从内部审计档案的利用看审计档案管理存在的问题及对策

朱小青

摘 要：审计档案是指审计部门在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分。完整的档案资料可以为党政机关及各部门的活动提供极大地方便。本文从一个案例入手，深入分析当前内部审计档案管理存在的问题并对今后的改进意见提出了自己的看法。

关键词：内审档案 归档制度 管理办法 强化培训 档案立卷

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-01

前不久，醫院纪委监察处收到一份检举信，反映某职能处室人员在基建改造装修活动中存在某些违规行为。接到信件后，医院成立了专案组对此事进行调查。几年前内部审计部门曾经对该项目进行决算审计，因此专案组决定调取当时的审计档案资料，希望从中查找出一些案件线索。出乎所有人的预料，审计档案资料除了审计报告之外没有其他内容，仅有的一点希望就此破灭。由此也暴露出了医院内部审计档案资料存在的问题：

第一，领导对内审档案资料的管理重视程度不够，特别是我们医院的内审部门，所配备的人员素质、专业知识水平不一，审计范围仅限一些小型的基建项目和零星维修改造项目，参与大型医疗设备、医疗耗材等的采购招标等活动，以及领导批示的专项审计项目。内审机构一年到头忙于应付日常繁琐的审计项目，部门领导往往也是只关注审计结果质量，一个审计项目只要把审计报告或审计意见书送达出去就算结束，档案资料则采取“谁主审谁立卷”的方法，由主审人员自行整理案卷。而主审人员往往没有时间对审计档案的分类、归纳、整理进行仔细研究，再加上领导对审计档案的检查督导要求也不严格，有的甚至存在归档不及时、资料不齐全的问题。

第二，归档制度不完善、管理工作不规范。由于单位的性质属于医疗机构，主要业务在于医疗、教学、科研干部保健，医院领导对整个医疗活动中临床工作以及科研工作中投入了很大的精力，表达出了极大的关心，然而对内部审计工作则重视不够。在人员配备上随意性很大，审计业务开展的范围小比较单一，对审计工作形成的档案资料没有统一的管理标准，也没有相应的规章制度约束管理人员的行为，导致审计档案资料不能及时进行收集归纳。同时，内审部门所配备的人员缺乏系统的专业培训，没有专业的档案管理知识，对审计档案资料的理解不一、有偏差，审计工作底稿的排列顺序不规范，在此状况之下，对审计档案信息的收集就缺乏系统性，对于关键的审计资料而言，无法获得有效地利用和保护，导致档案资料严重缺失。

第三，部分审计资料缺乏完整性。根据国家审计署、国家档案局规定的《审计文件材料立卷归档工作程序》《审计机关审计档案管理规定》要求，审计文字资料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列，但是在审计项目实施归档过程中，审计人员对有关规定和规章制度不熟悉，搞不清楚文件材料的收集整理范围和整理方法，工作中常常将一些必须归档的文件材料丢弃。例如我们医院每年进行的大小工程维修项目的审计达4、5百份，在人员少、任务重的情况之下，审计结束时，内审部门根据金额的大小出具审核报告或工程结算审核单，在实施建档时，只有一份报告或审核单，而对于审计过程中利用的图纸资料以及计算依据等文件材料丢弃，同时还存在一人多岗的情况，相关人员流动性大，有些工作人员工作变动时，将自己主管的项目资料随身携带，致使审计档案整理时存在文件不完整现象。

第四，数字水平落后，利用效果欠佳。在计算机技术飞速发展的今天，信息技术已经运用到各个方面，但是审计档案资料的数字化技术运用还不到位，不能很好的利用计算机进行系统地整理、收集，实现纸质审计数字化，完成硬件、软件以及人力资源的有机结合。这些现状导致了档案资料的利用价值进一步降低。

针对目前存在的这些问题，应该从下列几个方面入手：

第一，加强对审计档案管理重要性的认识。宏观层面上立足于整个国家全局，意识到审计档案的管理是整个国家总体档案的一个重要有机组成部分。从微观的经济活动考虑，加强审计档案的管理工作，是促进和巩固本单位审计监督活动的重要一环。把档案管理规范化建设纳入重要的议事日程，深入学习《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国档案法》《审计机关审计档案管理规定》《中华人民共和国档案实施办法》，让从事相关工作的人员真正做到知法懂法学法用法，而且还需要密切联系工作的实际情况，具体问题具体分析，不断完善和巩固审计机关单位的档案管理制度和工作评价标准，制定本部门相关的审计档案管理办法，确保审计的档案管理工作严格按照统一标准化要求进行。同时把加强审计档案管理列入审计项目质量的重要环节来抓，把档案管理质量与审计立项任务同布置、同检查、同验收、同总结，把对审计档案的检查评比与审计人员的审计质量考核评比结合起来。逐步细化内部档案管理力度，树立文书处理工作的管理与档案工作的管理相协同的思想。

第二，加强对档案资料完整性的复核和检查。内审机构领导要安排专人承担起审计档案管理员的职责，按照“谁主审谁立案”的原则完成内审档案的立卷工作时，由档案管理员对结论类、证明类、立项类、备查类4个单元内容的完整性、准确性、排列顺序的规范性进行检查确认，对不符合要求的退回原整理人员重新进行修正，高标准严要求提高案卷质量，保证在上交上级档案部门时所有案卷统一规范。

第三，加强审计档案现代化的管理。要派人进行计算机技术的系统学习和培训，充分利用先进的计算机技术，将光盘、复印机、影像等多媒体先进技术和设备运用到审计档案的收集整理和加工上去，使档案管理工作更加规范化、标准化、系统化。

第四，加强对档案管理人员强化培训，提高审计人员档案工作水平。加大培训力度，帮助审计人员掌握更有效的档案归集方法。并不定期邀请档案工作人员进行业务指导，开展审计档案管理经验交流和理论研讨活动，开展质量抽检互查活动，促进审计人员加深对档案工作相关规定的理解和掌握。同时应该建立健全严格的审计档案利用制度，限定审计档案的借阅范围、借阅要求、借阅权限，保证内部审计档案资料的合理使用，同时保护有关人员的隐私权利。

参考文献

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