国企人事档案信息化管理初探

邸玉英

摘 要：随着国企不断发展，档案管理受到的重视程度也越来越高，人事档案管理是国企管理工作的重要内容之一，在信息化时代背景下，国企人事档案管理也要逐渐实现信息化发展，对人事档案管理过程中存在的问题进行解决。本文对国企人事档案管理存在的问题以及信息化管理措施进行分析与探讨，旨在提高国企人事档案管理水平，对国企人力资源进行有效配置。

关键词：国企发展 档案管理 人事档案 信息化管理

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-02

引言

人事档案属于国企档案体系中的重要组成部分，当前国企的人事档案管理也在朝着更加科学以及合理的方向发展。在国企人事档案管理过程中，管理制度是否健全、人事档案管理方法是否先进，都会对人事档案管理水平造成极大影响。随着计算机信息技术的不断发展和应用，人事档案管理模式也不断创新，信息化管理成为人事档案管理的发展方向，而且信息化技术也为人事档案信息化管理提供了必要的条件。

一、国企人事档案管理面临的问题

1.人事档案管理理念比较陈旧

人事档案管理工作在国企发展过程中具有十分重要的地位，任何一个企业在发展过程中都会出现各种各样的档案资源，比如人事档案、技术档案、经济档案，人事档案是与人力资源管理有关的档案信息，新时期企业必须要重视人事档案管理工作，对人事档案资源进行充分利用，促进本单位发展。由于国企受到计划经济时代的影响较大，在企业发展过程中领导人员对人事档案管理的重视程度不高，极大地影响了人事档案管理水平。比如国企在开展人事档案管理的时候，依旧习惯采用人工管理方式，各种人事档案资源还主要以纸质化形式出现，而且没有及时对各种人事档案资源进行归档，导致人事档案信息杂乱。

2.人事档案管理制度不健全

目前国企对人事档案信息化建设的认识还不够充分，即使开始信息化建设，也还处于起步阶段，对人事档案管理创新造成了极大影响，例如人事档案的收集、整理工作缺乏系统性的规范制度，导致各种人事档案信息资源的整理不全面，有遗失，而且人事档案资源混乱，不利于人事档案信息资源的利用。

3.信息化管理问题

信息化管理是未来人事档案管理的发展方向，目前也有很多企业开始应用信息化技术，对人事档案资源进行整理、归纳，为企业服务。但信息化管理过程中依旧存在一些问题。比如人事档案信息的安全性受到影响，在人事档案的信息化管理中，确保档案资源安全性是最基本的前提，但就当前现状来看，人事档案的安全性问题还一直存在，这为人事档案信息化发展带来了一定的阻碍。造成这一问题的原因主要是由于档案管理人员自身素质不高，不具备安全管理意识，同时还存在客观性因素，比如电脑系统病毒、木马、黑客等，对计算机系统造成大规模破坏，导致人事档案信息没有得到及时备份，造成无法挽回的损失。另外，在人事档案信息化管理过程中，不能有效保障人事档案信息的真实性。虽然信息化技术给人事档案管理带来了很多便捷，但同时也对人事档案的真实性造成影响，因为信息化技术的应用，在对人事档案资源进行修改、编辑、复制的时候都利用计算机设备，不容易留下痕迹，作假也不容易被发现，所以导致企业的人事档案信息的真实性难以保证。

4.人事档案管理人员水平不高

人事档案信息化管理与发展，需要一支高素质队伍，对人事档案管理人员的技术水平以及职业道德素养要求较高，档案管理人员一方面要具备档案管理知识，另一方面要具备计算机技能水平，同时还应该要具有良好的职业道德素养，在档案管理过程中能够保持足够的耐心、细心，尽量减少档案管理错误。从当前实际情况来看，国企的人事档案管理队伍整体水平不高，有的档案管理人员思想陈旧，专业素质水平较低，对计算机技术的认识不够，操作水平参差不齐，整体上缺乏专业、复合型档案管理人才。

二、国企人事档案信息化管理的作用

国企人事档案信息化管理指的是通过网络技术对传统的纸质化人事档案进行管理，实现纸质化向电子化和信息化方向转变，同时还要注意在转变过程中对人事档案进行重新整理、归类、保存。加强国企人事档案管理信息化建设具有十分重要的意义，而且信息化管理的优势也比较突出，与传统的人事档案管理方法和模式相比起來，信息化管理的作用有以下几点：

