优化医院人事档案管理 促进人才资源利用

陈曦

【摘 要】 本文阐述了人事档案管理在医院发展中的重要作用，指出了医院人事档案管理中存在的问题，并提出以下对策：完善人事资源档案记录功能;建立档案监管机制;健全人事档案管理体系;实现人事档案管理信息化;加强档案管理人员的培训。

【关键词】 医院人事档案;管理问题;管理对策

人事档案作为配置人力资源的有效依据，医院对人事档案管理工作的开展越来越重视。笔者将分别从：人事档案管理工作开展的重要性、医院人事档案管理中存在的问题、优化医院人事档案管理提高人才资源利用率的有效对策，三个方面展开阐述。

一、人事档案管理在医院发展中的重要作用

在医院发展中开展人事档案管理工作可为医院提供更准确的人才信息，通过这一措施可实现对员工的合理配置，使工作人员在各自的岗位充分发挥作用，基于这种情况下应加强对各个员工基本信息的了解，这也是人事档案管理工作实施的重要性。只有加强对各个工作人员的了解方可提高人事档案管理效率。此外，人事档案管理工作的开展还可为医院决策提供科学依据，基于此医院应对人事档案制度进行完善，加强对在职人员考核、人才聘用及职务晋升的管理，通过人事档案管理还可根据员工自身的优势与劣势制定科学合理的人才培训方案，以此为依据来确定員工的薪酬。人事档案信息是医院决策的主要依据。

信息化时代下，医院人事档案管理面临更多发展契机的同时，也会产生诸多问题，为确保档案工作的顺利开展，应对档案管理机制进行完善，为档案管理提供安全保障。与此同时，医院还应对相关人员开展法律法规教育培训工作，掌握更多信息安全技术，避免物理系统受第三方的攻击和信息外泄情况的发生，树立档案管理人员良好的职业道德，严格按照相关标准使用电脑、存储资料。通过笔者分析发现，医院的人事档案管理对于医院的发展而言至关重要，就目前来看，医院人事档案管理现状不容乐观，这些问题若不及时解决便会影响医院的有效运行。

二、医院人事档案管理中存在的问题

经笔者研究发现，医院在人事档案管理工作中还存在诸多问题，如医院对人事档案管理的重视度较低、人事档案管理人员能力有限、人事档案管理方式存在滞后性、人事档案内容不够全面等，详情如下。

1、医院对人事档案管理的重视度较低

现阶段我国大部分医院未意识到人事档案管理工作开展的重要性，许多领导对人事档案工作的重视度相对较低，未及时对人事档案陈旧问题进行更新与修正，在这种情况下会导致人事档案内容相对滞后，难以将当事人工作经历与技术状况充分体现出来。

2、人事档案管理人员能力有限

人事档案管理人员作为档案管理的主要实施者，就目前来看医院人力资源相对有限，导致人事档案管理人员身兼多职现象的出现，在这种情况下无法集中精力开展人事管理工作，另外大部分档案管理人未经过科学的培训，缺乏一定管理经验与技能，无法从根本上提高档案管理水平。

3、人事档案管理方式存在滞后性

从人事档案管理方式来看，部分医院依然在沿袭传统人事档案管理方法，利用人工来开展档案管理，使档案管理效果难以提高，从而影响到医院的可持续发展。

4、人事档案内容不够全面

据调查研究，医院人事资源档案管理内容具有一定滞后性，难以满足时代的发展需求，部分医院认为档案无用，这些问题均会影响档案管理效果。总的来说，目前医院的人事档案管理工作还存在诸多问题，若不及时改善便会影响到管理效果，不利于我国医疗事业的发展。

总之，医院在人事档案管理中还存在各种各样的问题亟待解决，为提高医院管理效率，应加强档案信息化管理，将信息技术的应用优势充分发挥出来，促进档案管理水平的提升。

三、优化医院人事档案管理、提高人才资源利用率的有效对策

综上笔者对医院人事档案管理现状进行了分析，从中发现诸多问题，若不及时改善便会影响档案管理效果，基于此，医院应采取行之有效的管理对策，通过完善人事档案记录功能、建立档案监管机制、健全档案管理体系、提高档案管理的信息化水平、加强对档案管理人才的培训，促进人才资源利用效率的提升。

1、完善人事资源档案记录功能

为确保人事档案管理工作效率的提升，首先医院相关部门应对人事资源档案记录功能加以完善，确保记录内容的全面性、科学性。通过这一措施可加强医院对各个员工的深入了解，为了确保人才信息的可靠性与真实性，还应将与工作奖惩、技能技术等内容加入其中。

2、建立档案监管机制

此外医院还应对人事档案监管机制进行建立，确保其符合管理要求，在具体实施中相关部门应设置档案监督小组，定期对资源档案实施检查，如若违反《档案法》则应立即给予惩处，确保人事档案管理工作的有效推行。

3、健全人事档案管理体系

为了确保人事资源的合理配置，医院应对人事档案管理体系加以健全，通过信息技术将人才档案信息记录入库，将技术人才科研水平、综合能力与学术动态等信息添加到数据库中，以此为人力资源的配置提供科学的依据。在对医院人事档案信息管理中，应根据人才特点及能力合理分类整理，确保人才作用得到充分发挥，避免人才挤压现象的发生，促进医院的可持续发展。

4、实现人事档案管理信息化

随着信息技术的发展，医院人事档案管理工作呈现出新的发展趋势，通过信息技术的运用可充分提高档案管理效率与质量，在这种情况下医院应对人事资源管理系统进行建立，对医院人才合理配置，提高人事档案资源的利用率。

由于网络环境具有开放性，在实际运行中难免会出现运行风险，据此医院在人事档案管理中应加强网络安全管理，在具体实施中应对档案管理信息安全制度有效完善，根据管理实际情况来采取安全措施，与此同时还应对档案管理人员的行为加以约束，使其形成安全防范意识，医院通过对人才的培训管理可帮助档案人员掌握更多计算机技术，对网络运行中极易出现的安全问题提前预防，避免不法分子的入侵，确保档案管理工作的有序实施。

5、加强档案管理人员的培训

医院还应加强对管理人员的培训管理，旨在提高其综合素质水平，培训的内容应当包含软件的应用、信息化技术下的工作流程以及相关资料的收集方法，并向员工普及信息化技术的重要性，通过培训帮助老员工熟练的掌握信息化技术操作，提高老员工的信息化技术能力。在招聘新员工时，企业不但需要对他们的专业水平做出评估，更加需要注重新员工的信息化技术水平，在工作中让老员工帮助新员工掌握工作的具体事项，让新员工教会老员工信息技术的使用，以此来建设出一支综合素质高的档案管理队伍。在医院现代档案管理中，计算机技术的应用最为频繁，因此掌握计算机应用技术对于档案管理人员而言至关重要，通过该技术可防止档案被破坏与丢失。

四、结束语

总的来说，医院人事档案管理是一项长期工程，为了确保该项管理工作的有效推行，需整个医院工作人员参与其中，并建立档案管理制度，构建一支高素质档案管理队伍，为开展人事档案管理工作做好准备，为医院的发展奠定重要基础。

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[4] 高德朋，吕萍.改革医院人事档案管理，促进人才资源利用[J].中国医药导报，2010.7（11）113-114.

【作者简介】

陈 曦（1983.10—）女，汉族，广东湛江人，大专学历，研究方向：档案信息资源开发与利用.