高校进口仪器设备采购管理模式的思考

2019-04-03于文娟杨化滨

实验技术与管理 2019年3期

渠晖, 于文娟, 杨化滨

(南开大学实验室设备处, 天津 300071)

1 高校采购进口仪器设备的现状

1.1 国产与进口仪器设备

近年来,国家出台了《国家中长期科学技术发展规划纲要(2006—2020年)》《中共中央、国务院关于实施科技规划纲要,增强自主创新能力的决定》等文件。这些文件的核心目的就是希望高等院校在基础研究和关键技术上实现突破,研发出高精尖的国产仪器设备,实现相关产业经济增长方式的转型,从而进一步推动科技创新型国家的建设。在国家大力支持下,国产仪器设备研发与生产突飞猛进。在相同实验条件下,一些国产仪器设备在精度与实验重复性方面已经与进口仪器设备不相上下,这也从一个侧面反映出国产仪器设备研发近几年取得了极大的发展。此外,相对于进口仪器设备高昂的价格,国产仪器设备也具备了很大的竞争优势[1-4]。

高校主要的任务是教学与科研工作,高校用户在选择仪器设备方面,除了考虑前面提到的仪器设备精度、实验重复性、价格等问题外,一般还会考虑以下几个因素：

(1) 高校中承担科学研究任务的绝大多数用户若想在国际顶尖刊物上发表高水平文章,除了文章内容之外,实验中用到仪器设备的品牌和参数也是文章能否接收的关键性因素之一。这其中很大一部分原因是,很多国外颇具影响力的学术期刊审稿人对于国产仪器设备了解不够充分,在审稿时可能会因为不了解实验中所使用的国产仪器设备的参数、精度等问题而对实验结果产生怀疑。因此,为了能顺利在国外著名期刊上发表高水平文章,用户大多会倾向于选择采购进口仪器设备开展实验。

(2) 高校部分用户反映有些国产仪器设备在使用过程中还存在不可忽视的缺陷。例如某品牌的国产移液器在人体工程学设计方面存在一些问题而导致实验重复性差等,某品牌的国产二氧化碳培养箱返修率较高,耽误实验进展等。这也在一定程度上导致了部分高校用户倾向于选择采购进口仪器设备。

(3) 随着近几年国家人才战略的推进,很多在国外名校毕业回国的学者在国外科学研究中长期使用某品牌的进口仪器设备,归国后为了保证实验数据的一致性与延续性,减少对实验条件的摸索,会倾向于选择采购以前使用的同品牌同型号仪器设备。

综上,高校用户对仪器设备的选择,尤其是对实验室专用科学研究仪器设备进行选择时,大多倾向于首选进口仪器设备[5]。

1.2 南开大学进口仪器设备采购现状与特点

图1为南开大学近年来进口仪器设备采购情况。南开大学作为文理并重的综合性大学,进口仪器设备的采购量与典型的同类型同规模兄弟院校相比偏少。但是,随着国家的发展与支持,我校近年来进口仪器设备采购的情况也呈现逐年增长的趋势。

图1 南开大学近年来进口仪器设备采购情况

进口仪器设备作为国产仪器设备的有益补充,与同类型国产仪器设备相比,具有单台件金额高,台件数少,使用院系较为集中等特点。呈现以上特点的原因,一是同类型进口仪器设备品牌知名度高,且国外人工成本在一定程度上高于国内人工成本；二是进口仪器设备采购量小于国产仪器设备采购量,没有形成采购规模。国产仪器设备不仅仅包含通用型仪器设备,还包含专用型仪器设备,覆盖面比较广,而进口仪器设备一般来说均为专用型仪器设备,学科针对性比较强；三是进口仪器设备主要用途是教学和科学研究,尤其主要是科学研究。因此,理工科院系采购比较多,而文科院系由于其学科特点,基本不需要专业仪器设备开展科学研究,因而较少采购进口仪器设备。

