我院医用耗材精细化管理探讨

张涵静，许锋

北京大学第三医院 医学工程处，北京 100191

引言

随着医疗卫生事业的迅速发展和科学技术的进步，医用耗材已成为医疗活动过程中的重要组成部分。医院业务的迅速发展促使医用耗材的使用数量迅速递增，进而增加了医用耗材管理上的难度。医用耗材使用安全和医疗费用越来越受到社会的关注，如何提高医用耗材的管理实效已经成为医院、监管和行业研究的热点领域[1]。

在深化医改和医院大力推进精细化管理的背景下，医院的耗材管理工作除了关注传统的出入库和及时供应之外，更需要关注耗材的产品质量、产品安全、产品评价、材料使用分析与规范及全程溯源等。为此，耗材管理部门从自身实际出发，充分利用信息化手段，建立了整合的供应商协作平台的医用耗材溯源管理系统，探索出一条安全、规范、高效且可复制的医院物流精细化管理之路。

1 医用耗材的管理模式

医用耗材的管理，主要涉及资质管理、验收管理、追溯管理等多个环节。医院耗材整个生命周期的管理都是我院监管的重点。

1.1 医用耗材的资质预警，严把耗材的资质关

2014年出台的《医疗器械监督管理条例》要求，医院对使用的材料厂家资质及产品证件进行查验并记录，包括产品类别、规格、型号等信息。

在医用耗材的管理工作中，资质证件的审核及有效期管理的工作量大、责任重、变化快，给医用耗材的证件管理工作增加了难度[2]。由于医用耗材大部分直接进入人体，价格相对较高，易发生医疗纠纷，且纠纷经常发生在手术完成的若干年后，这时就要对当时手术使用的耗材档案、记录等进行追溯，所以医用耗材的证件管理是医疗器械质量管理工作的重要内容之一。在医用耗材验收入库时，证件的实时有效是非常关键的，否则就有可能将过期或无效证件的产品验收入库，这就意味着使用无证产品、向无经营许可的企业购买了产品，损害了患者的利益。

传统的证件管理方法经常会出现部分物品在首次购入时各项证件齐全，但使用一段时间后，却发现证件已过了有效期，使医院处于被动。由此可见，对医用耗材的资质证件进行动态管理非常重要[3]。动态管理的含义有3方面：一是证件档案的管理内容要不断地增加与更新； 二是证件管理应实时贯穿于从采购到入库即从采购、审批时索取证件、验收证件到入库验收时核对证件的整个工作流程。

医院在用的医用耗材种类多，经销商数量大，用手工方法很难准确、迅速地查到这些证照即将到期的产品或公司。应用供应商平台管理耗材的各类证件有效期后，通过在系统平台有效期预警界面中自行设置预警时间，系统会自动统计出注册证即将到期的产品，或厂家授权、经营许可证和生产许可证即将到期的供应商、生产商，将预警信息发送至医院及代理商，同时可根据需要与采购入库进行绑定，限制采购入库行为。这种方法能有效保障证件的实时有效，真正把好医用耗材流转的整个过程[4]。

1.2 引入植入类医用耗材的条码管理模式，实现全程追溯

目前，大多数医院的耗材溯源管理主要还停留在手术记录单背面粘贴使用材料条码。这种方式进行溯源时效率非常低，特别是遇到大批量溯源查询时。比如，某个产品某批次使用后要找到使用的患者，工作量非常大，而且不一定能保证全部查找齐全。同时，国家对耗材没有统一编码，各个厂商之间耗材编码方式不一样。医院对它的解析是非常困难的，这也给全程信息化溯源带来了巨大的挑战[5]。针对目前存在的问题，我院设计了不同的条码管理模式。

1.2.1 骨科的组套管理模式

骨科的植入类耗材种类多，且很多需要在手术台上完成型号的确认。因此医学工程处采用骨科组套条码化的管理方法[6]。为了准确了解医生在手术台上所用的材料，医工处耗材组对骨科材料的管理上，采取以“组套”为基本单位。在每个组套中详细准确地记录所包含材料的名称和规格型号，方便定位所使用的骨科耗材[7]。综合运用分类原则，结合我院耗材管理的实际需要和经验，我们将组套按四层14位进行分类。在公司送货前要在器械包外粘贴由本院同一规定制作的条形码，在手术确认可以收费时，由巡回护士扫组套条码，并完成条码内具体耗材的勾选工作。在组套条码扫描完毕后会弹出组套明细表窗口，改明细表中列明材料产品医院编码、材料名称、规格、数量、单价等，每台手术后由手术室巡回护士根据实际用量，在相应材料名称栏目中填上数量、批号、有效期。在填写完材料的基本信息后，巡回护士和主刀医生需要进行再次确认并双方输入密码进行数据提交，这样才能完成完整的收费过程。

