高校档案信息化建设的实践与思考——以中南大学档案信息化建设为例

乔硕功， 向 禹

(1.中南大学 档案技术研究所，湖南 长沙 410083； 2.中南大学 信息安全与大数据研究院，湖南 长沙 410083)

信息化是以现代信息技术和网络技术为基础，对所研究对象各要素和流程实现计算机智能化处理的过程，提升人们生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为效率，推动人类社会进步。信息化不是一件孤立分散的事件，而是一个规模庞大，自上而下，有组织的信息网络组织模式。这种组织模式将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。

信息化发展的三个阶段，即从数字化到网络化再到智慧化。档案信息化以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的过程，所以档案信息化最终也将走向智慧化。

2007年以前，中南大学的档案信息化建设相当薄弱，相对于一些发达地区兄弟高校来说，起步较晚。档案信息化也远落后于图书信息化，其原因是多方面的，但档案信息化的主要矛盾是要解决便捷利用与安全保密问题，使档案信息化变得非常复杂。国内大多数高校档案工作人员普通感觉学校重视和经费投入不够，档案机构没有明确建设思路和实施路线图。经过10余年的发展，中南大档案馆信息化建设累计投入近千万元,与发达地区高校比尚有差距，但进行自身纵向比较，是取得了质的飞跃。档案信息化建设效果显现，学校的重视、投入和保障力度逐年增强，步入了良性循环发展的轨道。

1 创新理念谋发展

俗话说，理念决定思路，思路决定出路。在无从入手境况之下，必须寻找突破口，在学校领导、职能部门和师生中获得认可、寻求经费支持，只能在档案信息化的思路和理念方面做文章。

1.1 主动作为，做亮小事，吸引关注

2007～2009年起步阶段，建好“三个平台”，夯实推进基础。起步阶段打牢基础很重要，构建业务平台、服务平台和宣传平台，为档案信息化的建设奠定良好基础。

一建好业务平台，规范办理流程。档案工作人员在全面比较档案管理软件的基础上，引进一套适合于学校业务流程的档案管理软件，再造和改进档案业务办理流程，基本实行档案收集、管理、利用的规范化；在学校的大力支持和档案馆的全力推进下，在全校推行档案部门立卷，改变了过去由档案馆代替部门整理案卷和著录的局面，使档案专业技术人员专注于档案业务的完善和提升，形成了运行流畅的档案工作机制；启动第一批数字化加工试点，以学校干部任免文件为突破点，以学校合并为节点，进行干部调整文件的数字化和相关数据分析，为组织、人事部门提供全面系统的数据分析和方便快捷的信息查询，获得相关职能部门的高度评价。

二是建好服务平台，改进服务质量。充分利用学校公用房调整的契机，把原分布在三个校的档案场馆集中到一个校区，档案场馆的综合保障功能得到提升；建立开放式的服务大厅和一站式服务平台，档案业务人员的服务意识和工作效率得到提高；档案人的服务形象得到改善；充分原利用有实体校史展馆有关资料，创新并拓展展示渠道，将相关资料电子化，建成网上展播系统，吸引全校师生的充分关注，学校主要领导曾就此来档案馆进行专题调研，高度肯定了档案人员创新思维、主动作为、服务师生方面取得的良好业绩，并就下一步给予专项经费支持，为档案信息化的推进奠定了良好基础。

三是建好宣传平台，营造良好氛围。档案馆在充分利用原有的人力物力基础上，自主建设多功能的档案信息网，围绕档案工作动态，服务改进举措，档案知识宣传等主题，充实自建网站内容，把档案信息网建成师生全面了解档案工作的窗口，网站点击量逐步攀升；主动利用学校新闻网、信息专刊等平台，及时报送档案工作亮点和改革举措，增强师生对档案工作的认同度；充分利用中国档案报、《档案时空》等专业媒介宣传档案工作中先进经验和档案编研成果，提升学校档案工作在行业的美誉度。通过以上举措，档案工作从“幕后”走上“前台”，档案工作宣传从“被动”走向“主动”，3年先后在校内外媒体发布新闻信息50余篇，为档案信息化建设营造了良好的舆论氛围。档案馆先后获得了学校“信息工作先进集体”、“精神文明窗口单位”、“信息化建设先进集体”、“安全保密先进集体”等称号。

