纸质涉密载体最小化管理实践

岳红波 史锋利

【摘 要】保密工作要贯彻“最小化、全程化、精准化、自主化、法制化”的原则，其中最小化是降低各类保密风险最有效的途径。涉密载体的保管、使用、借用，需要大量的人力、物力和财力。失泄密事件中多数案件与丢失、违规披露涉密载体相关。中国航发动力股份有限公司通过调研、试点和实践，采取源头减少、定时解密、及时销毁等措施，落实了涉密载体最小化管理，降低了保密管控风险。

【关键词】涉密;载体;最小化

中图分类号： TM33 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）04-0213-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.04.081

Practice of Minimization of Paper-based Secret Carriers

YUE Hong-bo1 SHI Feng-li2

（China National Air Power Co Ltd， Security Department， Xian Shaanxi 710021， China）

【Abstract】Confidentiality work should be carried out “Minimization， Globalization， Precision， Independence， and legalization” The Principle in which minimization is the most effective way to reduce various types of confidentiality risks. custody， use and borrowing of secret carriers， a great deal of human， material and financial resources are required. Most of the case in the case of disclosure are related to the loss and disclosure of secret-related carriers in violation of regulations. Through research， pilot and practice， China Air Power Co Ltd， adopts the source reduction， Measures such as timing decryption， timely destruction and so on， are implemented to minimize the management of secret carrier and reduce the risk of secrecy control.

【Key words】Secret; Carriers; Minimization

0 引言

国家秘密载体（简称涉密载体）是指经文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、光介质、电磁介质等各类物品，纸介质涉密载体是指传统的纸质涉密文件、资料、书刊、图纸等1。涉密载体管理是最基本的保密管理工作。纸质涉密载体数量越大，给涉密单位保密工作带来的失泄密风险和需要投入的成本越大。通过减少纸质涉密载体的数量可以降低管理的风险和管理成本投入。

1 保存纸质涉密载体的风险

信息化普及之前，纸质文件资料是信息传递的主要媒体，形成了大量的纸质涉密载体，引发以下三个问题：

（1）失泄密风险。为了便利工作开展，各单位的涉密载体在由档案和机要部门集中管理的基础上，各部门还分散管理大量涉密載体。大量分散保管的涉密载体存在被非授权复制和查阅、借阅甚至丢失的风险隐患，一旦发生涉密载体丢失或信息泄露事件，对国家安全和利益构成很大威胁。

（2）财力投入。按照保密管理规定，涉密载体必须存放在保密柜或保险柜中，单位需要购置大量保密柜用来存放涉密载体。存放大量涉密载体的部门要确定为保密要害部门部位，按照保密要害部门部位要安装视频监控、红外报警、生理认证门禁系统等设施，需要投入大量技防资金。

（3）人力投入。涉密载体采用纸质发放，发放部门要制作纸质涉密载体，通知领取单位，与接收部门办理交接手续;部门涉密载体管理人员与使用人员需要办理交接手续;保密部门定期对涉密载体管理情况进行检查，核对是否账物相符。大量的涉密载体的对外提供、交接、清点、登记、核查工作需要投入很大的人力成本完成。

2 纸质涉密载体的管理现状

随着无纸化办公及信息化管理的普及，在计算机上可以随时浏览涉密载体的内容，纸质涉密载体的利用率逐年降低，但各部门由于工作习惯或历史的原因，仍然保管大量涉密载体。

2.1 纸质载体利用率降低的原因

在日常保密检查中发现，部分单位的涉密资料查阅借用登记本为空白或登记条数很少。针对这一反常现象，经过进深入检查统计，发现了涉密载体借阅较少的原因有如下4个。

（1）部分涉密载体因该项业务或型号任务取消，文件资料无人查阅;

（2）部分文件资料已经改为发放电子版，可以查阅电子图纸;

（3）部分文件资料由于产生时对知悉范围控制不严格，发放范围过大，接收单位在业务工作中不使用该文件资料;

（4）近年来，各涉密单位保密管理越来越规范，借用涉密载体审批、登记、交接流程严格，个人保管存在较大风险，涉密人员在日常工作中自觉减少查借阅纸质涉密载体的频次。

2.2 纸质涉密载体利用价值研判方法的试点

为了研判纸质涉密载体的实际利用率，我们选择分别代表管理、技术、生产、保障的4个部门进行试点。由各试点部门根据三年来涉密载体借阅、查阅记录，逐份统计使用次数，做出统计表进行分析。

