中学档案管理工作问题与工作效率提升方式探讨

程小琼

摘要：随着我国教学改革事业的不断深化，中学档案管理工作作为教学改革的重点部分受到越来越多的重视。本文针对我国中学档案管理工作中存在的问题进行简要分析，在此基础上提出改善举措，希望以此提升学校的档案管理工作效率，从而促进我国中学档案管理工作的发展。

关键词：学校档案;工作效率;教学改革

引言：

学校档案管理工作与学校的发展之间存在密不可分的关系，加强校方的档案管理能够促使学校工作效率以及水平的提升，最终服务于学校的持续发展。因此，加强对学校档案的合理管理是实现教育改革目标的必要环节。

一、中学档案管理工作中存在的问题分析

目前，我国中学档案管理工作中存在的问题主要体现为三个方面：第一，档案管理人员专业技能水平较低。随着时代的高速发展，我国中学在逐步扩大教学规模，中学生数量不断攀升的同时，专业的档案管理人员数量也要同步增加，以此处理越来越多的档案。然而，目前我国的中学档案管理人员普遍素质较低，且缺乏任职责任心，导致档案管理工作时常陷入困境而得不到有效解决。与此同时，校领导对于档案管理工作的不重视，是导致大量长期从事这项工作的相关档案管理人员流失、档案管理工作效率降低的原因之一。

第二，中学档案管理方式存在漏洞。在社会自动化、数字化快速发展的背景下，计算机技术与档案管理工作的结合已是必然的发展趋势。新科技的运用能够有效提升档案管理工作的速度，简化工作时遇到的相关问题。但在享受计算机技术给档案管理工作带来便利的同时，由于互联网的开放性，也给档案管理工作留下了潜在的安全隐患，木马、病毒等恶性程度的攻击会破坏与篡改档案信息资料的完整度，造成严重后果。第三，缺乏完善的中学档案管理制度。尽管我国许多中学已经建立了档案管理制度，但这些制度绝大多数都是“纸上谈兵”，并没有真正落实到实处。上述问题如果不能及时、有效的解决，那么学校的发展将受到严重影响。

二、提高中学档案管理工作效率的有效策略

（一）提高档案管理工作人员的专业素养

学校档案管理工作的开展是否起效，与身为负责档案管理一职的工作人员其专业能力的高低与对待工作的态度有着直接关系。为此，校方应积极引进高水平、高素质的专业人才，对其进行职业培训，提高管理人员的工作能力，从而达到提升中學档案管理工作质量的目的。例如，为了实现学校档案管理工作的规范性与科学化，青岛市育英中学建立了档案管理工作培训班，校方精心安排培训内容，邀请到经验丰富、专业能力过关的档案管理工作方面的专家进行授课，针对教育部新出台的相关标准和规范进行讲解。培训内容从创新工作思路与解决工作中遇到的实际情况出发，明确档案工作的要求与内容，解决过去档案管理人员在工作中遇到问题时不知所措的局面，确保档案的完整性，以及能够及时归档。经过专业、系统的培训，受训人员进一步掌握了解教育部对于中学档案管理工作建设的新标准、新要求，更为深入的理解档案管理工作的相关业务知识和工作流程[1]。学校也可以通过加强宣传力度来提高工作人员专业素养，提升工作人员的档案管理意识，定期组织档案管理团队沟通，让工作人员在沟通中分享有关于工作的心得体会，提升档案管理工作的效率。加强对档案管理人员专业能力和职业操守的建设，对推动中学档案管理工作的发展尤为重要。

（二）应用数字化技术进行档案管理

当今社会处在不断向前进步的发展阶段，信息时代的到来令档案数字化和数字档案馆的建立成为了可能。中学档案管理工作作为中学发展的重要理论依据，理应与时俱进，顺应时代的发展潮流，达到新形势下全面数据化管理的目标。目前我国的中学档案管理工作中，信息资料的整合与利用还存在一些不足之处。信息时代的档案资料管理好处颇多，不再需要传统意义上的纸质材料，而是转变成无纸化的采集与操作，档案管理人员将传统的实体资料通过数据整合的方式变成了虚拟的信息化资料形式存在，同时信息的分类上也摆脱了传统的实体方式，转为先进的数据库系统，快捷又科学。例如，近日上海市部分中学在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理工作中全面应用现代信息技术，对档案信息资料的收集、鉴定、整理、编排做出了数字化操作，引进先进的档案数字化专业机器，在符合相关法律法规的情况下，对档案扫描装订，继而录入数字档案馆，完美解决了存储空间有限这一实际问题[2]。将以网络技术为主的档案数字化模式引入到档案管理工作中，借助档案管理系统软件，完成档案管理数字化建没，在最短的时间内为学校提供相关的数据分析，是实现学校档案管理工作的重要措施。

（三）建立完善的中学档案管理制度

学校应结合自身实际情况，结合相关规定，制定科学、合理的规章制度。例如，学校可采用绩效考核的方式，对中学档案管理制度加以完善，推动全体工作人员对档案管理工作的重视，保证档案管理工作合法合理，借助于相应的激励制度做好绩效考核工作，调动档案管理工作人员的工作积极性，促使其自身充分投身到档案管理工作中，提高档案管理工作的效率。与此同时，学校要建立规范化的档案管理工作制度，在工作人员完成档案管理工作后，将其整理好的数据资料及时上交档案管理部门。校方还可以建立相应的监管制度，对于档案管理人员的违法行为进行惩处，保证档案管理工作顺利实施。无规矩不成方圆，一个科学化、系统化的管理制度，是将中学档案管理工作引上正规管理道路的关键。学校还应加大对档案管理方面的资金投入，确保档案管理工作不会因为资金问题而受到制约。确保档案管理工作有条不紊的进行，严格按照规章制度进行每一个环节，完善健全的档案管理制度是学校档案工作正常运行的基本条件。

结论：

总体来讲，对于中学档案管理工作而言，想要适应当今不断发展的信息化社会，就必须对其进行全方位革新，并得到广大教育者与教育部门的高度重视，如此一来档案管理才能为学校的发展提供前提条件，实现推动我国中学教育进程的目标。

参考文献：

[1]黄莉莉.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].才智，2018（19）：207.

[2]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2018（11）：122.