高校新建园区项目信息化管理系统建设的应用与体会——以清华大学昌平科研基地为例

文/刘俊 卓东

前言

传统的建设项目管理更多依靠已有的制度、经验和个人能力来进行，在信息的沟通交流、数据的精准分析与追溯、预测、决策等方面要求不高。对高校新建园区来说，往往存在缺乏过往经验借鉴、项目管理人员临时抽调，项目需要快速推进等特点。基于这种情况，在项目建设中，适时引入信息化管理手段，从一开始就以信息化系统为基础，构建符合项目管理需求的管理机制及应用就显得尤为重要。本文以清华大学昌平科研基地一期项目建设为例，探讨在项目管理过程中系统引入信息化管理的经验与体会。通过对项目管理系统的二次开发，使系统更具有针对性、实用性、适应性及稳定性。实践证明，通过使用项目管理系统，明显提高了项目的管理水平和工作效率，实现了管理系统与建设进度同步推进，相互促进。

一、项目背景介绍

（一）项目概况

清华大学昌平科研基地位于北京市昌平区南口镇，是清华大学本校区之外最大的一个科研实验基地，总占地面积约2000亩，长远规划建筑近100万平方米。基地一期工程A地块“尖端（国防）科学技术平台”项目（以下称本项目）总投资约6.5亿元，建筑面积5万平方米，其中：地上3.5万平方米，地下1.5万平方米，项目效果图详见图1。

图1 清华大学昌平科研基地项目效果图

（二）项目管理组织架构

本项目由清华大学昌平校区建设办公室（以下简称建设办）领导，下设清华大学昌平校区建设办公室前方项目部（以下简称项目部）负责项目现场具体实施工作，项目部负责人（项目经理）作为现场负责人，是各专业工种间的总协调人。此外，建设办通过公开招标聘请了某公司作为本项目的管理顾问单位，顾问单位派驻本项目的顾问团队在建设办的统一领导下，与建设办现有管理机构联合办公，组织实施本项目的设计、采购、合同、进度、投资、现场、外部协调等管理工作。项目管理组织架构图详见图2。

（三）项目管理重点、难点分析及对策

本项目管理工作的重点、难点贯穿于项目建设的始末，经过调研、分析，结合类似项目的管理经验，进而研究出了切实可行的解决措施，将这些管理措施、方法、手段通过项目管理信息系统“固化”下来，融入日常项目管理工作中，形成标准化的管理流程，提升管理水平，克服管理难点，实现项目建设的各项控制目标。

1.多个单体、类型工程、分段施工，管理难度大

对策：合理划分标段，制定合同规划管理方式；制定总控计划，明确重要节点；做好招标和清标工作；严格审核场地规划及施组设计；制定针对性的管理规划和细则。

图2 项目管理组织架构图

2.科研基地建筑功能性强、技术和质量标准较高

对策：在设计、维护等方面应用BIM技术；明确招标文件中技术标准及要求；施工中对质量目标进行分解落实，严控检查验收。

3.工期对尖端科研开展影响大，不容拖延

对策：建立三级进度计划控制体系，落实好进度计划的预警、跟踪、对比、分析、调整；明确政府主管验收部门的新要求、标准、流程，提高一次性验收通过率。

4.政府投资项目必须确保合法合规且投资不超概算

对策：本项目从设计入手控制投资，落实限额设计指标；组织编制项目投资总控计划，组织建立以项目投资总控计划为核心的动态投资管理体系，主动预防管控因素的变化，审核索赔事实与费用的准确性，将设计变更、洽商、索赔增加的费用控制在5%的范围内。除此以外，发挥投资监理的作用，对结算审核情况严格把关。

5.参建单位多，组织协调难度大

对策：在现阶段的项目管理过程中，运用计算机技术，通过信息化手段，建立统一的协同平台，加强对参建单位的组织协调管理。

二、项目需求

（一）需求调研

基于对本项目的管理重点、难点的理解，为了提高项目管理信息化水平，规范项目管理流程，沉淀项目管理的知识经验，更好地辅助项目管理工作，建设办希望通过项目管理信息系统的功能辅助项目管理者，实现工期进度的协同总控、工程费用的有效管控、质量安全环境的动态检查、文档图纸的规范管理、协同办公的高效沟通。

