微信企业号在优化院内行政办公中的应用

何萍，肖辉，张帧

武汉大学中南医院 a. 审计处；b. 信息中心，湖北 武汉 430071

引言

我院OA协同办公系统建设于2011年，重要通知、邮件及工作流等需要用户主动登录电脑端查看办理，局限于时空地域，缺乏时效性和高效性。为了更好地协调医院各部门交叉业务，提升部门之间协同效率、服务能力、管控能力以及强化内控建设，我院于2018年4月进行了OA协同办公系统升级，扩充系统模块的同时，上线微信对接OA系统的功能，实现院内OA系统移动办公。本文以微信端常用的公文管理模块、工作流管理、会议室管理、通讯录查询等功能来介绍我院协同办公系统[1]，以供需求单位借鉴。

1 建设实践

1.1 硬件部署

我院OA协同办公系统采用B/S架构，虚拟服务器上部署数据库DB服务器与Web服务器，服务器之间内网互访，其中DB服务器纯内网部署。Web服务器含双网卡，划分为内网与外网，内外网之间使用虚拟路由方式；内网对院内内网用户访问，外网对院内外网用户访问，同时通过防火墙做NAT映射对院外用户提供访问[2]，网络拓扑如图1。

图1 硬件部署网络拓扑

1.2 系统架构

为了满足OA办公系统可扩展性、安全性、先进性，在总体方案设计时，将系统划分为用户接入层、业务层、应用支撑层、基础数据层和基础设施层。系统架构图，见图2。

（1）用户层。担负用户与业务应用软件的对话功能,主要由医院门户、科室门户及个人门户构成。

（2）业务层。提供OA办公系统的全部功能。用户通过接入层提出请求, 业务层提供服务并返回结果。业务层由协同办公平台、增值应用、第三方系统集成组成。

（3）支撑层。以数据库建模、模块设计、报表设计、工作流引擎、表单设计等技术实现业务层协同办公功能和增值应用，通过统一用户、单点登录实现信息资源的统一管理和维护。支撑层提供二次开发接口, 并提供异构系统间的集成、跨部门的业务整合等。

（4）基础层。由组织管理、用户管理、角色管理、权限管理四维权限组成。

图2 系统架构图

1.3 安全性

网络层面：数据库服务器处在内网环境中，只对Web服务器提供服务，仅Web服务器暴露在外网，数据安全性增强。另外，两服务器各自进行备份，防止同一服务器损坏导致数据全部丢失。

系统层面：OA开通公网访问后，针对文件上传存在的安全隐患问题，从软硬件两个方面采取了措施：通过防火墙进行拦截；系统本身对所有上传的文件进行过滤、检测、拦截、加密处理；限制上传文件的大小和格式；通过HASH值判断上传过程中，文件是否被篡改等。

2 应用过程

2.1 公文管理

医院OA协同办公系统中的公文管理模块包含收文管理和发文管理。收文管理主要是医院党群/职能部门、临床医技科室等起草并发布医院红头文件的过程中使用的功能模块；发文管理则针对医院上级行政部门下发医院的红头文件向院内各部门分发的过程中应用的模块[3]。

2.1.1 收文管理

我院上级行政部门有湖北省卫生和计划生育委员会、湖北省政府、武汉市政府、武汉大学等。院办文管收到各上级行政部门的红头文件后，通过仔细研读，分析文件事项涉及的相关部门，提请院办负责人审核，涉及部门无误后，根据事项类别及紧急、严重程度，提交上级领导审核或直接向相关部门负责人分发查阅。相关部门负责人还可以根据业务内容将该文件继续分发给业务相关的部门下属办理。微信端收文管理上线以后，院办负责人审核、上级领导审核、部门负责人接收、部门下属接收等环节均可在微信端进行处理，且各环节设置了待办提醒[4]。医院收文流程图，见图3。

图3 医院收文流程图

2.1.2 发文管理

根据我院发文的类型来看，包含以下几类：院字号发文、党字号发文、纪要发文、函件发文。以院字号发文为例来介绍我院发文管理：首先部门相关人员起草发文内容，依次提交部门负责人审核、部门分管院领导审核，通过后再依次提交院办文管、院办部门负责人、院办分管院领导审核，院办分管院领导再提交相关部门负责人征求意见；经过意见汇总后，提交到院长审核。目前该流程的各流转环节均实现了微信端办理和提醒[5]。医院发文流程，见图4。

图4 医院发文流程

2.2 工作流管理

工作流是各行各业OA协同办公系统中通用、常用且重要的功能模块，移动办公对于工作流的应用来讲更是锦上添花[6]。目前我院协同办公系统中投入使用的工作流有30个，涉及部门有医务处、信息中心、审计处、宣传部、纪检办、院办。根据工作流涉及的业务性质及其重要程度，各工作流涉及到的环节数量及环节办理人职务也不相同（也是影响工作流办理效率的关键因素）。移动端OA系统上线之前，工作流各环节办理人需要从电脑端登录OA系统办理，容易受到办公地点或办公设备的限制；移动系统上线之后，工作流自申请人发起之后的每个环节，办理人员都会在手机微信端收到同步的待办提醒，并随时随地在手机端处理待办事项，方便办理人较好地利用碎片化时间处理紧急事务[7]。