参照统计结果，初步确定按照涉密载体使用频度进行分类：

（1）使用频率为零。从未被查阅、借阅的涉密图纸资料;

（2）使用频率较低。被查阅、借阅次数为1-20次（含）的涉密图纸资料;

（3）使用频率一般：被查阅、借阅次数为20次（不含）以上的涉密图纸资料。

经汇总4个部门三年中涉密载体的查借阅总数近5000份，其中利用率为零的近3000份、使用频率较低的1000余份、使用频率一般的近1000份。通过试点充分反映出纸质涉密载体利用率较低的现状。

2.3 纸质涉密载体未及时销毁的原因

大量的使用频度低的纸质涉密载体的存在，占用保密管理资源，又有极大的失泄密风险，为什么各部门没有及时销毁这此文件资料呢？

（1）一部分涉密人员习惯了查阅纸质文件资料，尤其是纸张较大的图纸，保留纸质的查询起来比较直观方便。

（2）有的涉密载体产生的数量少，一部分涉密人员担心销毁后存在信息无处查询的风险。

（3）有的涉密载体管理人员担心部门领导对涉密载体的存在形式要求不确定，刚刚销毁的纸质涉密载体，短期内又要求重新制作，造成不必要的浪费。

3 销毁冗余涉密载体的可行性

既然保存的涉密载体利用率较低而投入成本和承担的风险又比较大，那么通过销毁渠道减少涉密载体数量的方法是否可行呢？

（1）减少涉密文件资料的备份数量。各部门将使用频率低的文件资料逐份与单位档案管理部門核对，如果档案管理部门有备份，可以销毁部门保管的涉密文件资料，需要查询的，办理审批手续，在档案部门集中查询，减少涉密文件资料的备份数量，也不会影响日后工作的开展。

（2）降低重新制作风险。之前存在个别单位交回部分图纸，在短时间内又提出重新晒制图纸的申请，给单位造成不必要的浪费。我们在试点工作中提出，由各单位领导对涉密载体的存留做出决定，避免因资料管理人员单方希望降低涉密载体管理风险造成重复制作造成的浪费。

（3）加强信息化基础工作支撑。按照紧急程序排序，逐步将各类文件、资料、图纸扫描为电子文件，建立完整细致的目录，便于查找利用，消除纸介质载体销毁后信息灭失对业务工作的影响。

4 减少纸质涉密载体的措施

我们就如何减少纸质涉密载体，在中国航发动力股份有限公司开展了专题项目实施工作，公司现有在职员工1.3万人、涉密人员3700余人，项目实施前保管涉密载体3.7万份，其中存放1000份以上的涉密载体的部门9个。通过试点和探索，我们总结出可以通过源头减少、定时解密、及时销毁三个渠道实现项目目标。

（1）源头减少。充分利用信息化手段，将涉密文件资料以电子形式留存，尽量减少新的纸质涉密载体的产生，从源头控制涉密载体数量。

1）发放电子文件资料。制作文件、图纸、规范等资料时均使用电子形式，除用于档案留存外，不再产生纸质涉密载体，改为发放电子涉密文件资料。

2）将历史文件制作为电子文件。制订长期规划，逐步将有利用价值的文件资料通过扫描、拍照等手段形成电子文件，逐年减少纸质涉载体的留存数量。

3）从严控制涉密载体的产生。各单位确定1至2个部门为集中涉密载体制作点，统一涉密载体的出口，对于制作涉密载体申请进行严格审查，对其产生的必要性进行认真研判，尽量减少涉密载体的产生。

（2）定期解密。定期梳理保密期限届满涉密文件资料，开展降密解密工作，降低涉密载体数量。

1）梳理需要降密解密文件范围。组织梳理统计单位所有保密期限届满的文件资料，详细统计发文单位、发文时间、密级、保密期限等信息，定期列出保密期限届满的文件资料目录，明确涉密载体持有单位、技术部门、保密部门的职责，分工协作组织降密解密工作。