在项目开工建设前期，顾问团队针对本项目的特点，结合建设办的实际需求，建议建设办采购项目管理信息系统用于本项目的管理。

基于B/S架构的“平台+模块”化的项目管理信息系统，是国内第一套项目全流程化管理系统， 以工程业务流程为核心，深度融合精细化管理理念，涵盖建设项目从规划设计、建造实施到竣工验收整个项目生命周期，在管理范畴上，包含范围管理、合同费用管理、进度计划管理、质量管理、办公管理和报表绩效管理等，满足本项目建设管理的使用需求。

（二）流程梳理

图3 昌平项目管理流程一览表

经建设办各部门与咨询单位的详细沟通后，本项目管理过程中涉及的项目管理流程有51个，其中办公及设计管理流程17个，现场管理流程14个，商务管理流程18个，进度管理流程2个。（详见图3）

上述流程均基于本项目的实际业务，经过顾问分析后，结合系统的业务功能，形成泳道图形式的信息化实施方案。泳道图中明确了流程各个步骤的角色，对应的智讯卡、状态，以及该角色的主要工作。

举例：如下图的“合同审批”流程，由合约部发起合同审核流程，经建设办主任审核后，返回合约部，合约部根据意见执行“批准”的操作，并转发至其他人员。在系统中，通过合同智讯卡的“草拟”“未决”“已批准”三个状态，实现本流程；在“未决”状态时，使用会签功能实现建设办主任的审核。合同审批流程如图4。

图4 合同审核流程

图5 提交单智讯卡视图页

三、系统应用成果

2017年7月底，清华大学昌平科研基地一期项目管理信息系统进入实施阶段，经过两个多月的努力，顾问团队完成了项目管理系统安装、部署、现场调研、系统配置等工作，并于当年10月中旬上线试运行。该管理系统的应用涉及了建设办、项目部、承包商、设计院、施工监理等项目各参建方，项目前期阶段配置账号36个。

（一）系统优势

1.信息共享，方便查找

用户只要登录系统，通过各类智讯卡的视图页，即可快速查看所有的文件，并从中筛选相关信息。例如（图5）“提交单智讯卡视图页”。

2.过程可追溯

通过智讯卡的活动日志，可以洞悉智讯卡的所有信息，确保工程建设过程的可追溯性，例如何人何时创建，何时批准，是否查看了告示，转发给哪些人员等等，上述信息的获取来自（图6）“智讯卡活动日志页面”。另外，如智讯卡的任意状态发生了会签，可通过“内部会签”页面查看会签的情况，详见图7“智讯卡内部会签页面”。

图6 提交单智讯卡活动日志页面

图7 智讯卡内部会签页面

3.自动生成动态汇总报表

传统项目管理过程中使用的报表，格式虽具有标准化，但数据是静态的，不能实时动态反映项目当前的实际状况。通过人工填报、汇总得出的静态数据报表，基于人工能力范围及工作时间的局限性，不能及时完成对庞大的项目信息数据进行的汇总、分析、提炼这一重要环节，其静态数据报表缺乏实际参考、指导价值，不能为项目管理者提供充分、准确、有价值的数据支持，从而无法让管理者在第一时间做出项目的决策判断（调整工序、合理安排资源等），常常会影响项目进度，造成投资的浪费，最终导致项目各项管控目标无法按期实现。

系统中的报表模块面向中高级项目管理者，结合企业项目管理的关键绩效指标体系，提供灵活的指标监控、动态报表查询，整合数据分析等功能，并通过多维度的图形展示和多种预警方式等信息工具，帮助项目管理者及时、直观地了解项目各环节的运行状况，实时发现项目推进中的异常，并从多方面去看问题，快速做出明智决策。强大的报表模块，把项目管理提升到更高层次上的应用。