1.2 协同推进，抓实重点，提高效率

2009～2013年重点推进阶段，注重三个协同，重点有序推进。档案工作从2008年的“两个体系建设”到2010年的“三个体系建设”，即建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，档案管理理念在不断完善，建设思路在不断丰富。而“金档工程”为这一时期档案信息化建设的指明了方向。

一是注重部门协同，形成组织合力。档案工作体系的建设是档案工作的基础和前提。学校充分发挥档案工作委员会的顶层设计和综合协调功能，以完善数字档案馆核心平台——档案管理信息系统建设为重点，以提高档案利用率为目标，充分调动信息与网络中心、学校办公室、计划财务处等多部门的积极作用，将档案信息化建设纳入学校总体信息化建设，协同推进档案管理系统完善升级，档案信息化建设从档案部门的要求上升为学校相关职能的共同要求，形成了强有力的组织合力。

二是注重数据协同，提升工作效率。纳入学校信息大数据系统统一规划与建设，信息系统的硬件由信网中心统一建设并管理；将档案用户注册、认证纳入学校门户的综合认证，把教职员工的工号、学生的学号作为登录系统的唯一账户，提高了认证的安全性；实现校内各业务信息系统的数据共享，实现档案目录的自动著录标引，减轻基层档案员录入工作量，为档案馆采集数据和电子文件打下基础，提高了工作效率。

三是注重技术协同，提高服务质量。积极开展档案数字化技术难点热点研究，取得的研究成果并成功应用于档案具体工作。利用网络信息技术，构建在线档案查询服务平台，实现所有档案业务网上办理；利用研究并实施基于双层PDF文档技术的档案数字化加工，实现档案全文检索，提高档案查全率；开始建设集成化的数字档案馆平台，功能全面扩展，档案查询、服务效率得到大幅提高。

1.3 紧扣前沿，拓展理念，跨越发展

2013年以来，信息化建设跨越发展阶段。在“提升档案远程服务能力”、“提升档案资讯化应用层次”、“单套制和知识管理”以及档案信息资源共享等理念的指引下，贯彻落实国家两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件精神，中南大学紧扣前沿，拓展理念，实现跨越发展。

一是形成档案工作新理念。构建资源集约化和管理集团化架构的中南大学档案工作体系，实现大档案管理格局，“院院都有档案室、人人都是档案员、个个都为利用者”的大档案工作格局，以档案利用和服务大局为核心，打通信息数据壁垒，把档案数据“合”起来，使档案资料“活”起来，搭建档案大数据系统，逐步构建智慧化互联网+档案工作体系。

二是采用档案技术新标准。紧跟国家最新标准，先后启动集成化的数字档案馆平台实现学校多个业务系统的数据采集；建设数字档案馆公共服务平台，全面实现远程服务，脱离实体馆可运行的真正意义数字档案馆建成；研究智慧数字档案馆，以实现档案工作全流程的智慧化；建设电子文件安全保障系统为电子文件单套制的推行打下基础；建设RFID管理系统以实现对档案实体的精确管理；按国家最新标准实施基于元数据标准和电子文件封阅读的存量档案数据化，为档案大数据打下基础。

三是拓展人才选培新模式。为加强档案工作研究，做好新形势下档案工作，并顺应大数据时代给档案工作带来挑战和机遇，推动档案事业可持续发展。2015年依托档案馆成立了中南大学档案技术研究所，聚集校内外相关人才，研究档案工作理论和信息技术，探索档案编研、服务的新技术与新方法，推进档案管理标准化和规范化，促进档案专业人才培养和队伍建设，为学校发展做出更大的贡献。并依托信息安全与大数据研究院设立档案学硕士点，培养实践型高级档案专业技术人才。

2 脚踏实地重建设

2007年1月，在充分调研兄弟高校的基础上，形成《中南大学数字档案馆建设初步方案》，获得2007年第五次校务会议通过并立项。由于当时学校经费问题，学校承诺每年投入30万。9月，建设网上展厅系统，在此基础上陆续建成了原中南工业大学校史馆、原长沙铁道学院校史馆、原湘雅医学院院史馆、中国矿冶科技史馆等网上展厅，访问用户多达70多个国家和地区。

