新时代人事档案管理制度与模式的创新探析

樊东

摘 要：人才资源作为国家和企业拥有竞争力的基础，作为人力资源管理中不可或缺的重要环节，人事档案管理工作，为整个企业的人力资源工作提供了强大的支持力，进一步推动企业的稳健长远发展，在新时期背景下，企业有效利用人力资源，有利于为企业创造良好经济效益，助推企业的稳健可持续发展，笔者根据自己的工作经验，分析创新人事档案管理制度和模式的必须性，论述了当前认识档案管理存在问题，并提出创新人事档案管理制度模式的有效措施，以期更好适应时代的发展，从整体上提升人事档案管理效率和水平。

关键词：人事档案管理;制度;模式;创新

人事档案作为社会组织和国家机构对于内部个人工作、学习以及社会活动等诸多方面的材料内容，通过归纳整理，有效地保存，方便之后使用或是查询。近年来，随着社会的不断发展，社会各界逐渐认识到认了人力资源的的重要性，加大了对人力资源开发和利用，同时也在积极开展人事档案管理工作，并取的較为显著的成效。受多种因素的影响。当前的人事档案管理中，还存在诸多问题，值得我们去深入探讨，时代在发展，社会环境也在日益变化，在新时期背景下，人事档案管理工作也需与时俱进，不断加强出创新和改革，进而适应社会的发展需求。

一、新时代创新人事档案管理制度和模式的必要性

研究发现，当前我国有60多万的人事档案，鲜为人知，置之不理，在这其中还不包括外出务工学生族。通过上述弃档现象的分析，可见传统人事档案管理存在的诸多弊端，加之，传统档案管理主要“人档不分离”。因此，这种落后的档案管理模式，同当前的信息化社会存在着较为诸多矛盾。另外，传统人事档案中提供诸多档案人员的家庭背景、个人思想教育，社会关系等方面的信息，很少在特长、工作能力以及经验方面有所涉及。由此可见，重学历、资历，轻业能力、业绩是传统人事档案管理所重视的。如果适应市场经济发展和人事制度的改革，就需创新或是改革人事档案管理制度和模式[1]。

二、当前人事档案管理发展存在问题分析

（一）管理模式较为单一

受多种因素的影响，当前的人事档案管理工作人员的管理意识和思想还停留初级阶段，管理工作人员，只是注意对人员工工作信息、基本学习原始文字的保管和归档，并没有深入探究人事档案管理的意识。很多管理人员都没有从思想意识上，认识到人事档案管理的重要性，普遍存在着管理机构过于分散、“人档分离”、或是“弃档”的现象，在具体的管理工作中，并不遵循档案管理原则，基本上都是采用干部人事档案管理制度，这种制度只员工档案主要是为上级部门管理。随着社会的不断发展，这种单一管理模式存在的弊端日益显露，如，员工的档案信息无法及时更新，甚至还出现人事档案的混杂和混效，存在着档案信息与不相符的状况，在很大程度上阻碍人事档案管理作用的发挥。同时还影响机构和企业的发展，

（二）管理存在封闭性、局限性

档案资料的隐藏性和封闭性是传统人事档案管理中所重点强调的，因为传统人事档案管理模式，主要是针对个人或是部分人，故而，较为封闭，如果有员工从企业调走，自己无法将自己的档案带走，这样一来，档案就将人才限制在一个较为狭小的范围，导致单企业或是单位人才的自由流动成为一大难题。出现了“有档无人”或是有人无档”的尴尬局面，存在局限性，封闭性的档案管理模式， 在很大程度上了社会对人力资源的优化配置，同时还严重浪费人才资源[2]。