昌平项目通过系统自带的30多类在线报表，拥有能与用户沟通的“智能导航”，通过简单操作就能对报表数据进行重组、筛选、排列等，完成即时查询和分析，实现了报表之间的互动链接。如图8、图9所示。通过（图8）“合同财务信息汇总表”，可以随时掌握系统中不同类型的合同金额占比、每一个合同的变更、支付的情况；当合同变更转到批准后，报表会自动更新“待审批的变更金额”以及“变更后合同金额”。

4.系统统计应用情况，助力推进应用

系统数据量统计表可以随时掌握系统中不同类型的文档、资料的数量，这在系统应用初期，是一个很有用的绩效报表，管理人员可根据数据量的情况，初步掌握各个模块的应用情况，从而根据情况开展系统的应用培训、推进会议等。只有系统中各类数据的数量与实际业务相符，系统中的报表才具有及时性、准确性，从而给管理层提供可靠的信息。系统中还有很多其他的报表，在此不再一一阐述。

（二）应用效果

本项目借助项目管理信息系统，对项目全过程进行管理，包括文档管理、设计管理、往来通讯、会议管理、合同管理、进度管理等。通过该系统平台进行标准化集中管理，实时实地跟踪查看，了解项目现状，及时做出决策，提高项目管理效率。先进的项目管理系统，能够有效整合和利用各方资源，加速跨部门、多人员的高效协作，加速项目进程。

图8 合同财务信息汇总表

图9 系统数据量统计表

借助项目管理信息系统，本项目管理实现了以下成效：

1.基于建设办及项目部的流程，结合系统的功能进行了梳理，进一步细化了各角色的工作职责；

2.项目的相关信息，均通过系统记录，实现了信息快捷共享，方便查找和使用；

3.使用该系统的会签、工作流功能，开展并行审核工作，提高流转的效率，同时各审核人员的意见均被系统记录，过程可追溯；

4.基于系统中存储的大量基础数据，系统自动生成各类文件的台账、项目成本变化、合同执行情况、进展完成情况等动态报表，节省人员手工统计的时间，即时掌握项目动态；

5.通过该系统的应用，逐渐优化、提炼出最佳的项目管理流程，并可迅速复制到其它项目，易于固化项目管理成果，沉淀成为本项目管理的知识库。

（三）对系统未来的展望

项目管理信息系统的应用深度和宽度还有很大的拓展空间，通过系统进行的项目管理精细化程度，可以在使用中不断的优化、提升，这都需要使用者在使用系统过程中，不断加深对项目、对系统的进一步的思考和理解，并能灵活应用系统，为项目管理服务。例如“商务管理”模块中，制定预算代码，并与项目预算、合同审批、变更审核、支付进行关联，从而通过预算代码掌握项目的动态变化。又比如“会议管理”模块，系统推荐在每次会议中将待跟踪的会议事项，通过系统的“会议事项”功能逐一记录，并明确事项的计划开始、完成时间、负责人，且系统会在召开下次会议时持续跟踪上次会议达成的会后待办事项，直到事项完成后，系统才会予以关闭该事项的跟踪提醒。这一精细化应用比传统的仅仅传阅Word模式的会议纪要更加能确保会议的价值，高效有序地一一解决实际问题。这些精细化的管理方式，应该在项目中广泛的应用、推广。

此外，在本项目管理信息系统实施和应用的过程中，很多用户提出了系统的优化需求，如系统全网智能搜索、材料管理以及系统剩余少量页面的汉化需求、现场照片的查看便利性等，这些新需求将会经过一定的分析、研究、评定，通过升级及版本更新来实现。

本项目建设办还将负责其他项目的建设管理，希望通过本项目的应用，将项目管理知识、经验及管理办法“复制”应用到其他项目管理中，形成属于清华大学建设办自己的项目管理秘籍；同时，借助管理信息系统的精细化、规范化管理要求，推进项目管理的信息化进程，进一步提升建设项目的管理水平。