谈提高基层档案管理工作效率的措施

潘玉君

摘 要：本文主要分析了目前档案管理工作的主要内容和现状，并结合实际工作经验提出几点具有针对性的建议，以提升基层档案管理的整体水平。

关键词：基层; 档案管理; 工作效率

基层档案主要指机关在工作、生产、经营、科研等各项活动中形成的对今后工作有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。基层档案管理工作是我国社会、经济和文化发展的重要基础。

一、基层档案管理工作的主要内容和现状

基层档案管理工作的主要内容如下： 第一，负责制定本单位档案管理的制度，实现档案管理标准化、操作规范化。第二，做好本单位文件资料的收集、整理、鉴定工作。第三，开展档案业务指导工作，主动敦促各部门保证文件的齐全与完整。第四，做好移交档案的登记、统计和保管。第五，编制多种检索工具，做到各种门类载体的档案分类科学、排列有序、编目规范，以迅速准确地查调档案并汇编档案资料。

在实际的档案管理工作中并不会直接产生物质财富。但只要管理人员把提供的档案做好详细统计，还是能通过档案的借阅产生间接效益的。档案工作人员应抱着对历史、对后人负责的态度，认真对档案进行鉴定、整理和保护。档案的信息化管理包含档案信息的加工和信息输出过程。信息化加工的质量取决于各基层单位档案管理员的综合专业水平。对文件资料的认知程度不仅取决于档案工作人员对本单位生产及经营活动的了解深度和广度，还取决于档案工作人员对文件资料未来查考价值的预判经验。因此，档案工作人员每年的继续教育、专业交流和培训必须列入本单位的教育培训计划，这样才能有效提高档案工作人员的专业水平。信息化的输出过程主要体现在如何利用档案软件进行快速查阅，如何精准定位到每一本档案案卷甚至是每一份文件，使档案工作人员不用去库房就能立刻提供给使用者。

二、基层档案管理工作的现存问题

1.档案管理意识不足

目前，在档案管理岗位上坚持多年的档案管理人员主要靠的是自身的素养和责任心，他们能安心于档案管理工作，坚持按照達标要求监督各类档案及时归档。但仅靠档案人员的微薄力量只能维持最基础的实物档案管理达标标准几十年不走样，没有上级领导的支持，库房空间不足，难以再配置。档案人员退休后招不到合适的人来接班，使档案管理的标准化局面无法维持，最终陷入混乱状态。

2.数据无法共享，降低工作效率

目前，办公室的文书管理系统和档案管理系统是两个独立的软件。文书人员在文书管理系统上登记收发文时，第一次输入的文件信息，档案管理人员在档案软件上是不能共享的，需要再次输入到档案管理系统软件中。随着科技的进步，文书人员将文件以扫描件的形式存储在文书管理系统中，档案管理系统无法调阅。提供档案管理系统中搜索到的文件不能立即打印出来给利用者，而是必须去库房调阅实体档案案卷，对其进行复印或拍照，不能共享前端文件资料的数据，大幅降低了档案的输入效率和利用率。

3.档案管理人员业务水平有待提高

档案管理是一项随着社会发展不断改进的工作，无论是工作方式还是工作效率，都在不断的改进与提升。因此，对于档案管理人员的要求也在不断提高。目前，很多档案管理人员对档案管理信息化的接受能力一般，甚至有为难情绪。档案管理的专业知识和信息化知识更新不及时，缺乏上级领导及时精准的业务指导，这些都会影响档案管理水平的提升。

4.档案检索效率不高

档案的检索分为手工检索和计算机检索两种方式，目前主要使用手工检索方式，因为它检索的成功率较高，但检索的时间较长。计算机检索能使用关键词搜索，快速又精准。但经过多次系统的维护，档案软件里的数据不是十分准确，搜索出来的文件和案卷信息和库房内的实体档案信息有出入。有的档案在电脑上显示不出来，档案管理人员在库房里却能找到。针对情况，仍然用手工检索的方式来搜索和确认。总提来说，缺失严密逻辑和精准度的档案管理系统难以提高档案的检索效率。

三、提升基层档案管理工作效率的建议

1.强化档案管理意识

基层领导和档案工作人员要加强自身的责任意识，档案管理工作人员要尽心尽力，不辱使命。部门领导要深入督促应归档的资料不可漏归或不归。单位应将档案工作列入年度考核，这可以从根本上保证档案的完整性，从而丰富库藏，为本单位的各项活动提供最坚实的保障。同时，还应建立健全档案管理的各项规章制度，日常工作做到有章可循，档案工作做到规范化和标准化。

2.实现档案信息数据共享

当前社会正朝着数字化、网络化、资源化的方向发展，实现档案信息数据共享，提高资源共享率已成为促进基层档案管理工作效率提升的必要途径。因此，基层单位应充分认识到这一点，积极引进信息共享软件，将能共享的文件资料和档案数据充分结合起来，实现云数据信息管理。这样不仅能解放档案工作人员手工输入的负担，还能提高档案的远程利用率，在安全的网络环境下，能快速提供给出差在外的利用者。

3.提升档案管理人员的工作业务水平

档案管理人员的综合业务素质关系到档案的安全和质量。首先，要提升档案管理工作人员的宏观管理能力，把档案管理工作的法律法规、行业标准稔熟于心，确保基层档案的安全。其次，要提升档案管理的专业知识水平。基层单位应招录档案管理的专业人才并形成人才梯队，以提高对文件资料的鉴定能力，保证紧张的库房空间里存储的每一份档案都是精华，还能保证一个单位的档案管理标准长期不走样。最后，要加强对在岗档案管理人员的继续教育培训，这样才有能力创新出档案管理的新方式。

四、结语

综上所述，面对社会科学生产力的快速发展，信息化技术在档案管理领域中得到普及离不开各级领导对基层档案的关注，离不开基层档案管理人员默默的坚守和奉献，更离不开信息化专业技术人员的帮助。档案管理机构应把档案信息化管理工作推动起来，提升基层档案管理的工作效率和管理水平。

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