水文人事档案管理中存在的问题及对策

杨迪琴 袁源

摘 要：当前社会经济的快速发展和科学技术的更新换代，特别是计算机网络技术、信息化技术和大数据技术等高新技术的出现和发展，对人力资源人事档案管理产生极大的影响。基于此，本文从水文行业来说，首先说明了水文人事档案管理的重要性，然后对人事档案管理中实际存在的问题和相应的优化对策进行研究，有一定的借鉴价值。

关键词：水文行业;人事档案;档案管理;问题及对策

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）07-0206-02

1 水文人事档案管理的重要性分析

人力资源是水文行业中非常重要的资源之一，同时也是水文行业竞争中最为重要的资源，因此水文行业的人力资源管理工作也是非常重要的内部管理工作。人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，所谓的人事档案就是指以个人为载体，并通过相关数据表格、文字和历史资料等来记录个人从事社会活动的资料文件，人事档案管理就是对这些文件资料进行统一化管理，是水文行业人事部门的重要工作内容。人事档案可以说是企事业机关单位了解和考察个人的重要数据资料和依据，也是单位开展和进行水文行业人力资源管理工作的重要基础，对于水文行业来说，在考察和培养专业化人才、建设规范化管理队伍等方面，人事档案管理工作都起着至关重要的作用，所以水文行业必须提高对人事档案管理工作的重视度。

2 水文人事档案管理中存在的问题分析

水文行业的人力资源管理工作本身就具有复杂性，而人事档案管理作为人力资源管理的重要内容也更有难度，在实际进行水文行业内部人事档案管理工作中也存在很多的可控及不可控影响因素。由此也导致很多人事档案管理问题的出现，包括人事档案管理意识低下、人事档案管理人员综合业务处理能力差、所需硬件和相关配置低以及人事档案信息化程度低等，其严重制约了水文人事档案管理工作的高效进行，以下对其进行展开分析[1]：

2.1 水文行业人事档案管理意识不高

人事档案管理意识淡薄是当前大部分行业所普遍存在的问题，这主要体现在以下三个方面：

（1）对档案管理的思想认识模糊;水文行业并没有将人事档案管理工作放在基层的战略高度去予以重视，甚至还存在着“业务归业务，档案归档案”的错误思想，不清楚该怎样开展水文人事档案管理工作;（2）人事部门自身缺乏主观能动性，对于人事档案管理重形式而轻内容，在工作中重晋级轻效能，很多档案管理工作大多是为了对上级的检查和考评进行应付，并没有真正从对行业负责的高度去进行人事档案管理工作;（3）单位的实际重视度不足，没有认识到人事档案管理在当下的信息化时代中的价值有多大，只是单纯的认为人事档案只是为了工作和考察而收集的过时的资料，也投入了一定的财力、人力物力，但就是没有成绩等。

2.2 人事档案管理人员综合业务处理能力差

在实际进行人事档案管理工作中，水文行业本身对档案管理的重视度不足导致其在人员配置上也存在缺陷，很多行业都没有配置专职人员来进行人事档案管理工作，更多的是办公室人员兼职来进行档案管理，而且兼职管理人事档案的人员工作变动也比较频繁，其本身对人事档案的管档要求、档案的收集、归档等都不熟悉，综合业务处理能力自然就很难得到提高。此外水文行业内部的人事档案管理手段还比较陈旧落后，再加之档案管理人员本身的业务处理能力，导致水文行业人事档案管理的效率和质量难以提高。

2.3 人事档案管理设备和硬件配置低

由于对档案管理工作的重视度不足，导致水文行业对人事档案管理机构的投入也不足，自然其管理设备和硬件配置就很难得到更新，当前很多企事业单位的人事机构中档案室都存在着设备简陋、环境差的现象，甚至一些单位根本没有人事档案专用的档案室，只是将人事档案放置在办公室的其他地方，在实际需要时也难以快速找到相关材料。

2.4 水文行业人事档案信息化程度低

信息化当前已经融入了各行各业，也在各个领域中发挥着不可或缺的作用。但是信息化在水文人事档案管理工作中并没有充分发挥其作用，甚至根本没有配置相应的计算机设备、应用系统及专业的信息化管理人员等，人事档案信息化水平难以得到提高。

2.5 人事档案管理与实际需求相脱节

水文人事档案管理与实际需要相脱节主要体现在三个方面：（1）重保管轻利用，这是大部分企事业机关单位所共同存在的问题，在档案的保管上做的很好，但是对人事档案的使用却存在很多问题，对档案资料的实际作用也没有准确的认知，造成人事档案资源的浪费;（2）人事档案个别流失严重，档案管理上存在缺陷和问题，导致在实际进行档案管理中保管不当造成了档案信息的丢失和破损等;（3）档案门类设定不够丰富，部分单位只重视科技档案、文书等的收集，在实物、声像及其他重要资料的收集上却忽视了，这就会在很大程度上影响水文行业事档案的完整性和系统性，不利于水文行业人事档案管理工作的进行。

