浅谈高校学生公寓电子管理系统的建设和应用

李扬 王亚平

摘 要：改革开放四十年以来，网络化、信息化在中国的各行各业应用越来越广泛、深入。科学技术的发展为诸多领域提供了更加方便、快捷、有效的管理方式。学生公寓电子管理系统也逐步被应用到我国许多高校的学生宿舍管理工作之中，这给高校学生公寓工作带来了极大的方便。本文在学生公寓电子管理系统的概念之上，对我国高校学生公寓电子管理系统的建设等相关问题进行了分析、研究，并在此基础上提出了建议和方案。

关键词：学生公寓;电子管理;信息化

进入21世纪以来，我国高等教育有了飞速发展，伴随着高校校区的扩建，高校招生人数越来越多，这对高校学生公寓的管理工作带来了极大的压力，传统的手工记录宿舍入住信息容易出现诸多错误，且数据更新慢，工作强度大，已经很难适应现在高校的发展要求。因此，为了使高校学生公寓工作更加高效、快捷、准确，并且使其更好地管理学生、服务学生，越来越多的高校开始引进使用学生公寓电子管理系统，这不仅提高了学生公寓管理的时效性、准确性，也为学校的进一步发展奠定了基础。

一、高校学生公寓信息化建设的现状和目标

伴随着信息化水平的提高，计算机网络等信息技术在高校教学、科研、管理等方面应用越来越广泛，这为高校的发展注入了强劲的动力。学生公寓作为高校发展的重要后勤保障，不仅关系着学生的住宿质量，而且对一个学校的发展有着巨大的影响。随着学生招生数量的增多，各部门的信息的沟通交流成為制约高校发展的重要因素。引入学生公寓电子管理系统不仅能够提高学生公寓管理工作效率，而且能够为学校其他相关部门的工作提供及时、有效、准确的信息服务，这使得学生公寓管理工作信息化势在必行。

现如今，学生公寓管理模式大多为楼长责任制，即楼长具体负责该学生公寓楼内所有学生的住宿信息统计。传统方式是以手工汇编将学生的住宿信息统计到学生住宿信息管理册中，但此方式不仅效率低下，而且容易出错。与此同时，当大批量学生住宿信息发生变更时，很难及时地统计反馈，这给公寓管理工作带来了极大的不便。除此之外，新生入住安排、毕业生离校统计、公寓日常报修情况分析、下年度报修经费上报等需要大数据分析等问题，传统管理方式已经远远满足不了需要。

高校学生公寓管理信息化可以提高住宿和房源管理的准确性和及时性，在住宿分配问题上实现高效自动化，能够及时反馈学生在住宿方面遇到的问题，从而使高校学生公寓管理工作能够更好地服务学生，从而提高和改善学生的住宿质量。

高校学生公寓管理信息化系统的目标主要实现以下几点：一、方便学生宿舍调整。系统中应包含各公寓楼内的住宿信息，包括现有住宿信息和空床位统计信息等。当有大批量或者个别学生办理入住、退宿、调整宿舍时，系统能根据不同的需求，准确实现宿舍调配。二、方便住宿费用的管理。要实现与财务处的对接，将学生住宿费的准确数据提供给财务处，方便扣款。三、方便建立学生档案。结合院系完善学生档案管理。例如学生档案的查询、学籍管理等信息。另一方面要涵盖学生宿舍卫生成绩、违章电器、晚归情况的录入和分析。方便管理人员准确掌握宿舍情况。

二、高校学生公寓电子管理系统建设的问题分析

（一）“信息孤岛”问题

“信息孤岛”现象是指不同部门或人员之间不能实现信息共享，在功能上不能关联互助，导致业务流程脱节，信息化系统无法实现最大化应用，这种现象广泛存在于国内高校之中。高校的各部门之间业务关联度不大，这给信息化共享的实现建立了屏障。近几年，高校管理系统日趋数字化，很多高校越来越重视“信息孤岛”现象，但该项工作起步较晚，此现象或多或少依然存在，对于学生住宿方面，比如学生住宿信息、房源信息等数据更新不及时，不仅影响学生公寓管理部门的管理，也使得其他部门不能及时获得有效数据，从而严重限制学生公寓电子管理系统在实际工作中发挥作用。

（二）设计目标与实际应用不匹配

目前，很多高校已经使用学生公寓电子管理系统，但仍存在盲目学习和照搬其他高校电子管理系统的现象，导致引进的电子管理系统不能满足实际工作的需求，导致学生体验差、感受差。

（三）缺少与时俱进的改变

高校学生公寓管理工作是一项特殊的工作，其特殊性在于随着时间的变化，该项工作的目标和实现途径也将发生变化。很多高校在引进高校电子管理系统后，虽然能够满足当时的需要，但缺少后续资金来应对随着情况变化需要对系统进行相应调整的问题。从而造成电子管理系统使用起来与实际工作不相符的不良现象。

三、高校学生公寓电子管理系统建设的解决方法和建议

（一）推进校园数字化建设

高校学生公寓电子管理系统仅仅是校园数字化建设的一小部分，要想尽可能消除“信息孤岛”现象，学校应加大力度推进校园数字化建设，用网络将学校各部门串联起来，统一信息管理平台，完善信息传输和录入，尽可能地实现工作业务上的信息共享，从而整体提高办事效率和服务质量。

（二）按需调整

在系统的开发前期，充分与开发者沟通交流，将工作所需有条理地进行整理归纳，积极就解决方案进行充分深入地讨论研究。在系统建设过程中根据需要不断进行细化，形成系统完整的设计方案，已达到更好地效果。

（三）重视系统的维护和更新

在系统的使用过程中，需要对系统进行维护，以保证系统能够正常运行。同时，还需要定期对系统进行更新，以满足新阶段的工作要求，这点需要与系统开发者保持后续的联系沟通，确保系统能得到进一步的开发利用。

四、结语

高校学生公寓管理作为高校管理工作的重要组成部分，其信息化建设的成功与否会对高校的后勤、招生等方面造成较大的影响。因此，在校园信息化建设的推进过程中，要遵循系统的功能、结构、要素、环境等方面的规律进行开发系统，以尽可能地避免“信息孤岛”现象的发生。时代在进步，社会在发展，我们要及时发现新阶段的问题，并将先进技术应用在解决问题上，积极地促进高校信息化建设。

参考文献：

[1]胡凤梅，胡文江.高校学生公寓管理系统的设计与实现[J].信息化建设，2015（10）.

[2]王志. 浅谈我校学生公寓管理中信息化的应用[J].收藏与投资，2017（10）.

[3]吴媚. 高校学生公寓管理信息系统的设计与实现[J].管理学家，2013（20）.