新时期如何做好人事档案管理工作

韩纪延

摘 要：人事档案管理是党和国家工作不可缺少的一个重要组成部分，是一项系统工作，是做好职工工作的基本条件之一。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。人事档案管理工作的好坏直接影响到职工工作的效率和质量，涉及到每名职工的切身利益。笔者根据多年的工作经验，主要针对新时期如何做好人事档案管理工作进行分析和讨论。

关键词：新时期;人事档案管理

一、新时期人事档案管理特点

1、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

随着市场经济体制的建立和发展，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理成为一种社会化的活动，因此作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只负责收集、管理本单位人事档案，市场经济条件下建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其服务对象包括该社区范围内所有流动人员，为其提供人事档案管理服务，因而更具有社会性。

2、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构管理对象和服务对象的社会性，决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用职能往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也相对简单;而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，来自该社区范围内各类人员，加上每类人员身份不同，集中起来显得更复杂，其档案内容也显得各具特色。

二、人事档案管理工作存在的问题

1、对人事档案管理重视程度不够

随着社会的不断发展，我国进行了政治改革，随之进行了人事变动，对于人事档案管理工作也处于不断的调整中。在市场经济快速发展的形势下，单位内部的人员流动、思维观念的转变等都对人事档案管理工作提出了更高的要求。工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，工作任务完成后就将其随便放置一边，还有些人为了自己以后使用起来方便，也出现不愿交档案管理部门的现象，使人事档案收集不全、收集难的问题得不到有效解决，给档案管理工作带来阻力。在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中，不断加强宏观指导，努力提高从业人员的认识，切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要。

2、人事档案管理工作缺乏力度

一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度也存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不真实准确，人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。三是人事档案用纸规格不一。人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，但现行的办公材料大部分是A4纸，纸张的大小不同，在立卷归档时进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊，使人事档案案卷很不美观。

3、人事檔案管理人员业务不熟

由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

三、新时期提升人事档案管理水平的措施

1、提升重视程度，完善管理思维

人事制度的变迁直接影响人事档案的地位变化，在人事制度变迁的第一个阶段，人事档案在我国具有很高的地位，是人们存在于社会环境中一项重要证明。不断发展的社会经济与科学技术，严重冲击了人事档案的地位与权威，但也不能一概而论，因此新时期政府对事业单位领导的具体要求就是提高对人事档案管理工作的重视程度，单位领导对于人事档案管理中产生的综合效益应坚持发展的思路。新时期，各机关组织间的竞争其实就是人才的竞争，而人事档案管理能够在发掘人才、留住人才上为事业单位提供帮助，并对事业单位的管理创新与经营改革起到积极促进作用。所以，事业单位的领导应促进人事档案管理部门和档案人员的合作，进一步改革与完善原来不适应新时代背景的管理思维与管理措施。

2、提高人事档案管理工作水平

首先，进一步完善各项档案管理制度，狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备。

3、加强人事档案管理人员队伍建设

首先选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

结束语

档案管理是人事管理工作的一个重要组成部分，也是检验人事管理工作开展情况的重要标准，人事档案管理工作情况直接反映单位和人事工作者的工作效率和质量。提高对新时期人事档案管理特点和作用的认识，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位各项目标任务，促进各项社会事业进步具有一定的积极意义。

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