城建档案异地备份的探索和实践

王文江

摘 要：本文论述了城建城建档案档案异地备份的原因和必要性，结合实例探讨了如何有效开展城建档案异地备份工作，对当前城建档案事业如何紧跟时代发展，具有一定参考价值。

关键词：城建档案 异地备份 探索 实践

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-01

城建档案会在各种灾害中遭到破坏，人员管理疏忽失误、网络攻击犯罪、设备缺陷、技术漏洞等都会给城建档案造成无法弥补的损失。为了应对这些潜在的隐患，城建档案异地备份是最行之有效的手段。

城建档案异地备份是指把原始城建档案信息通过数字化手段复录到光盘、硬盘或其它有效载体上，并将这些存有备份档案数据的有效载体保存在与原始档案所在地不同地点的档案管理模式，是防止突发性自然灾害或人为灾害对城建档案造成严重破坏的必要手段。

2004年，住房和城乡建设部发布的《关于印发<全国城建档案信息化建设规划与实施纲要>的通知》（建办档[2004]39号）指出，“筹划建设全国城建档案信息（目录）中心和地区中心、城市建设重要数据灾害备份中心，开展省际、馆际间异地数据备份”。

虽然专家学者和相关文件都提到了“城建档案异地备份”的必要性和相关要求，但异地备份工作并没有引起城建档案管理部门的重视。

2008年，汶川地震发生后，“城建档案异地备份”被正式提上日程。住房和城乡建设部于6月24日发布了《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》（建办档[2008]39号），指出，“各级建设（规划）行政主管部门要高度重视并积极督促城建档案馆（室）开展档案信息化建设，根据工作需要适时、有序推进馆藏档案数字化，并加强与其他省市建设（规划）行政主管部门之间的联系与协作，通过东西结合、南北合作以及省市之间的协作，积极开展本地重要城建档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作”。

同年10月在上海举行的全国直辖市、副省级城市城建档案工作会议也达成如下共识：必须建立完善的、切实可靠的城建档案防灾、容灾、异地保存体系，做到面对重大灾害和突发事件，不仅城建档案的受损能减小到最低程度，而且能充分发挥城建档案在抢险救灾和灾后重建工作中的保障作用。

目前，多个省市和区市已经结成对子并开展了城建档案异地备份工作。根据住建部要求，城建档案异地备份分省际备份和省内备份。

城建档案的异地备份应明确以下几点：

一、备份范围

城建档案异地备份应根据档案的重要程度分批次进行备份，即首先异地备份重要的城建档案，如党政机关、新闻媒体办公楼工程档案，大型商场工程档案，城市地下管线工程档案，轨道交通工程档案，军事工程档案，人防工程档案等其它重点工程档案。

二、备份选址

城建档案异地备份主要是为了保障档案的安全，所以在选址上要充分考虑备份地点的地理位置对档案保管的影响，即，原始档案所在地与备份地点应不属于同一流域、同一地震带。因住建部已将全国各省市进行了结对分配，且各省市住建厅也已根据实际划定好相互备份城市，故各区市城建档案馆在开展异地备份工作时并不需要考虑此问题。

三、备份形式

城建档案的备份形式主要有两种：纸质副本和数字化副本。城建档案涉及大量图纸和工程数据，如采用纸质副本的方式进行异地备份，则会因档案体积较大导致异地备份成本较高，异地传输和检索也较为不便。而如果将城建档案转换成数字化形式，然后再进行异地备份则能有效地兼顾体积、传输和检索的多重需求。目前，城建档案异地备份以备份数字化副本为主。

四、备份方法

第一，馆际相互备份，即互为备份城市的两个城建档案馆之间达成协议，互相备份对方的城建档案。这种方式投入较少，且管理模式成熟、管理人员专业、保管设施与设备齐全，是较为经济、安全的备份方式，也是住建部提倡的备份方式。

第二，建立灾备基地，即在备份地点自建档案保管场所，配备相应的档案保管设施和档案管理人员，与本地档案馆协调办公。这种方式投入较大，但保管的档案数量大、形式多样，且安全性高。但从工作实际出发，这种备份方式目前并不容易实现。

五、备份传输

城建档案异地备份传输分为在线传输和离线传输。在线传输是指互为备份城市的两个城建档案馆同时工作，通过信息系统实现档案数字化数据从一馆实时传输到另一馆的传输方式。离线传输是指将档案数字化数据通过计算机或光盘刻录机备份到硬盘或光盘上，然后由工作人员运送到异地保存的传输方式。目前已开展的城建档案异地备份以离线传输为主，这种方式虽然需要城建档案馆耗费一定的人力、物力和财力，但却能增进两馆之间的交流，促进城建档案事业的健康发展。

大连市城建档案的异地备份工作是根据住房城乡建设部的工作部署开展的。2017年湖南省住房建设厅和辽宁省住房城乡建设厅下发了《关于加强城建档案异地备份的工作通知》（湘建【2017】122号）。文件规定大连与湖南省株洲市的城市建设档案馆为异地备份对口单位。

根据省厅要求，我们向市财政申请了专项预算经费，并与株洲市城建档案馆对各自软硬件环境进行了考察，双方领导对档案数据异地备份形式、档案数据移交保管方法等问题进行了洽谈，就馆藏档案信息化建设、档案利用、轨道交通工程档案接收等问题进行了充分交流。我们制定了异地备份工作的详细内容，签订了《城建档案数据异地备份协议》，并报省住建厅备案。

我们将首批异地备份档案选定为竣工档案，因为这部分档案不管是整理质量还是扫描质量都较好，因年代较早，今后添补材料的情况也较少。划定异地备份范围后，我们对这部分档案以数字化副本的形式进行了数据备份，存储载体为硬盘和光盘，各备份一套，并分别制作了清单。

2018年初城建档案异地备份项目报市财政局进行项目投资审核，6月完成项目招投标工作;8月设备到位，完成安装调试、试运行、培训工作，并顺利完成了首次异地备份。此项工作已经形成制度，今后我们每年都将完成一次城建档案的异地备份。

其实，不止是城建档案，所有的档案都应该进行异地备份。2009年，时任国家档案局局长的杨冬权就曾指出，各级国家档案馆要通过建立异地备份庫等形式，对本馆重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件实行异质备份，从而确保国家档案安全。