2 进口仪器设备采购管理流程中的问题

根据国家颁布的《中华人民共和国政府采购法》《教育部政府采购管理暂行办法》等采购管理法律法规,结合我校的实际工作,南开大学目前仪器设备采购以采购额30万元人民币作为招标限额,超过30万元人民币的采购项目需要进行招标采购。进口仪器设备普遍金额较高,综合前几年的采购情况统计,有一半以上的进口仪器设备都需要通过招标方式进行采购。高校进口仪器设备采购管理的流程如图2所示。

图2 高校进口仪器设备采购管理流程简图

由于进口仪器设备采购周期长,采购流程中涉及单位较多,其中还包括商务部、海关等校外单位,涉及的相关审批手续较为严格与复杂,因而相对于国产仪器设备的采购来说,在实际操作中可能会遇到比较多的问题。

2.1 采购审批阶段

在采购审批阶段,用户可能需要多次往返于高校内各个职能部门,如院系办公室、财务处、科技处、实验室设备处、招投标管理办公室等。尤其是国内很多高校为了进一步发展,设立了不同的校区,办理手续需要在不同校区间往返,浪费人力物力。就南开大学而言,目前有八里台校区、津南校区和泰达学院三个校区,各个职能部门分散在这三个校区,用户提交采购申请后可能需要在三个校区之间往返办理审批手续,增加了成本也降低了效率[6]。

2.2 论证阶段

在论证阶段,论证委员会把关严谨与否很重要,一旦仪器设备通过了论证,就会进入采购阶段。论证委员会与论证专家在论证过程中,应考虑到各种可能发生的情况,如仪器设备采购后可能无人管理与使用,或者仪器设备到货后可能由于没有合适的存放地点或者验收指标而导致无法验收等。一旦发生上述情况,不但会影响高校仪器设备的正常使用,还有可能给高校带来经济损失或隐患[7]。

2.3 采购阶段

在采购阶段,招标采购方式的选择非常重要。目前大多数高校采用的招标采购方式,主要为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价等5种。如何选择合适的招标采购方式是高校招标采购工作中的重点与难点。此外,在整个采购过程中,汇率波动也可能会给高校带来一定的风险。

2.4 外贸代理

高校没有独立的进出口权,无法直接与外商签署外贸合同,需要委托具有资质的外贸代理公司代表高校与外商签署外贸合同并进行进口仪器设备的采购。高校在实际工作中,一般习惯于沿袭以前合作的外贸代理公司,因对其缺乏有效的管理竞争机制,无法在实际工作中达到优胜劣汰的目的[8]。

2.5 档案管理

高校采购进口仪器设备,一般会留存纸质档案。在实际档案管理工作中,部分档案可能会因为保存时间过长引起字迹模糊不清(如光敏纸),从而导致部分档案缺失,给档案管理工作带来问题。

3 对于高校进口仪器设备采购与管理模式的思考

3.1 建立仪器设备采购管理系统

在仪器设备采购管理工作中,引入互联网思维模式进行数字化校园建设,可以突破时间空间的局限性,让用户可以依托互联网随时随地开展采购工作,降低用户在仪器设备采购方面投入的时间和精力,从而更高效地投入到教学科研工作中。仪器设备采购管理系统投入运行后,用户可直接在线申购,通过审批后,只需要向实验室设备处递交必要的文字材料或电子版材料,即可完成仪器设备的申购工作,大大提高效率。此外,信息化平台的建设,如网上竞价系统、仪器设备采购全生命周期管理系统的建设,也可以从科技层面防范腐败现象的发生,有利于廉政建设。目前我校建立的设备家具管理系统,初步实现了仪器设备的全生命周期管理,既方便了用户,提高了工作效率,又保证了采购数据的准确性与完整性[9-10]。

3.2 加强大型贵重仪器设备的论证与验收工作

论证工作一般涵盖仪器设备申购理由、选型分析、外部环境条件以及用户自身条件等。论证工作最重要的目的,就是减少甚至杜绝重复采购、采购后无人使用而闲置等问题。此外,仪器设备的先进性、实用性、可扩展性等也是论证工作非常重要的因素。加强论证工作,首先应转变论证委员会与论证专家的思维模式,做到据实论证,按需论证,避免在论证通过后出现重复采购或者采购后闲置等问题,也避免采购性能指标明显已经落后的仪器设备。此外,引入论证问责机制,由论证委员会与论证专家对其参与论证的项目负责,一旦出现问题,可对参与论证的专家进行追责[11]。