2008年建设数字档案馆平台的核心模块——综合性档案管理系统；2009年与德立信合作率先研究并实施双层PDF文档技术在档案全文检索中的应用取得成功，解决了档案因著录和标引不足问题引起的档案查全率问题，同时还实现了毫秒级的检索和关键词自动定位。

2012年在原档案管理系统的基础上，建设集成化的数字档案馆平台，一方面是功能全面扩展；二是对接学校其它业务系统，解决信息孤岛和数据共享问题。

2013年，建成数字档案馆在线服务平台，对传统的档案业务办理过程进行流程重构，将高校档案业务归纳为六大类，六类业务分为六个处理模块，同时实现远程网络支付、物流在线管理等，至此所有档案业务全部实现网上处理，服务大厅用计算机代替了纸和笔。用户足不出户便可以办理所有档案业务，脱离实体或以服务的真正意义上的数字档案馆已出完全成形。

2016年研究智慧数字档案馆，建设档案大数据系统，构建基于互联网的计算机、移动终端等组成的立体式智慧化互联网档案工作体系。智慧数字档案馆是档案大数据系统，是智慧档案馆的核心和大脑，是档案工作全流程的智慧化。智能化仅仅实现的是工作流程的自动化，而智慧化实现的是档案大脑、自我适应、自我学习、业务判断和决策思考的功能。仅实现了物联网的档案馆内部智能化管理并不是一个真正意义上的智慧档案馆，智慧档案馆还必将实现档案工作的各个领域、各个流程的智慧化。

2018年3月，按档案元数据及最新国家标准实施的我校档案数字化项目顺利通过专家组验收，中南大学成为湖南省首个贯彻实施档案元数据、电子签名及新标准的高校。中南大学于2017年更新技术要求，紧跟最新国家标准，遵循最新标准DA/T 31—2017《纸质档案数字化技术规范》，结合DA/T 46—2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》、DA/T 48—2009《基于XML的电子文件封装规范》等进行档案数字化建设，为进一步开发利用档案信息资源，发展档案大数据打下基础。在传统的档案数字化基础上，提高了双层PDF质量要求；元数据采集与电子文件封装、阅读等；电子签名与验证等。

3 潜心研究深体会

3.1 硬件体系虚拟化

数字档案馆硬件体系虚拟化，增强数字档案馆服务能力、节约档案馆资源。从最初的自建机房和局域网，到服务器集群托管，再到使用虚拟服务器集群，档案馆不再建设数字档案馆的硬件平台，而是改为采用学校信息中心构建的云服务平台，数据库服务器、PDF转换服务器、全文索引服务器、应用服务器、RFID及智慧库房服务器等等组成的虚拟服务器集群，为全校的档案工作体系提供云服务。目前仅保留监控、备份、温湿度监测等服务器在档案馆本地运行。

3.2 软件平台集成化

数字档案馆软件平台集成化，实现数据资源共享、减少数据重复建设。在“信息多跑路、群众少跑腿”的思想指引下，我们实现了学校多个业务系统与数字档案馆平台的数据融合，减少档案员归档过程中的数据重复工作问题；将以前的多个档案管理系统融合为统一的数字档案馆平台，按照模块化和子系统设计思路，在大平台中，按业务或功能来划分，将以前的多种归档流程也全部进行了统一；在线服务平台的服务能力提升更为显著。档案用户、基层档案员、档案馆管理人员都尽量少跑路、少操作，尽量让数据跑起来。

3.3 档案资源数据化

档案资源数据化，为档案资讯化应用和档案大数据打下基础。先理清楚几个概念，什么是信息化？信息化是一种管理手段，以现代各种信息技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，实现计算机系统对研究对象的管理过程。信息化可以极大的提高各种行为的效率。什么是数字化？数字化是推进信息化最好办法，数字化是将非计算机可读的载体资源转化为计算机读的数字资源的过程，比如说将纸质档案扫描成图片，或者录音录像带转换成多媒休文件。什么是数据化？数据化是指问题转化为可分析的量化形式的过程，数字化的文件(图像、音乐、PDF等)无法被现有的搜索引擎搜索到，而数字化文件被数据化之后，是可以被基于文本的传统搜索引擎检索到的，纸质档案也只有成为了数据，信息才可能被重组、分析、聚合，从而实现资讯化应用。所以档案数据化是档案数字化的方向。

