重点建设项目档案管理工作浅议

陈培纪

摘 要：在水务局重点建设项目建设过程中会形成各种各样的文档材料，认真做好建设人饮安全工程档案管理工作是非常重要的。本文归纳了针对水务局人饮安全项目档案的特点和档案的归档方式，并针对人饮安全工程档案管理中存在的主要问题提出了一些管理措施。

关键词：重点建设项目;人饮安全;档案管理

在社会主义新时期新农村的发展要求下，农村饮水安全成为了省市县都频频关注的要点和着重点。每年针对农村饮水安全下达的资金和项目都是水务局建设项目的重点，随之而来的各式各样的人饮安全工程资料，量大且冗杂，就要求必须形成一套完善的建设人饮安全工程管理档案工作方案。正因为建设人饮安全工程档案是建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建设物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设人饮安全工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建设人饮安全工程档案管理必作为建设人饮安全工程项目管理的一部分。基于人饮安全工程档案管理工作在项目建设过程中的重要性。本文归纳了针对禄劝人饮安全重点项目档案的特点和归档范围，并对档案管理中存在的主要问题提出了一些管理措施。

一、人饮安全档案资料的构成

禄劝县农村饮水安全巩固提升工程项目（以下简称人饮安全工程）是每年水务局的重点建设项目，涉及范围大而广，农村人饮安全项目需要解决的不安全饮水情况分为自流引水和水窖供水两大类，共涉及16个乡镇，194个行政村，其中贫困村115个，建档立卡户数26321户。每年在根据资金条件有限的情况下，解决一部分待解决且比较重要的项目。

每年的人饮安全工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括人饮安全工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件以及音像。

人饮安全工程档案特点主要体现在以下几个方面：

1.建设人饮安全工程档案具有单一独立性、真实性、适用性等特点。档案随着人饮安全工程建设同步完成的，反映了一个独立建设本身的整体性;档案形成后需要人饮安全工程质量监督单位进行竣工验收，这就需要保证这些资料与人饮安全工程实体一致;让档案考核人饮安全工程建设、检查工作建设，让建设人饮安全工程档案作为建设的永久原始记录。

2.建设人饮安全工程档案是建设人饮安全工程质量的反映。 人饮安全工程档案是建设活动的直接产物，全面的反映了人饮安全工程建设的全过程，对建设实体具有质量责任监督作用，一旦建设人饮安全工程质量出现问题，可以从人饮安全工程项目资料查找原因。

3.档案质量管理与人饮安全工程管理相统一。施工单位从人饮安全工程管理出发，建立健全建设人饮安全工程档案管理质量标准，随着建设人饮安全工程的进行，资料收集工作也在进行。防止施工单位在建设初期不注重文件材料收集，到人饮安全工程完工后，资料收集仓促，签字、盖章手续不全，影响了建设单位竣工备案和交付使用。

二、人饮安全的归档范围

（一）人饮安全项目人饮安全工程准备阶段文件的归档范围

禄劝农村人饮安全项目，在开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设人饮安全工程中剔除，建设人饮安全工程档案工作是根本无法成立，也是无法开展的。与其它项目的最大区别是，它一般来说，远在人饮安全工程施工之前，人飲安全工程档案就开始产生并积累了。

首先安排的是农村饮水安全调查，一般分作16个乡镇各自填报需要解决的项目，根据所报项目，再由单位技术负责人下到乡镇落实人饮安全工程地点，人饮安全工程上报表格形式，由乡镇负责人签字盖章，所积累的即为人饮安全工程原始资料，此部分资料还需整理归纳，以便后一年核查是否有重报漏报的项目。

其次人饮安全立项文件是项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而同时它们又是项目勘察测量、详细设计的依据。

（二）监理文件的归档范围与要求

1.监理资料归档范围：人饮安全工程项目监理合同，监理规划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必要的图纸和声像资料，质量监督部门指定的其它有关资料。竣工验收会议纪要或签定书，竣工验收报告，人饮安全工程质量竣工核定证书。

2.监理资料归档要求：人饮安全工程建设监理资料是项目监理公司对人饮安全工程项目实施监理过程中直接形成的，是人饮安全工程建设过程真实、全面的反映;人饮安全工程建设监理资料的管理水平反映了人饮安全工程项目监理公司的管理水平、人员素质和监理工作的质量。

（三）人饮安全工程施工中材料的归档范围

1.在施工前，必须具有上级批准进行施工的文件，还有计划任务书;相关政府部门对人饮安全工程开工的审批文件;人饮安全工程施工、监理中标文件及有关合同等综合性文件资料。