验收工作一般应由校内主管部门、校内用户以及供应商共同参与,如涉及商检,还需有海关进出口检验检疫部门等校外单位参与验收。验收工作的意义,是保证采购的仪器设备能够顺利开展工作。加强验收工作,可以在签订采购合同的同时,签订验收合作备忘录,在备忘录里面明确注明验收所需要的场地条件与各项验收指标,以便保证验收工作的顺利进行。

3.3 招标方式的选择与汇率波动风险防控

选择合适的招标方式,是仪器设备招标采购工作中的一大重点,更是一大难点。采用公开招标的方式,可以做到公开公平公正,但是有时并不能达到最理想的结果。因此,合理采用公开招标之外的其他采购方式就显得尤为重要。在招标采购方式的选择中,公开招标、竞争性谈判和单一来源采购三种方式在高校实际招标采购工作中使用频率相对较高[12-13]。

2014年12月,财政部印发了《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》,在政府采购机制中引入了一种新的招标采购方式——竞争性磋商。竞争性磋商可以看作是竞争性谈判的另一种补充模式。竞争性谈判遵循的原则是低价中标,有时谈判结果并不一定是用户最满意的结果；而竞争性磋商的原则是综合评分法,其磋商结果会保证所购仪器设备最优的性价比[14]。

对于进口仪器设备,由于其专业性较强、技术较为复杂,有时不易确定详细规格。通过实践以及未来长远发展来看,竞争性谈判和竞争性磋商是对于进口仪器设备招标采购较为合理的方式,也是高校采购进口仪器设备首选的两种招标采购方式。

进口仪器设备采购过程中的汇率波动,是采购过程中需要关注的另一大重点。从2015—2018年,人民币兑换美元的汇率从6.22∶1涨到6.49∶1，再涨到6.90∶1, 而后又回落到6.30∶1。以一台50万美元的进口仪器设备为例,在这期间采购的预算,有可能相差将近30万元人民币。高校对于汇率波动风险,一方面要积极关注国家时事与政策,针对预期有可能发生的汇率波动作出应对,及时通知外贸代理公司进行锁汇或者付汇结汇；另一方面也可以人为干预,适当缩短或延长进口仪器设备采购过程,在汇率相对较低时完成整个外贸流程中的付汇过程,为高校节省资金。

3.4 外贸代理公司的遴选与考核

外贸代理公司遴选,是选择外贸代理公司的一种较为合理的方式。在实际工作中,部分高校采用了招标遴选方式,还有部分高校采用了校内评审遴选方式,均获得了不错的效果。我校于2018年4月对目前合作的外贸代理公司进行了校内评审工作,在未来的工作中,我们依旧倾向于采用招标遴选方式选择外贸代理公司。

通过对外贸代理公司的考核,可以对外贸代理公司进行有效监管,防止其在工作中产生惰性。在过去几年的工作中,我校不定期对外贸代理公司进行考核,对不能达到用户满意的外贸代理公司要求限期整改,整改后达到了很好的效果。

高校引入外贸代理公司遴选制度以及与之相适应的外贸代理公司考核制度,对与其合作的外贸代理公司实行优胜劣汰,可以从一定程度上对外贸代理公司进行激励与鞭策,也从另一方面保证了进口仪器设备采购的时效性,提高了用户的满意度。

3.5 加强进口仪器设备采购档案管理工作

由于纸质档案的特殊性,在一段时期内,高校还需要保存纸质档案备查。在保存纸质档案的同时建立电子档案数据库,是未来仪器设备采购档案管理工作的方向。电子档案数据库的建立,使得纸质档案在归档后,用户或者仪器设备管理人员还可以在电脑或者互联网上进行方便的查询检索,便于档案管理与查询工作的开展。我校自2013年开始,在进口仪器设备采购过程中开始建立电子档案数据库,内容不仅涵盖了纸质档案,还增加了“海关免税说明”等采购过程中涉及的其他材料,方便查阅检索的同时,也保证了进口仪器设备采购档案的全面性与延续性。