如何防范固定资产投资项目档案管理中的风险

原 月 王红军 /文

固定资产投资项目一般投资额大、建设内容复杂、实施周期长、技术要求高、涉及面广，建设过程中形成档案种类多、体量大，具有成套性、专业性、动态性等特点。

不少单位的项目档案管理虽逐步走上规范化、制度化的轨道，但仍存在项目档案覆盖内容能否全面完整、组卷过程是否合理规范、项目实施完成后是否能够顺利通过档案验收等各种风险，这些风险将直接影响项目建设的效果评价，也对项目档案能否为统筹规划提供有力参考、为基础设施运维提供重要依据、为维权举证提供可靠凭证形成影响，因此，需要在档案管理中对潜在风险进行识别、分析并加以防范。

项目档案风险管理模式

风险识别。首先要了解项目概况，在对项目结构进行分解的同时对项目档案进行合理划分。如按项目建设程序划分，可分为项目准备阶段文件、项目实施阶段文件、项目验收阶段文件；按项目类别划分，可分为立项/管理/验收文件、基建文件和设备仪器文件；按档案门类划分，可分为文书档案、基建档案、设备仪器档案、经营档案、会计档案等。其次要选择风险核对表等常用方法进行风险管理信息收集，确定风险类别，并对其进行描述。最后，通过风险管理信息收集，形成项目风险核对表，并对一级、二级风险进行明确，同时从发生概率和风险影响程度两个维度进行评价。

风险评估。常用的风险评估方法有层次分析法和模糊综合评价法，可根据情况运用层次分析法确定项目风险因素权重，再运用模糊综合评价法进行风险评估，最后确定出项目各风险因素排序，完善项目风险核对表。

风险应对。风险应对是在确定风险存在的可能性以及风险发生可能造成的影响程度后，为降低风险发生概率或减少可能的损失，而依据项目的具体需求采取的行之有效的应对措施。目前，被普遍采用的风险应对措施主要有：

减轻风险——包括风险预防和损失抑制，是比较积极的风险应对手段。风险预防旨在通过采用防范计划、方案或措施，规避或降低风险发生的概率；损失抑制旨在尽最大努力减少风险造成的损失，将其控制在可承受水平。

风险回避——是用改变项目既定计划的方式来消除风险。一般常用于风险发生概率高、不良后果很严重，且缺乏行之有效的应对措施时。

转移风险——一种将项目风险转移给其他相关方承担的策略。其目的不在于减轻项目本身的风险或者回避项目中的风险，多用于风险发生概率虽小，但不利影响大、损失重，或者项目风险难以受控的情况。

接受风险——指无法采取减轻、回避或转移风险，或减轻、回避和转移风险的成本高于接受风险的成本时所采取的策略。多用于风险发生概率较低且造成的损失不严重时。

项目档案风险管理的实际应用

A所承担的D工程项目档案涉及门类多、专业广、数量大、周期长，多阶段项目实施还存在档案关联性、迁延性，要想顺利通过项目档案验收，存在较多风险和不确定因素。

从合规层面分析，项目不仅要符合国家法律法规的要求，受地方及上级主管部门管辖，还要符合地方及上级主管部门管理规定的要求。对于项目中特别的工艺、设计和要求还要符合相关行业标准规范的要求。档案的完整性、有效性、准确性、系统性，并保证最终的案卷质量，与项目管理和档案管理合规性的程度呈现高度正相关，即项目管理、档案管理合规性程度越高，最终形成的案卷质量越高，项目档案的系统性、完整性、有效性和准确性越好。

风险识别。按照以往项目档案验收情况及专家调查问卷，对D项目档案架构内容进行划分，形成下图。

基于类别划分的D项目档案架构

利用常用方法对风险管理信息进行收集，确定风险类别为立项/管理/验收文件（管理类文件）风险×工程文件（基建文件）风险及×系统文件（设备仪器文件）风险。

风险评估。模糊综合评价法是运用模糊数学提供的方法，对涉及多种因素、一般只能用模糊语言来描述的方案、人才、成果等进行运算，得出综合评价结果，从而为正确决策提供依据的方法。

通过风险管理信息收集，形成了D项目档案风险，并邀请行业五位专家进行影响程度打分，分值为“严重级＝3，中等级＝2，轻微级＝1”。

风险应对。根据风险等级评价清单进行风险应对评价，得到D项目档案风险应对评价图。

严重级风险应对

一是各类上报文件的各级评审意见、单项验收报告、审批文件、建设用地文件等不合规风险。此类风险有的是上级单位的审批手续齐全，但保管环节失误导致文件缺失，这种情况需要运用减轻风险中的风险预防手段；有的是项目管理人员到位，但上级审批手续并未完整下达，只能采取接受风险的措施，不回避，尽可能说明情况，将损失减小到最低；有的是个别审批情况尚属现有地方法律法规和管理的空白区域，且上级管控、监察不足，导致无法办结或失去时效性，此种情况需分析对现有规定的合规性，寻找利于项目的落脚点，采取有效的措施以转移风险。