1.人事档案管理更灵活

信息化时代的发展，使人们的生活与工作发生了天翻地覆的变化，信息化技术让人们的工作变得越来越便捷，人们的沟通与交流也是不受时间和空间限制的。由于计算机信息技术的应用，人事档案内容逐渐实现数字化发展，管理方式也实现信息化，所以在任何时间、任何地点，都能够快速查阅到所需的内容。

2.提高人事档案利用率

人事档案管理信息化建设是未来人事档案管理发展趋势，随着计算机技术的不断应用，人事档案管理模式发生了改变，不再是简单的纸质化档案信息，可以通过计算机技术实现人事档案资源的收集、整理，而且还能利用互联网对人事档案管理资源进行共享，实现人事档案资源的全过程管理，简单方便，易于操作，可以有效提高人事档案管理工作效率。

3.有助于人事档案资源的保护

纸质化资源的保存难度较大，尤其是随着时间推移，一些纸质化主要被腐蚀，如果对档案资源进行更替，难度也很大，所以开展人事档案资源信息化管理，可以实现对人事档案资源的保护。通过计算机终端直接完成人事档案信息的收集、整理、浏览、查找、下载等操作，使传统的纸质人事档案被翻阅和复印的次数降低，并且还能存储大量的人事档案信息，从而对人事档案资源进行了有效保护。

三、国企人事档案信息化管理的基本原则

为了提高国企人事档案信息化管理水平，必须要为信息化管理工作制定基本原则：

1.规范性原则

规范性指的是人事档案管理工作必须要满足一定的规范和要求，档案管理部门可以根据企业的发展制定人事档案工作标准和规范。尤其是信息化时代，人事档案也以信息化和数字化形式呈现出来，在档案的收集、整理、保存等过程中，都必须要制定相应的规范和法规，使电子文件的归档，促进人事档案管理更标准、规范、有序。

2.安全性原则

随着数字化技术和信息化技术的不断应用，网络安全问题也越来越突出，在人事档案信息化管理过程中，必须要以安全为基本原則，对互联网的潜在威胁进行有效控制，加强网络安全技术的研究与开发，并且采取有效的安全管理措施，充分保障人事档案管理的安全性与稳定性。

3.效益性原则

人事档案管理是国企档案管理中的重要内容，而且档案信息化建设是一个系统而且复杂的工程，需要投入相当大的人力、物力、财力，而且需要遵守效益原则，不断提高国企人事档案信息化工作效益。

四、国企人事档案管理规范化对策分析

1.加强对人事档案信息化管理的认识

在国企人事档案管理过程中，应该要不断树立新意识、新理念，对人事档案信息化建设工作加以重视，提高信息服务理念。国企领导人员必须要树立信息化管理意识，对人事档案信息化管理加以重视，引导国企的所有工作人员都形成信息化意识，为人事档案信息化管理提供良好的认知基础。可以在企业内部加强对信息化技术的宣传，利用微信、微博、企业网站等媒介平台，对档案管理的重要性以及档案信息化管理的发展趋势进行宣传，让企业档案管理人员可以逐渐转变思想观念，努力学习更多新技术、新方法，改变传统的人事档案管理模式。

2.加强软硬件设施建设，为档案信息化管理提供支持

人事档案信息化建设需要依赖于各种信息化设备、计算机设备，但是就当前国企的硬件设施条件来看，国企的硬件条件还不够好，缺乏计算机设备、通信设备等，所以不利于人事档案信息化建设工作。所以，要加强对人事档案管理信息化发展的支持，例如要拨出更多资金用于人事档案管理信息化建设，采购计算机设备、通信设备，为人事档案管理提供良好的硬件条件。另一方面，要加强国企档案数据库建设，提升档案信息共享水平。信息化技术时代，数据库可以存储大量信息资源，人事档案数据库建设，也是构建人事档案管理信息平台的过程，可以构建技术先进、功能全面、高效快捷的人事档案信息服务网络，对人事档案资源进行深度开发利用，并且将这些信息存储到数据库中，给予不同部门的人员不同的权限，让不同部门的人可以根据自己的需要查询企业的人事档案信息，实现人事档案信息资源的良性循环与共享，让人事资源档案的价值达到最大化。