在手术室收费信息提交后，信息会实时反馈到物资管理系统中，经销商将送货单、实用清单送医工处，核对无误后，办理入库和出库手续，这样既方便了手术室的工作，又能准确登记骨科材料的使用情况，保障患者的利益。即使患者以后出现一些意想不到的情况，也能追踪材料的来源，有利于医院保护自己的权益。

骨科耗材的条码管理，不仅规范了骨科材料的使用、计费流程，而且切实保障了医疗质量和医疗安全，为患者提供及时、准确、安全、有效的医疗服务。总之，规范骨科材料管理是医院管理工作的一项重要内容[8]。

1.2.2 二级库的原厂条码及院内二维码模式

心导管、外周介入外科及手术室实施“二级库房”管理模式。即在使用科室储存少量产品。使用科室安排专人专管，根据每月用量通知经销公司将耗材送货到医工处（一级库），验收合格后刷取产品标识条形码办了代销入库手续；二级库护士清点所收耗材根据货到情况进行移入确认。

使用科室使用耗材后同样刷取条形码，相关的耗材信息进入数据库，当日结束后相关信息返回医工处，最终由医工处确认、出库。本系统能够实时查询二级库耗材的具体使用情况，包括产品名称规格、批号、费用、入库出库时间、使用日期、有效期等，而且它也和院内的收费系统及HIS系统联系起来，这样它可以把医工处、使用科室、财务科等相关科室有机的联系在一起，方便医院和科室的财务核算及材料统计[9]。

1.3 供应商平台的建立，实现供需的协同管理

为了保障医用耗材的及时供给，满足临床科室的需要，医院建立了供应商平台，实现了医院从传统供应链管理方式切换到互联网化供应链管理平台[10]。

一方面，供应商协同模块实现了业务的线上操作，医院和供应商双方可在供应商协同模块平台上进行证件管理、订单处理等操作，完全取代了之前的手工操作模式，简便易行，省时省力，大大提高耗材管理人员的工作效率；另一方面，供应商协同模块构建了医院与供应商之间的“信息桥梁”，通过供应商协同模块平台连通院内物流管理信息系统和微信公众号，医院的公告通知可实时推送到供应商处，供应商端的订单操作也能及时推送给医院，真正实现购销协同[11]。

供应链平台（图1）为医院提供了证件到期预警、订单管理、信息共享等重要功能及使用成果，优化了院内物流管理，院外与供应商高效协同，降低成本；促使供应商供应与医院业务需求协同，提高了运营效率和服务质量[12]。

图1 借力互联网——供应商平台

1.4 智能耗材柜的使用，实现重点监控耗材的动态追溯

为了更好地满足临床需求，提高医用耗材在临床的快速响应。医院建立智慧物联网院内延伸服务,利用信息化智能柜对科室的耗材进行管理，所用耗材直接配送“一站式”服务，有效控制成本和减轻护理工作量，提高了管理效能，收到满意效果。

智能耗材柜的系统上线后，临床科室可以随时取用柜内耗材,做到病人与耗材信息使用实时监管，实时追溯。减少了科室收费、核对等工作的重复性，并确保了植入类医用耗材追溯过程的完整时效性[13]（图2）。

图2 智能耗材柜的使用流程图

2 讨论

我院在探索和实践医用耗材信息化管理的道路上，逐步升级标准，分阶段扩大耗材条码管理范围；注重减少数据录入，解放医院管理人员；借力互联网，建立物资供应链平台；术中双签确认，提高计费过程准确性；基于HRP与供应链平台，构建医用耗材管理闭环全流程；资质证件信息化管理，减少管理漏洞；与供应商协同工作水平显著提高，提高物资保障能力；耗材条码管理，全流程监管与追溯。在不断摸索和改进的同时，期待更多的新技术加入，进一步提高医用耗材精细化管理水平[14-15]。

3 结语

综上，现阶段在医用耗材管理过程中，为了实现精细化、科学化管理，在系统平台设置有效期预警提醒、引入植入类医用耗材的条码管理模式、建立供应商平台实现供需的协同管理、运用智能耗材柜实现动态追溯。随着医院规模的扩大，医用耗材的需求量、需求品种越来越多，管理的难度越来越大。为了进一步做好医用耗材的规范性管理工作，医院管理部门正在加强学习医用耗材方面的专业知识，发掘医用耗材管理的先进理论，使医院医用耗材的管理更合理更完善。