二是招投标文件、开工及竣工文件、竣工图不合规风险。档案管理人员面对此类风险采取减轻风险和转移风险的应对策略。即在招标文件和竣工图评审时，档案人员介入对招标文件的内容、格式及归档范围提出要求，将其纳入招标文件及合同条款中，在过程中监督指导、严格要求，对竣工文件等编制提前提出要求，尽可能转移风险。

三是计划购置文件不合规风险。计划购置阶段包括项目建设方进行设备仪器的选型调查和研究，与购置方进行经济、技术方面的谈判，跟进进口货物的报关、减免税款等工作。档案人员对D项目该阶段形成文件的不合规风险采用了风险减轻策略，即项目人员及档案人员学习企业内控、对外贸易相关知识和法律法规的同时，对该阶段文件进行监控，保证环环相扣，不出纰漏。

中等级风险应对

一是项目调整文件不合规风险。项目调整需求伴随项目的实施产生，调整文件一般委托具备资质的设计单位编制，需通过各级主管部门组织的专家评审并得到对应权限的上级批复，国家对项目调整的权限等有较为详细的规定，上报报告避免避重就轻，隐藏重要调整信息和行文错误等造成审批权限有误，导致调整不合规。D项目对该类风险的应对采取了预防和接受风险的措施，如本工程中的建设周期和建设方案的调整经过多轮与上级机关的沟通汇报并积极组织上报，此为预防，上级机关给出对项目实施已形成建设成效和支撑相关任务完成的意见，最终未予受理，只能接受风险。

二是工程设计文件、监理资料、施工资料不合规风险。工程的可行性研究和初步设计阶段将产生工程设计文件，工程实施阶段产生大量的监理和施工资料，参与建设的协作单位要引用和遵照大量的工程设计规范、标准，存在多单位协同参与项目实施与建设，引用不同的标准规范及对标准规范的不同理解将导致工程设计文件、监理资料和施工资料存在不一致、不相协调和较低程度的不合规。面对该类风险，成立组织建设机构，明确档案管理人员和职责，全面了解工程设计相关流程、管理规范，与设计院、监理单位、施工单位签订合同中明确D项目归档范围及整理依据，并实时跟进工程建设，组织参与项目档案监督检查，及时对工程资料进行预立卷监督指导，以期风险预防和风险转移。

三是安装调试验收文件不合规风险。对于该部分文件的不合规风险，档案管理采用了风险减轻策略，即项目人员、档案人员与技术人员协同，严格执行上级单位以及A所对仪器设备安装调试及验收方面的管理规定，及时进行预立卷管理，保证了该部分文件的完整、准确、系统、有效及较高的案卷质量。

轻微级风险应对

勘察设计文件、工程结算文件、开箱验收和使用维护文件不合规风险。一方面采用减轻风险及转移风险策略，与勘察设计单位及结算审核咨询单位签订合同，合同期约束至工程竣工验收，并实时跟进、有力管控。另一方面采用减轻风险策略，即严格执行上级及A所内控管理及仪器设备采购相关管理规定，在档案人员的监督指导下及时形成预立卷。

项目档案管理合规性风险应对措施

通过实例对项目档案管理风险分析，可以总结项目档案管理合规性风险应对措施，形成对风险的长效管控：

建立动态合规义务清单。合规性既是项目管理也是档案管理的要求，企业不仅要建立相适应的内控制度，形成制度基础与保障，还要对上级管理规定、行业标准规范、档案管理的相关要求，地方法律法规和规章制度，国家法律法规都具备一定的认知。提高档案管理的合规性，使项目档案管理风险有效降低。要梳理并建立动态的合规义务清单，做到有法可依、有规必依，当相关规定发生更新、变化和废止时及时对清单进行更新。对识别获取的合规义务清单进行有效的培训，培训不仅要覆盖项目档案管理人员，还要覆盖项目管理人员，有效提高项目档案的合规性。

档案管理与项目管理紧密耦合，参与前端控制。

鉴于项目管理的合规性对项目最终档案验收的影响最大，建议项目档案管理与项目管理紧密耦合，介入项目管理的各个阶段，参与档案全生命周期，即项目档案前端控制。项目实施阶段对项目档案进行监督检查，提出建设性建议、意见和必要的管理要求。

信息化条件建设形成档案管理能力。项目档案体量与项目投资、项目复杂度一般呈正相关性，投资额越大、复杂度越高，档案体量越大，建议利用信息化手段，建设形成数字化档案管理能力，有效降低风险。建立协同管理平台，项目建设部门与项目档案管理能够基于同一平台和统一规则，参与项目文件生成、预立卷、检查和归档等的全生命周期管理，实现对于项目档案综合质量的提高。