1.1规范养老院档案管理可以提升管理成效

档案是养老院日常工作的真正实照，养老院档案主要记录了老年人在养老院的生活情况、同时也记录了养老院开展的一些具体服务内容，养老院的档案能够反映我国养老事业的现状，通过对档案管理的分析，可以对养老院存在的问题及时解决。因此，加强养老院的档案管理也是规范养老院各项服务水平和服务质量的基础，通过提升服务水平和服务质量，来进一步提高管理成效。

1.2规范养老院的档案管理有助于体现养老院的服务水准

从养老院服务角度来说，作好档案管理工作，可以较好地体现出养老院的服务水平和质量，同时还能体现出养老院的服务特色。

1.3规范养老院的档案管理可以帮助家人了解老年人的生活状况

老年人生活在养老院，从亲属家人关心的角度来分析，家人可以通过老年人的个人档案记载情况，了解老年人的起居、生活状况。档案资料能够准确、完整地记录养老院老年人的饮食、生活过程，以及健康状况，方便家属了解老年人的生活状况。

2实现养老院档案规范化管理的措施分析

2.1完善养老院档案管理制度

依据我国《档案法》与《人事档案工作条例》要求，养老院档案管理工作人员要善于分析当前养老院的实际情况以及存在的一些现实问题，结合养老院未来发展趋势和方向，逐步完善养老院的档案管理制度，明确归档范围、保管时限以及细化档案的生成过程，使制度建设有利于养老院的规范化发展，有利于保护老年人的合法权益，最大限度地保障养老院各项档案资料管理的安全性和保存的完整性，通过规范管理进一步提升养老院档案管理的整体水平。

2.2养老院档案管理要突出个性化

档案管理并不是千篇一律，尤其是养老院这个近几年才新兴的产业，它的档案管理更要突出个性化特点。只有不断丰富完善档案管理的内容，将养老院的特点突显出来。根据养老院的实际情况，以及养老院的服务内容、工作流程以及发展方向等，从多个角度全方位的去探索档案管理方式，建立符合养老院发展的、能够完全代表老年人生活、健康、娱乐以及病理等方面的档案，通过这些资料可以完全掌握老年人在养老院的实际生活状况，以及心理、心态情况，突出养老院档案管理的个性化，为养老院的发展提供有参考价值的资料，供领导决策借鉴。

2.3建立健全养老院的档案管理工作机制

养老院必须建立一套适合养老院发展的、规范的档案管理工作机制，来保障各个部门档案管理工作能够有机协调地合作，来进一步使档案管理工作的规范有序。养老院要规范档案管理工作的配合机制，即养老院的各部门要指定人员兼管档案的收集整理工作，并按照养老院档案管理的统一规定，及时按时将本部门档案材料整理并统一交到档案管理部门，并办好交接手续。养老院要建立考核评价机制。要定期对养老院档案管理部门工作人员的工作情况进行考核评定，将考核结果与本部门的利益相挂钩，激发全部门人员的力量。并使考核公正客观，成为成员升职、评优的参考条件之一。要强化档案管理工作的监督机制，经常检查档案归档的质量，最大限度地杜绝档案管理的遗失、遗漏现象。

2.4做好养老院档案管理队伍人员素质的培养

养老院档案管理要想实现规范化，就必须培养一支高素质、能力强的管理队伍。因此，养老院档案管理部门要加强院内工作人员档案管理知识和管理技能的培训，提升团队的政治素质和业务能力，让每一个部门都有专业的人才来进行管理档案。养老院应对档案管理内容进行分类，明确各自的职责，并列入到年度档案管理工作计划和年度考核范围中，确保档案管理工作有序开展。强化岗位业务培训。针对性组织人员外出参加业务培训，或外请专业老师到院进行教学培训，进一步掌握档案管理的相关技能，可以有效提升工作人员的档案管理意识，不断激发工作人员的工作热情，促进养老院档案管理水平的提升，养老院管理人员也要自觉加强自身的业务能力和工作水平的提高，为养老院档案管理储备专业人才。

2.5做好养老院档案管理要配备配齐档案管理设施

养老院工作虽杂但也需要工作有序，对于养老院的基础性工作更应如此。要想使养老院档案管理工作规范有序，还需要配齐档案管理设施，使收集的档案信息能够存放有序，目录索引齐全，方便资料的查找。条件较好的养老院还可以购置配齐电脑等信息化设施，通过信息化管理使档案管理工作提档升级。

综上所述，养老院的档案是老年人在养老院生活的原始凭证，能够充分反映老年人的实際生活状况、身体健康状况和心情状况等，同时也是养老院开展各项工作、活动的历史性依据，做好养老院的档案管理工作，关系着养老院的未来发展，也关系着老年人的切身利益，要重视养老院档案管理工作，要不断创新管理，不断加快档案管理规范化发展步伐，使其能够适应养老院未来发展的需要。

（作者单位：152400庆安县民政局中心敬老院）