新时期关于加强中学实物档案管理工作的实践与思考

陆晓芳

摘要：中学实物档案管理工作是学校综合管理中的关键环节，有效进行档案管理能够为学校的升学、招生等工作提供更多便利，同时也能将学校获取的荣誉、教学成果进行展示，呈现学校深厚的文化内涵。本文主要分析新时期提高中学实物档案管理工作效率的具体方法，为学校及相关工作人员提供参考。

关键词：中学;实物档案管理;信息技术融合

引言：

中学实物档案是记录学生在校期间奖惩情况的重要凭证，也包括学校在一些社会活动中取得奖杯、锦旗等。随着教育体制改革的加深，学校生活的丰富提高了实物档案管理工作的难度。为保证学校实物档案管理工作的顺利进行，有必要对档案管理的新方法新途径进行探究。

一、提高对档案管理工作的重视程度

（一）建立完善的实物档案管理体系

就目前的情况来看，我国中学普遍对实物档案管理工作的重视程度不够，在进行日常工作时缺乏科学合理的管理依据，也没有设置实物档案管理的相应流程。因此为提高中学实物档案管理工作的效率，首先要增强学校领導对相关工作的重视程度，建立完善的实物档案管理工作体系，将档案录入的具体流程、存放要求以及相关管理人员的工作规则等落实到书面上。成立专门的档案管理小组，合理进行人员分工分责，并加强对实物档案管理工作情况的监管，保证工作顺利进行[1]。

（二）设立专门的管理场所，配备专业的管理人才

对于奖杯、锦旗等对学校历史成就具有重要意义的实物档案缺乏专门的放置空间，往往随意堆放在储物室、会议室等场所，成为彰显学校能力的“摆设”。很多实物档案因管理不善被损坏甚至丢失，让学生与学校曾经一同创造的美好回忆也被遗忘，不利于学校文化的形成。因此需要设立单独的实物档案管理室，将奖杯证书、名人字画、锦旗牌匾等分门别类进行摆放和保存。此外，实物档案室要配备专门的管理人员，并进行合理分工，将信息录入、证书制作及物品的日常维护等均纳入到档案管理工作当中。

（三）设置合理的实物档案信息管理模式

实物档案往往承载着学校的成绩和发展历史，因此有必要对其包含的具体信息进行编写存档。例如，学校学生团体参加竞赛获得的奖杯，除记录具体的比赛项目、比赛时间外，还应对当时情况进行简要描述，将竞赛过程中拍摄的照片、宣传单以及学生的个人情况等作为辅助资料一同存入到档案中。这就要求为每一实物档案配备齐全的纸质说明，可将实物档案进行编号，并使用标签进行标注，然后将对应的纸质档案袋进行单独储存保管。

（四）大型实物档案的管理

除奖杯、锦旗等，学校还经常涉及到一些大型实物档案的管理，如毕业生赠予的鼎、石雕以及政府颁发的牌匾。这些物品往往有其单独的摆放位置，在进行档案管理时，可拍摄实物照片并装裱成证书的形式进行保存，同样为其标注标签并配备纸质说明，保证中学实物档案管理的全面性。

二、将档案管理工作与现代化技术相结合

（一）建立网络实物档案管理系统

目前随着实物档案管理工作重视程度的加深，市面上不乏一些好的实物档案管理软件。学校可根据自身情况选择适合本校的软件，进行实物档案的无纸化管理。计算机技术的引入能够大大提高中学实物档案管理的工作效率，减轻管理人员的工作强度，也能减少人工书写带来的错误。例如我校采用的南大之星6.0档案管理软件，通过软件可将实物档案均以照片的形式进行录入，标明存放位置，其相关说明资料的形式也更具多样性。在校庆收到实物赠予时，通过南大之星档案管理系统能够将当时的赠与场景以视频的方式进行录入保存。此外，管理系统的使用也有利于学校管理者的后期检查工作，并为信息的查阅、调取提供方便。

（二）设置实物档案条码

二维码是新时期证明事物身份的另一张“身份证”，在进行管理系统录入后，为每件实物档案生成唯一的条形码并粘贴。在进行查阅了解时，只需扫描档案上的二维码即可得出其相关的信息介绍，大大减轻了依靠纸质档案翻阅或数字编号查询带来的难度。随着网络技术的发展，相信在不久后二维码将给学校的实物档案管理工作带来更多便利。例如学校内进行展示的大型实物档案，可在其周围设置专属二维码。通过学校内部的网络公众平台，能扫码了解其由来和相关信息，方便外来参观者及在校学生了解学校历史[2]。

（三）通过电子设备及技术进行分享

在进行档案传阅时，应尽量避免使用原版实物档案，以防磨损、破坏。可利用扫描、拍摄等手段，制作专门用于传阅的档案副本，保证原版档案的保存寿命。为发挥中学实物档案管理的现实意义，可将实物档案管理系统中录入的文字、照片、视频等资料进行排版、剪辑，制作成电子宣传册，通过公众号、学校官方网站等平台进行宣传，有利于学校良好风气的传播和社会形象的树立。如本市一些学校利用公众号对实物档案进行展示，并适当加以推广，在升学考试报名前，学校都会接到大量通过公众号咨询学校情况的家长信息，通过公众号宣传，在家长群体里逐渐树立了良好的学校口碑。该项工作要求档案管理人员具备一定的计算机技术水平，因此在日常的人员培训及招聘中，应注意相关技术的培养和考察。

为避免日常实物档案管理中出现遗漏、录入错误等问题，保证档案不被丢失，应定期对实物档案进行整理检查。查看实物档案的保存情况及录入信息是否正确，提高对管理工作的监管。

结论：

在进行中学实物档案管理工作时，除上述提到的可行措施外，还可借鉴其他行业实物档案管理的有效方法，不断完善管理体系及流程，建立符合学校自身情况的管理方案，以保证中学实物档案管理工作跟上时代进步的步伐，不断提高工作质量。

参考文献：

[1]王虎.中学档案管理工作的现状与对策[J].华夏教师，2018（21）：7.

[2]陈冬云.做好中学档案管理工作的几点看法[J].兰台世界，2018（S1）：174-175.