2.3 会议室管理

我院有大大小小会议室7个，会议室申请由院办统筹安排。申请人提交会议室申请时，须明确会议主题、会议时间、主持人、会议人数、媒体设备等，系统会根据会议人数推荐适合容量的会议室，同时根据会议时间判断该会议室是否被占用并给予提示（图5）。申请步骤顺利通过后，根据是否选择媒体设备，系统自动识别是提交宣布部审核（主管媒介设备）或是流向院办备案。微信端会议室管理跨越了时空限制，更加方便了会议室申请和会议室管理各环节工作人员，极大提升了会议室申请的效率[8]。

图5 会议室申请占用提醒

2.4 通讯录查询

上线移动端协同办公系统之前，我院科室通讯录更新一般以公告的方式不定期进行全院通知，医院各科室一般将其打印出来贴在明处进行人工查阅。但科室和电话之多长达四页，查阅起来费时费力，因此OA系统升级之际，将通讯录查询列为移动办公的重要工作之一。具体做法是：系统升级之初，从人事处和后勤保障部申请到全院人员基本信息数据和全院科室固话号码，批量导入OA系统；开放相关权限，职工电话和科室固话发生变动时，由其自行修改相关信息。运用实时查询技术，支持电话号码、科名、科名简拼等三种方式的模糊即时查询[9]。通讯录查询报表读取的是组织机构中用户、科室的联系方式，是随着个人和科室电话的变动而及时更新的。见图6。

3 应用效果

3.1 公文管理

在院内OA协同办公系统升级之前，我院公文管理一直是纸质审批模式，即各办事人员亲自去往相关部门走审批签字流程。本文尝试从收发文管理的纸质办公和移动办公（实际存在电脑端办公的情况，由于占比较小，为简化研究，这里将电脑办公含在移动办公类别中）两个角度出发，以收发文流程办结时长来评价移动端公文管理应用效果。以不同年份相同时期内产生的收文和发文为分析对象（其中发文只统计院字号发文和党字号发文），分别统计收文总份数、收文日期、办结日期、间隔天数以及发文总份数、发文申请日期、发文日期、间隔天数。本研究选取2017年5月1日至7月31日和2018年5月1日至7月31日两个同比时间段进行比较。整理分析的相关数据，见表1。

图6 电话号码、科名/姓名、科名/姓名简拼的模糊即时查询展示

表1 纸质办公和移动办公应用对比（公文）

由同比三个月的数据可知：① 针对发文管理，纸质审批模式下，办结每个发文平均用时5.5 d；而移动办公模式下，每个发文办结平均用时只有1.25 d，节约时长4.25 d；② 针对收文管理，纸质审批模式下，办结每个收文平均用时7.25 d；而移动办公模式下，每个收文办结平均用时只有1.5 d，节约时长5.75 d。移动端公文管理提升工作效率的同时，免去了办事人员去往各部门审批的奔波之苦。

3.2 工作流管理

今年4月之前，我院工作流办理仅能通过电脑端登录OA系统处理。为研究移动端工作流使用效果，选取常用的4类8个工作流（以工作流环节数量和环节办理人职务分类），以2017年5月1日至7月31日（电脑办理）和2018年5月1日至7月31日（移动办理）两个相邻年度同比时间段产生的工作流为分析对象，统计各类工作流办结的数量、各个工作流办结时长，据此计算各类工作流平均办结时长。分类依据：① 工作流环节数量涉及工作流办理人数量，办理人数量影响工作流办结时长；② 工作流环节办理人职务高低，也对工作流办结时间起着重要作用；③ 选取工作流环节数量相同且环节办理人职务相同的每类工作流各两个，减小统计结果的误差。相关统计数据，见表2。

表2 电脑办理和移动办理应用对比（工作流）

由上述数据可知：① 不管是电脑办公还是移动办公，工作流环节越多，环节办理人职务越高，单个工作流的平均办结时间越长；② 除了传染性报卡工作流之外（国家有上报时限要求），移动端办公极大提高了各个工作流的办结效率，且环节数量越多，效率提升越明显，节省时间越多。

3.3 会议室管理

根据参会人数和参会时间选择会议室并提示是否被占用的系统设置，提高了会议室申请的效率，也避免了会议室安排存在人为因素，使会议室管理更加公平、高效。同时，移动端会议室管理及移动提醒功能的上线，较好地利用了车辆申请人员和管理人员的碎片化时间进行办公，起到了较好的沟通协同作用。

3.4 通讯录查询

目前我院OA协同办公系统不仅在电脑端，而且在微信端，实现了全院科室电话的号码、科名、科名简拼的模糊即时查询，同时还整合了全院职工手机号码，实现了全院科室电话和全院职工的手机号码、科名/姓名、科名/姓名简拼的模糊即时查询，极大方便了院内各科室之间、职工之间的业务沟通联络[10]。

4 总结

越来越多的医院开始谨慎对待APP，取而代之以微信公众号、微信小程序等轻型应用[11]。微信企业号免下载、免安装，关注即用，同时只有企业通信录成员才能关注，确保了企业信息安全；应用上可灵活配置，极大的保证了便捷性[12]。微信企业号不同于微信订阅号和服务号，其群发消息次数不受限制[13]。

微信OA办公平台的创建，是贯彻“创新、协调、绿色、开放、共享”的五大发展理念的体现[14]，对医院管理的改善、服务的提升、部门间良性互动产生了深远影响。我院通过率先应用微信OA端公文管理、工作流办理、会议室管理、通讯录查询等常用功能模块，培养用户对微信OA的认知度和依赖性[15]，接下来计划逐步上线、推广车辆申请、文件管理、项目周报、问卷调查、报表管理等应用，实现资源最大利用率，应用新型办公模式与新媒体，助力医院提质增效[16]。