2）外部文件降密解密。对于本单位保管使用的外单位产生的涉密载体，可以积极与文件产生单位联系，向对方发出正式函件，列出保密期限届满的文件资料目录，提出降密解密申请;争取取得其允许解除或降低密级的书面回复;按照对方的回复做出相应的降密解密标识工作。

3）内部文件降密解密。对于本单位保管使用的本单位产生的涉密载体，可以采取定期组织涉密载体产生单位的相关定密责任人召开密级调整会议，或者确定解密流程，经定密责任人审批后及时解密。

（3）及时销毁。确定涉密载体的利用率。根据一个时期的查借阅情况统计数据进行分析，确定一个数字作为划分利用率高低的界线，在不影响工作开展的情况下，可以销毁涉密载体：

1）直接销毁。对于失去利用价值的涉密载体，如已经淘汰产品的图纸规范、落后的技术工艺，不再有使用价值的涉密载体可以直接销毁。

2）确认备份后销毁。如果本部门利用率低，同时确定其他部门有备份文件可供查借阅的，销毁后不影响工作正常开展，可以销毁。

3）扫描后销毁。有的涉密载体虽然利用率低，但偶尔还会查阅，其他部门也没有备份文件，如果单位具备扫描条件的，可以将此类涉密载体扫描后形成电子文件备查，销毁纸质文件。

5 纸质涉密载体最小化实践取得的效益

在实践中，中国航发动力股份有限公司通过源头减少、定期解密、及时销毁三个渠道，将涉纸质涉密载体的数量减少了1.9万份，存放1000份以上的涉密载体的部门降至2个。降低了对保密要害部门的经费投入，同时减少保密管理成本，取得了经济效益和管理效益，主要有：

5.1 经济效益

（1）减少物防设施投入。按照“机密级（含）以下国家秘密载体应当存放在密码文件柜，绝密级国家秘密载体应当存放在密码保险柜中”的要求2，有的部门通过减少纸质涉密载体的工作，不再需要（下转第130页）（上接第214页）密码文件柜存放纸质涉密载体，或者需要的密码文件柜数量减少，节约了购置保密物防设备的资金。

（2）减少技防设施投入。按照“单位集中制作、存放、保管国家秘密载体等专门场所”应确定为保密要害部位2，需要按照保密要害部门部位的技防设施建设要求，安装视频监控、红外报警、生理认证门禁系统等设施。通过减少纸质涉密载体，减少保密要害部门部位的数量，同时降低了单位对技防设施建设的资金投入。

（3）减少制作支出。将涉密图纸资料的发放形式由纸质改为电子版，减少因制作图纸产生的纸张、硒鼓、墨盒等耗材的费用。

5.2 管理效益

各单位回收涉密载体，并涉密图纸文件改为电子版，减少新产生的涉密载体数量。降低失泄密风险，减少资料员和档案员管理工作量。

（1）降低失泄密风险。通过纸质涉密载体最小化工作，除档案、机要专业部门外，各部门分散保管的涉密载体减少了1.6万份，大大降低了被非法复制、借阅、外出携带、丢失的风险。

（2）减少资料员管理工作量。按照涉密载体管理规定，涉密资料管理人员定期对涉密载体进行自查，及时更新涉密载体台账，逐份核对是否账物相符。涉密载体数量的减少，也减少每月核查载体帐物相符的工作量。

（3）减少档案部门工作量。之前下发涉密资料，部分需要纸质载体的单位，档案部门要制作纸质涉密载体，通知领取单位，与相关单位办理交接手续，在未交接前需要保管涉密载体。现在改为发放电子版，档案部门只需要在内部涉密网络执行发放流程即可，减少了复制和分发的工作量和多发、错发等风险。

6 结束语

我们将按照保密管理“最小化”原则，进一步将此项目的管理思路运用于涉密人员管理、保密要害部门部位管理、办公自动化设备等保密管理，降低保密管理风险，减少保密违规行为、杜绝失泄密事件的发生，确保国家秘密安全。

【参考文献】

[1]封化民主编，《保密管理概论》，北京，金城出版社，2014年3月版.

[2]国家军工保密资格认定办公室編，《军工保密资格认定工作指导手册》，北京，金城出版社，2017年6月版.