数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析

王恩兰

摘要：随着信息技术的不断发展和信息技术在档案管理领域的应用，我国纸质档案信息的逐步发展加快了数字化档案信息的进程。数字化档案建设已经成为档案工作的重要组成部分。在数字化和网络化档案信息为人们带来方便的同时，也给档案管理人员带来了许多管理问题。由于数字文件信息的管理需要信息的收集和传输等许多过程，影响这些步骤实施的因素很多，数字文件信息的安全管理变得非常重要。文件信息的安全性变得尤为重要，如系统的脆弱性、病毒的入侵等。

关键词：数字档案；信息安全管理；主要问题；对策分析

导言：

档案信息记录着社会活动历史进程中的文化财富，是国家信息资源的重要组成部分。新时期，信息技术迅速发展，先进技术逐步应用于档案管理工作，为数字化档案信息提供了极大的便利。同时，与传统的纸质档案相比，计算机软硬件是数字档案信息管理的重要组成部分。因此，文件信息的安全性不是由安全性决定的，它往往受到不利因素的威胁。这也是档案管理员试图解决的一个关键问题。本文首先介绍了数字档案安全管理中存在的主要问题，并根据实际情况探讨了解决策略，以进一步促进我国档案信息化建设的健康发展。

1数字档案信息化的概况及安全管理的必要性

目前，计算机技术在档案管理中得到了广泛应用，我国的数字档案信息逐步完善，全国档案中心已经建立。网络信息共享系统中的文件信息安全管理包括信息管理、信息服务、数字处理、数据库管理等。

随着经济水平的快速发展，数字档案信息管理必须不断完善，以更好地适应发展的需要。但是，传统的文件处理方法只能进行存储和手工检索，不能满足新时期档案管理的需要，需要在速度和效率上加以改进。数字文件信息化具有很大的优势。这不仅减少了工作人员的工作量，而且提高了档案的搜索速度和工作效率。数字文件信息的安全管理是非常必要的。在满足文件管理和搜索需求的同时，可以避免信息丢失，进一步促进信息技术的发展。建立良好的信息管理系统是十分必要的。

2数字档案信息安全管理所面临的主要问题

2.1 数字档案信息安全管理技术层面的落后，致使安全隐患无法消除

首先，计算机网络的广泛分布，信息资源的密集共享，通信渠道的共性，为犯罪分子窃取和非法删除数字文件信息提供了机会。第二，文件信息网络中使用的系统或软件存在一些漏洞。黑客利用这个攻击并导致信息泄露或丢失。第三是计算机病毒的威胁。一些档案防毒措施的数字管理系统还不够完善，对档案信息的安全构成了较大的威胁。

2.2 档案管理人员素质不高

为了充分发挥数字档案信息的优势，必须有更多的专业人才进行科学的管理。但数字档案管理人员的素质普遍不高，表现在以下几个方面：一是管理人员的安全意识比较薄弱。数字文件信息的安全保护还没有形成正确的认识。第二，管理者缺乏丰富的专业知识和熟练的操作技能。他们没有足够的计算机和网络知识，也无法定期进行软件升级和系统更新。第三，管理人员在工作过程中缺乏足够的责任感，在巨大压力下容易处理不当，从而对数字文件信息的安全构成威胁。

2.3数字档案信息安全管理领域的制度不健全

目前，我国的数字文件信息安全系统还不够完善，实际的数字文件信息安全管理存在很多缺陷。由于数字信息安全管理系统的不完备，我国的数字文件信息安全管理水平普遍较低。从实际情况看，我国档案管理部门大多建立了相应的数字档案信息管理系统。许多系统是为了应付检查而设计的，并且有许多互相抄袭的案例。这种情况将导致系统无法与实际的数字文件信息安全管理工作相匹配。数字档案馆信息安全管理的实际工作没有任何制约和指导，甚至可能给数字档案馆信息安全管理带来不必要的安全隐患。

3针对数字档案信息安全管理采取的对策

3.1 完善相应的保护制度，构建有效的管理机制

系统与法律是数字档案信息安全管理的有力支撑，必须加强管理体系在实际工作中的完善，结合管理工作中遇到的具体问题，严格遵守标准管理制度。建立有效的安全管理机制结构，实施合理配置，提高数字文件信息安全管理水平。随着数字化档案生命周期的进行，对整个过程进行监控，选择合适的评价方法，收集相关数据进行统计分析，进行明确的保护和约束，从源头到数字化档案信息标准化管理。

3.2不断提高档案管理人员的综合素质。

首先，数字化档案要高度重视对工作人员的培训和教育，定期对档案信息管理人员进行专业讲师的培训和教育，向他们传授计算机操作、网络通信和数字化知识；不断提高档案信息管理人员的操作技能。二是加强档案管理人员职业道德教育，不断提高档案管理人员的职责，督促档案管理人员在日常经营管理工作中严格遵守有关规定和要求，为保障数字档案信息的安全创造条件。此外，为了保证资金和人力资源，数字档案管理部门应积极向财务部门申请资金转移，并将有限的资金用于培训技术人员和建设档案管理队伍。最后，我们需要与相应的人员考核和处罚机制合作，对那些能够严格遵守规则和要求，在数字文件信息安全和保护方面做出杰出工作的人给予一定的奖励。这样，档案管理人员就不断加强自身的要求，努力把自己打造成懂得技术和管理的综合人才，进一步提高数字文件信息的安全性。

3.3增强档案从业者的安全管理意识。

作为一个文件管理器，安全意识的高低直接决定了文件保存的安全性。因此，提高文件管理员的安全意识，让他们了解数字文件安全管理的重要性就显得尤为重要。应在管理数字档案所需的保管和其他专门知识领域提供培训。尤其是从业人员，对数字文件信息管理人员进行专业和系统的培训。其主要目的是通过培训提高档案管理人员的安全意识和安全意识，使从业人员对档案管理有清晰的认识。对机密信息进行加密保护，对存储环境进行适当清理。维护数字文件信息的计算机不与网络连接，以避免黑客攻击或病毒入侵。如果它引起泄漏，根据保密程度，承担相应的法律责任。使从业人员能够在提高业务标准的基础上认真和负责任地管理档案。

3.4提高面向互联网的安全保障系统。

由于数字文件信息的主要载体是计算机，而信息通过计算机系统传输到存储和网络系统中，目前的网络系统本身存在一些漏洞，直接影响到数字文件信息的安全。因此，为了确保通过互联网传输的数字档案的信息安全，我们应该使用尖端技术来保护我们的信息。防火墙技术可以很好地保护计算机数据，防止病毒入侵，网络蠕虫攻击等。但是，我们也应该认识到，时代在不断变化，技术在不断改进。因此，我们必须不断开发新技术，以防止黑客和病毒攻击和有效保护数字信息安全。

结束语

总之，管理是贯穿数字文件信息安全全过程的生命线。在网络环境下，档案部门必须建立高效的数字档案信息安全管理系统，以满足更高层次的数字档案信息需求。只有制定合理、严格的管理措施和规范，才能真正保障数字信息的真实性、可靠性和完整性。

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（作者单位：大唐观音岩水电开发有限公司）