2.基础工程及水、电、设备安装人饮安全工程施工文件资料。在施工现场，档案管理人员要深入施工一线，收集施工中的各项文件资料。如开工竣工报告，图纸会审、变更、技术交底等材料，项目施工组织设计，监理规划，人饮安全工程会议记录等;施工中所用原材料、半成品的质量检验证明文件和试验文件;混凝土、砂浆配合比及试验报告;隐蔽人饮安全工程验收记录，沉降、位移、变形等观测记录等。要保证资料收集工作与施工进度同步，防止施工完成后，资料收集不全、无签字和盖章等问题出现。完善人饮安全工程实施状态，确保质量、进度、安全的全面控制。如果将人饮安全工程施工文件归档工作也纳人到人饮安全工程项目承包合同中，就能保证人饮安全工程施工文件材料的完整、准确、系统。

（四）竣工阶段归档范围

人饮安全工程档案资料中包括各种图纸资料，如总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建设人饮安全工程竣工图、装饰人饮安全工程竣工图、结构人饮安全工程竣工图、给排水人饮安全工程竣工图、空调通风人饮安全工程竣工图等。

三、人饮安全工程档案存在的问题

1.忽视对档案资料的使用。档案管理部门忽视了档案资料利用的宣传工作，当建设出现质量问题后，很少利用人饮安全工程档案查找原因，失去了档案资料的作用。

2.忽视了档案资料对相似人饮安全工程的作用。对待相似人饮安全工程，管理者没有充分发挥档案资料的参考作用。

3.档案编制人员专业技能欠缺，没有认真负责的完成人饮安全工程档案编制工作，造成档案资料收集不规范，缺乏必要的真实性，不能达到档案利用的效果。

4.档案管理人员对施工现场资料收集不够重视。档案管理人员对工作不负责任，不现场了解一手施工资料，造成签证资料和变更资料欠缺，对施工决预算有一定影响。

5.档案管理人员收集资料仓促，整理、归档和移交过程不够流畅，不能及时将档案移交给档案管理部門。

四、人饮安全项目档案管理问题的解决办法

（一）建立健全档案管理制度

为了加强对人饮安全工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，施工单位必须根据现场施工情况建立健全档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等人饮安全工程项目管理人员及档案人员在人饮安全工程档案形成过程中应该明确自己的职责，规范档案资料的收集、整理工作，项目竣工验收时要完成文件资料验收工作，建设遗留问题，保证归档质量。

（二）进行施工现场办公工作

档案管理人员必须跟着施工进度进行资料收集，在人饮安全工程施工，尤其是关键工序和隐蔽人饮安全工程施工中，必须进行现场监督，了解工程进展情况，并做好详细记录，使得档案管理工作走向良性循环的轨道上来。

（三）建立档案检索系统

随着计算机技术的不断发展，档案管理部门建立了现代化的档案管理方法，开发了档案检索系统，将图像档案、影像档案、电子文件档案代替了传统的纸质档案资料，加大了档案收藏的信息量，同时提高了档案管理部门协调工作能力，方便了档案利用效率。

（四）及时做好传递和变更记录

在施工过程中，时常会遇到设计不符实际而无法进行施工，必须进行变更原设计的情况，这就需要档案管理人员及时收集补充变更资料，保证档案的完整、准确、有效，只有充分了解人饮安全工程中的变化情况，才能防止这些资料的缺失和遗漏。

（五）严格把好竣工验收质量关

严格把好竣工验收档案资料质量关，使人饮安全工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。竣工验收时，建设单位应该按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，对人饮安全工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。档案验收的重点是检查项目前期文件、隐蔽人饮安全工程材料和竣工图的编制，必须将人饮安全工程竣工验收与档案验收同步，保证建设人饮安全工程档案符合移交要求。

（六）提高档案管理人员的素质

加强对档案管理人员和有关技术人员的培训，让他们了解档案收集和管理过程中会形成那些类型的文件，哪些是属于有保存价值的档案，使得档案管理人员成为有理论、业务精、观念新、认识高，在工作中灵活应对，由被动变主动，提高档案管理水平，更好的服务于人饮安全工程档案管理工作。

五、结语

人饮安全工程建设项目档案是人饮安全工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。做好人饮安全工程建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了重点工程建设项目的管理，同时可以更好的保证工程建设的自身质量。

参考文献：

[1]杨希琴.《建设工程竣工档案质量保障对策研究》.2009.

[2]赵越.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].中国科技纵横.2011（8）.210.

[3]王艳.做好新时期档案管理提升档案管理现代化水平[J].华章.2011（11）.250.

[4]赵娟.新时期做好档案利用工作之我见[C].山东省档案学会.2009年学术年会论文集.2009-327-331.