企业人事档案管理工作的运用与创新

陶乐 王凡卓

摘要：人力资源管理部门是一个企业的核心构成，为企业人事档案管理注入了新鲜的血液，同时国家也对于各中小企业的人事档案管理工作更加重视，融入现在信息科技的管理方式已成为主流。对于当前情况，本文以当前信息化趋势为背景，着重分析了现代企业中人事档案管理所面临的挑战，提出了新的管理目标与对策，旨在完善档案信息化管理体系，提高人力资源管理人员的整体管理水平。

关键词：企业；人事档案管理；改革；创新

引言

随着现代企业制度的不断推广运用，人力资源在企业的地位越来越重要，作为其中的一个关键组成部分，人事档案管理工作关系重大。本文从档案管理目前存在的几个主要问题着手，就人事档案管理如何适应人力资源管理要求、更好地服务于企业的发展，提出相应的改革建议和措施。

1企业人事档案管理的含义

企业人事档案是指组织、人事等有关部门，按照党的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部员工等工作中直接产生的，记述和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的，以个人为单位立卷归档保存起来的以备查考的文件资料及其他各种形式的历史记录，是历史、全面地考察员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分，是人事部门发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

2人事档案管理现状

2.1信息化平台建设与推广不足

观察当前行业情况，传统的人力管理部门对于信息化平台的构建缺乏直观的概念，造成了管理信息平台的建设与推广不足，也缺乏对先进的信息化管理技术的引入。另外，也有很多企业管理层人员缺乏对档案信息的正确认识，管理人员观念上的陈旧直接反映于行为上，在管理人事档案中依旧按照传统的工作方式进行目录的编写、档案的汇总以及归档，而对使用计算机或者网络技术有抗拒心理，这在工作人员中十分常见。

2.2档案材料内容不齐全

企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续进行，严重违反相关规定。

2.3人事档案管理工作机制不够健全

在对档案进行管理的过程当中缺乏理论和系统性的知识，无法对档案进行科学合理有效的整理。另外由于档案管理的机制体系不够健全，也不能够有效地推进档案管理工作正常开展，人事档案管理工作较为混乱，在对干部进行调动时，人事档案的转接手续不能够按照科学合理的流程来进行办理，导致档案的材料和数量并不清晰，责任也不明确，最终就造成档案缺失，给干部造成无法弥补的损失。同时由于机制体系不够健全，材料经常会出现不归档的现象，而且存档的材料也不能够真实地反映出一些本人的现实情况，导致人事档案的不完整，影响到了档案职能的正常发挥。

3企业人事档案管理的意见

3.1重视档案保密工作

人事档案是企业的重要机密，须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《干部档案工作条例》，确保档案的安全和保密。人事档案保密要求如下：（1）不得向无关人员提供或泄漏档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或处分；（2）不得在不安全的地方存放或查阅人事檔案，不准携带人事档案出入公共场所；（3）提供查阅档案前，须问清查阅档案的用途、查阅人与被查阅人的关系，对不符合查阅条件的，应拒绝接待；（4）档案室除档案管理人员外，其他人员不得擅自进入。

3.2加强员工档案信息防火墙的建设

要保障在现有网络技术领域中加强人事档案管理的安全性，最重要的就是加强计算机防火墙的开发。首先，在档案资料的收集阶段就要做好安全工作，在整理过程中规范操作并避免计算机的系统漏洞，减少不必要的安全隐患。其次，对档案管理的信息化应用需要依靠高效地杀毒及防火软件，技术人员应不断开发更先进的网络防火墙，及时排查网络漏洞并阻挡病毒入侵。同时，为了阻止计算机病毒的侵害还应使用杀毒软件，全面清理可能出现的隐患。只有从根源净化网络环境并实时监测，才能更好的将信息技术应用于档案管理工作中。

3.3加强电子信息管理

（1）根据公司安排部署及要求，厂人力资源部维护人力资源管理信息系统，数据维护明确专人负责。未经人力资源部门负责人允许，其他人员不得擅自使用档案室微机查阅有关资料。（2）电子档案信息应与纸质档案内容保持一致，并及时维护、更新，做到数据完整、准确、真实、可靠。人员信息变化后，须在1个月内完成信息数据的调整工作；人员调动时，信息数据与档案同步转移至新单位。（3）在使用人力资源管理系统过程中，要注意电子信息的保密工作。人力资源管理系统密码由人力资源部门人员掌握，不得告之他人。

3.4全面提高人事档案管理人员的综合素质

面对当下人事档案管理人员专业知识欠缺，专职人员少等现象，应该把干部档案管理工作作为重要内容，并且配备专业的工作人员来开展此项工作，尤其是要配备一些思想政治素质相对较高、文化水平高、业务能力相对较强的同志来从事专门的干部档案管理工作。为了充分激发人事档案管理工作人员的工作积极性，应该进一步改善人事档案管理工作的条件，并且落实档案管理人员的相关待遇。同时要经常举办一些业务培训，通过这些培训来提高人事档案管理人员的综合素质以及业务能力。

3.5合理收集人事档案材料

人事档案管理工作的质量得到提升，才会促进事业单位朝着良好方向发展。在人事档案管理工作开展的过程中，应该着手于人事档案材料的收集。在政治经济体制不断变革和深化的背景下，人事材料需要入档的内容变得越来越多。由此，对人事档案材料的收集提出了比较高的要求。档案管理人员在实际开展工作的过程中，要有认真的态度，并对其进行细致的甄别。针对那些不符合归档标准的材料要进行合理的处理，手续不全的材料要退回重新办理。在保证材料齐全的情况下，人事档案才会展现出权威性和准确性。

结语

综上所述，在当前网络技术越来越普及的背景下，企业曾经使用的人事档案管理方案以逐渐与时代脱节，并逐渐出现了很多问题。因此要求人力资源管理人员对问题进行反思，从而转变陈旧落后的管理思想，更好地利用现代计算机与网络技术，从而实现员工档案管理的自动化与信息化。信息科技手段的运用可以大大提高工作效率，为实现企业内部管理的跨越式发展做出了突出的贡献。

参考文献

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（作者单位：河南中烟工业有限责任公司漯河卷烟厂）