Word邮件合并功能在林业小班调查卡片制作中的应用

杨战阳

摘要：小班调查卡片在林业上较为常用，是反映小班权属、立地等诸多要素的集合。介绍利用Word的邮件合并功能较方便地制作电子版的小班调查卡片。

关键词：Word;邮件合并;小班调查卡片

小班外业调查表是体现小班位置、权属、立地、植被、林分因子等小班属性的综合性表格，在林业各类外业调查中广泛使用。在森林调查中填写外业调查卡片是一项比较繁琐的工作，而小班的位置、权属、立地等固定属性又成了外业调查表填写的重复性工作，这些小班的固定属性完全可以在外业调查的基础上，利用原有的調查结果。而应用Word的邮件合并功能制作小班调查卡片变得更加快捷高效。下面以森林抚育作业项目为例制作小班调查卡片。

1 制作一份Word格式的小班调查卡片

小班的属性内容要齐全完备，如图1。

2 建立一个Excel工作簿

将外业调查表所有需要填写的项目填人表格第一行。

3 填写表格

把森林抚育小班林况表与小班情况表中与外业调查卡片相对应的内容粘贴到Excel中，而诸如调查人员、调查日期等需要单独在表格中填写完成。此步骤需要注意的是单行的内容都是这个外业调查小班的属性，不要与别的调查小班混淆了。

4 查找数据源

Excel中的每个属性完善后，就可利用Word制作小班调查卡片了。打开制作好的空的小班外业调查卡，利用Word工具栏的工具→信函与邮件→邮件合并功能，制作好的Excel就是我们需要的数据源，如图2。

5 插入数据

利用Word插入域工具，将Excel中的每个属性数据引用到Word中相对应的位置，如图3。

6 制作外业调查表

在所有属性引用完成之后，可以检查属性引用的正确与否，通常在数据栏会出现较多小数点，可以通过“域代码”工具，设置自己需要保留的小数点位;在检查插入域都正确之后，利用“合并到新文档”工具，就将全部外业调查表制作完成。

通过Word邮件合并功能能够较便捷地完成小班外业调查表的制作，不用之前逐一对各调查小班的填写，大大提高了工作效率。