中南大学档案技术研究所研究团队在成《确定性需求驱动的档案数字化加工监理模式构建与适用性分析 》中，首次提出档案数字化加工的需求层次理论，解决了很多档案机构数字化目标的困惑。文章将现在的档案数字化需求分为四个层次。第一个层次的需求是满足长久保存，以数字化转换为主，本质上仅是一种载体转换和备份，比如纸质转换为磁质载体、视频音频磁带转换为多媒体文件等，所以这是档案数字化需要的最低层次。第二层次的需求是满足检索和利用，在实现载体转换的基础上，进行著录标引，对文档进行OCR识别整体成双层PDF文档以实现全文检索，实现电子文件授权阅读等。第三层次的需求是满足档案永久存储和档案便捷利用的档案数据化，在载体转换、双层PDF基础上，实现元数据采集和电子文件封装阅读，以数字签名等技术保存电子文件安全。第四层次的需求是满足档案信息关联性展现，对档案信息的深加工和重组、分析及聚合，不仅能提供基于语义的关联检索，还能根据一定需求，自动进行聚合提供信息产品或成果。

4 深入思考话未来

档案信息化是一项系统工程，更是一项长期、全面而又具体的工作，需要前期有明晰的规划与建设思路；信息化实施过程中，还需要有人员和技术保障；更需要经费支持和持续的投入。除此以外，在建设过程中，还需要不断思考。

一是原生电子文件归档问题。双轨制逐渐退出历史舞台，单套制渐行渐近。面对单套制，我们应该要主动思考、主动学习，根据国家有关标准，研究和运用元数据电子文件封装和数字签名等技术来保障电子文件的安全，便于单套制的实施。单套制的实施也必将带来工作流程上的变化，也需要未雨绸缪。

二是面对专业人才缺乏问题，中南大学近些年通过以研促学、以学促工的方式，从内部挖潜；通过走出去、请进来的模式广泛学习；通过与学院联合设立档案学硕士点，培养研究生，不仅弥补了馆内力量不足，也促进馆内人员的学习和研究。

三是二级学院档案管理不到位。二级学院档案可以说是整个学校档案资源基础，内涵丰富、资源庞大。长期以来，多数高校专注于管理学校机关档案，忽视了二级学院的档案管理。为此，中南大学正在构建学校大档案格局，统一档案工作体系、统一档案管理和服务平台、统一有关技术标准，真正形成学校的大档案平台，使档案数据活起来。

四是档案信息化发展目标问题。我们研究发现，最终将实现档案数字化向数据化、档案实体管理向数据管理、文档管理向档案形成过程管理的三大转变；实现个性化主动式服务、互联网+的档案大数据管理与服务的两类服务；实现档案信息资源高度集成化、基于资源共享的档案管理系统集团化的两化融合。实现和完善智慧数字档案馆，围绕档案资源体系、档案安全体系、档案服务体系，以真正实现档案远程服务为目标，建设档案大数据系统，构建一个基于互联网+的计算机与移动终端等组成的立体式智慧化互联网档案体系，如图1所示。

图1 智慧化互联网档案体系

业务协同档案工作是一项复杂度较高的工作，这是由于档案本身的复杂度决定的，也是为什么档案行业有近百项技术标准，在实际工作中仍然感觉技术标准欠缺的原因。随着时代发展，信息技术进步，档案的形式和内容也在不断扩展，档案工作也在不断的发展变化，一成不变固守传统的思维方式不能适应新形势下的档案工作，也不能促进档案行业的向前发展。这就要求档案人员在实践工作中不断思考，不断学习，在坚持和发扬档案学理论的基础上，结合新形势、新要求、新技术进行理论创新和应用的创新。