3.建立规范化人事档案管理制度

对国企人事档案管理工作而言，必须要建立规范化管理制度，确保人事档案管理工作顺利推进。具体来讲，可以从以下几个方面着手：

第一，完善人事档案工作中的各项制度。根据上级下发的人事档案管理目标，结合国企的实际发展情况，完善人事档案管理制度、人事档案保密制度、人事档案整理制度、人事档案岗位职责等一系列挂历制度，并且建立人事档案的归档和不归档范围，办理人事档案移交手续，逐一进行检查，做到人事档案及时归档，人事档案内容齐全、完整、规范，提高人事档案利用率。

第二，要建立人事档案开发利用管理制度，人事档案的收集、整理，就是为了利用，以前的很多人事档案的利用率都不高，甚至有的人事档案被保存之后就封存起来，没有得到真正的利用，浪费严重。企业的人力资源部门是最需要应用人事档案资源的部门，档案管理部门要加强和其他部门之间的沟通交流，尤其是人力资源部门，可以从档案部门调用企业的人事档案，对企业的人力资源进行合理配置，让企业员工发挥出更大的价值和作用。

第三，严格落实责任监督管理机制。责任监督管理机制是确保国企人事档案信息化管理工作持续发展的重要保障，随着国企不断发展，人事档案资源也越来越多，为了避免人事档案资源丢失、被篡改等，必须要建立人事档案工作责任机制，对人事档案管理过程中的各个环节进行严格控制，比如人事档案的转入、转出、接收、登记、查阅等，都应该要落实责任监督机制，落实到具体的责任人身上，有效地防止人事档案泄密和涂改。对于人事档案中出现的各种问题，要及时追究责任，比如人事档案资源被人为损坏，要及时追责，找到责任人，按照相应的处理机制对责任人进行处理，通过严格的责任机制，对人事档案管理和使用人员的行为进行约束、规范，防止人事档案受损。

4.加强国企档案管理人员的培训教育

4.1提高人事档案服务意识

国企人事档案记录了国企发展过程中的各种人力资源信息，新时期，企业应该要重视人事档案管理的重要性，可以不断提高人事档案服务意识，让档案管理人员可以认识到人事档案管理的重要性，并且在日常管理过程中变得更加主动、积极，对企业的人事档案进行准确地收集、整理和充分利用，提高人事档案资源服务效率。

4.2加强档案工作人员素质及工作技能的培训

人事档案管理人员的信息化水平不高，是影响人事档案管理信息化发展的重要因素。在信息化技术不断应用的背景下，必须要积极加强人事档案管理队伍的培训教育，一方面，从技能上着手加强教育，开展计算机信息技术培训、人事档案管理技术培训，让档案管理人员学会使用现代化信息技术开展人事档案管理。尤其是在信息化时代，人事档案信息化管理技术必须要应用到实践过程中，确保档案管理人员可以科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、软件系统，提高人事档案管理效率，确保信息化系统安全、稳定运行。另一方面，要从职业道德素养方面着手开展培训，选择作风正派、责任心强的人从事人事档案管理工作，并且要增强其责任心，使其了解人事档案管理的重要性，知道要如何收集人事档案、整理人事档案、管理人事档案，确保人事档案资源的安全、完整。

5.加强人事档案安全管理

信息化时代背景下，人事档案安全管理至关重要，信息化技术是一把双刃剑，为了减少信息安全问题，国企人事档案管理必须要注意以下几个方面：

第一，積极加强人事档案管理系统的安全防护，加强防病毒软件、防黑客攻击技术的应用，选择规范、科学、安全的计算机操作系统，购买正版可靠的杀毒软件，并且定期对人事档案管理信息系统进行杀毒，确保系统安全。

第二，对人事档案管理人员进行教育，提高他们对人事档案管理工作的重视，减少不规范的操作以及上网行为，减少人事档案资源安全问题。在进行人事档案管理时应该要具备一定的保密意识。

第三，制定人事档案管理安全规则。在国企人事档案管理过程中，应该要制定规范、合理的安全规则，比如在收集人事档案信息时要收集哪些信息，设置管理权限，防止人员随意进入档案管理系统对人事档案资源进行调用，确保人事档案管理工作可以持续推进，为人事档案管理的信息化建设提供一定的标准。

结语

综上所述，随着国企经济水平不断提高，国企的档案管理工作越来越受重视，人事档案是国企档案管理中的重要内容之一，在信息化时代背景下，应该要积极加强对人事档案管理信息化发展的重视，同时要积极探索信息化管理的路径，从人事档案管理技术创新、方法创新等方面着手，不断规范人事档案管理工作，加强信息化技术的应用，提高人事档案资源管理水平，促进国企实现可持续发展。

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