（三）人事档案缺乏使用价值

人事档案内容具体包含了员工的工作经验，思想品德、学历等，在档案管理需根据员工的实实际动态丰富起来，受多种因素的影响，档案档案管理人员在管理过程中，无法及时记录和和整理，这样一来，人力资源情况存在很大的滞后性，不能及时有效地实现人力资源管理的目的性。另外，由于档案管理人员缺乏对档案内容审核意识，故而，造成了诸多虚报信息或是伪造学历情况的发生，让人事档案管理没有实质性的价值意义。再有，由于人事档案内容，需涉及员工的学历、工作，现阶段人事档案内容主要存在这重学历、轻能力的现象，自然无法实现人事档案管理的目的。

（四）没有实现信息化管理

随着社会的不断发展，信息技术已经运用到日常生活中的各个方面。立足于人事档案管理而言，其信息化建设速度较为缓慢，很多时候都是采用纸质档案记录，只有一小部分人档案才实现电子化管理。人事档案管理人员对于人事档案的调阅档、资料的检索，记录主要还是手工操作，并没有构建现代化的信息资源库，导致人事档案管理没有发挥出相应的作用[3]。

二、新时代人事档案管理制度与模式创新策略分析

（一）树立人事档案管理意识

在人力资源管理中人事档案管理是不可或缺重要部分，同时也是进一步提升机构和企业竞争力的关键措施。在新形势下，树立人事档案管理意识，从思想意识上认识到人事档案管理的重要性是非常关键的，因此，机构和企业领导者要从思想意识上，认识到人事档案管理的重要性，通过各种措施，进一步强化人事档案管理人员的管理意识和工作能力，为让档案管理人员认识到档案管理的重要性，牢记管理原则，档案保管方法等，可通过研讨会，讲座等途径来实现。同时还可以借助多种传媒工具，广泛宣传人事档案管理的内容，从整体上提高管理人员对档案管理的重视程度，以便更好地做好档案管理工作，

（二）创新人事档案管理体制

其主要是指改变“内部化”、“单位化”的档案管理，将其有效变成社会化档案管理，进而进一步规避传统人事档案管理中封闭性、内部性以及隐蔽性， 更好地为各种组织机构获取人才提供一定便利， 更好地实现人才的流动，优化或是整合企业或是机构范围内的人才，最大化的发挥员工人事档案管理工作的主观能力性，进而从整体上提升人事档案管理工作的效率。

（三）及时补充人事档案内容

现阶段的人事档案管理制度中，往往强调只有科研人员，国企员工，政府工作人员以及高学历的人员才需拥有档案，对其他人员的人事档案根本没有要求，这样一来，让二者在社会地位或是身份上存在很大的差异性。因此，在新形势下，完善人事档案管理制度首先就必须要做到人人平等，进而让每一个都有属于自己的档案。众所周知，我国是一个人口大国，档案管理地位主要是原户籍所在地，如果我们有着流动需求的时候，可以采用邮寄的方式。另外，人事档案管理还必须要实行监管和规范管理，为确保人事档案的完整性， 还需要采取定期查阅考核制度，进一步规范人事档案管理人员的行为。

（四）善用现代化技术设备设施

在传统人事档案管理中，纸质档案的展示调取、保存存着诸多的缺陷性，非常不方便信息的选择、共享以及其他操作等。因此，在新时期背景下，要实现人事档案管理的信息化，现代化。当务之急就是要构建人事电子档案，及时补充和改正档案中的错误信息，这一举措，并不代表=纸质档案的作废。很多珍贵资料和证书仍然需要留有复印件或是原版，进而实现电子档案管理和纸质档案管理，让二者之间相互联系、相互补充。另外，还需加强对人事档案管理硬件设备或是软件技术的开发利用，最大化实现信息的快速检索，资源共享，更好地做好人事档案管理工作。

结语：

综上述所，随着社会的不断发展，传统人事档案管理模式和制定，无法适应时代发展的需求，逐渐凸显负面影响，因此，创新和改革人事档案管理制度和模式是社会经济发展需求的必由之路。

参考文献：

[1]魏文婷.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].中国市场，2019（02）：131-132.

[2]李新路.档案管理相关问题探讨[J].黑龙江科学，2018，9（23）：144-145.

[3]闵敏.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江科学，2018，9（23）：148-149.