3 水文人事档案管理问题的解决对策分析

针对水文人事档案管理中存在的问题，水文行业人力资源管理部门必须要引起高度的重视，要不断将人事档案管理工作规范化和条理化，要不断提高人事档案管理人员的专业化水平，并加大对档案管理工作的投入及重视度，加强人事档案基础设施建设等，以此来不断提高水文行业人事档案管理工作的效率和质量，进而推动水文行业的良好发展[2]。

3.1 要深化对人事档案管理工作的认识

對于水文行业人事档案管理中的认识度和重视度不足的问题，必须要深化对人事档案管理工作的认识才能予以解决。水文行业必须要深化认识，并强化责任感，主要可以从以下三个方面做起[3]：

（1）水文行业领导和个人都要认识到人事档案管理工作的重要性，要将档案管理工作作为基础性和经常性的工作不断予以规范化和条理化，对于人事档案管理问题也要将其列入办公会议议事日程，并做到定期检查、定期分析和定期研究;（2）人事档案主管部门要积极向领导汇报人事档案管理情况，可申请其加大对档案管理的投入以创设更好的工作环境;（3）水文行业也要经常组织人事档案管理部门进行档案法规的学习，提高档案管理人员自身的法律认知度和责任意识，以增强做好人事档案管理工作的积极性和主动性。

3.2 要不断提高人事档案管理人员的专业化水平

针对人事档案管理人员业务处理能力低下的问题，水文行业必须提高档案管理人员的专业化水平，并努力构建专业化档案管理团队。水文行业要加强人事档案管理队伍建设，要选择责任心强、专业化水平高且有着较强政治素养的人员从事档案管理工作，并注重对人事档案管理人员的后续培养和教育，可以每年对人事档案管理人员进行统一的组织培训，对档案管理的相关业务知识、业务处理技巧等进行系统的培训教育，以提高水文人事档案管理的效率和质量。

3.3 要不断加强人事档案管理的基础建设

水文行业要加大对人事档案管理的投入，要及时更新人事档案管理部门的硬件设备，主要可以从以下两个方面做起[4]：

（1）要建立健全人事档案安全检查制度，对人事档案的安全进行定期的检查汇报，要配备高质量且符合标准的密集档案柜，并申请配置成套的消防器材，与此同时档案管理人员也要熟练掌握消防器材的使用方法，还要配置除湿机等，防止档案受潮等，也要做到责任到人;（2）根据实际需要，要在档案管理工作中配置必要的相机、扫描仪、打印机及计算机等设备，这样也能对人事档案实行计算机化管理，减轻手工工作的同时还能提高人事档案管理工作的效率，同时也能更好地开展档案的信息化管理。

3.4 要加强水文行业人事档案信息化建设工作

人事档案本身就是一个实用价值非常高的信息资源，水文行业要想将人事档案的价值在工作中得以充分体现就必须要加强人事档案的信息化管理，主要可以从以下三个方面做起：

（1）要建立健全针对各种人才的人事档案信息数据库，并将平时的档案储存管理工作落到实处，人事档案管理人员要具备创新意识，不仅要掌握档案管理中所需的各项技术，还要对计算机技能、网络信息化技术及人事教育管理等方面都要有所了解;（2）要加强水文人事档案管理中对计算机的使用，并收集建立单位的人事信息数据库，以方便后期随时查阅使用;（3）要建立健全人事档案收集归档联系制度，要对新的档案数据进行收集并扩充原数据档案内容，在遇到新情况，如增添技能证书等也要及时予以补录等。

4 结语

人事档案管理是现代人力资源管理的重要内容，也是極其复杂的内容。时代和技术的发展给水文人事档案管理提供了极大的积极条件，与此同时也出现一些可控及不可控的人事档案管理问题，严重制约着水文人事档案管理工作的推进，使得水文人事档案管理工作的优化愈加重要，也必须提高对人事档案管理工作的重视，加大对其的投入等来促进其发展。

参考文献

[1] 朱娟.浅谈企业人事档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（15）：91-92.

[2] 苑雪青.浅谈人事档案管理工作中的问题及对策[J].决策与信息（中旬刊），2015（4）：99.

[3] 张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技，2011（22）：46.

[4] 李立蓉.水文档案管理中存在的问题与改进建议[J].办公室业务，2016（14）：121.