关于提升企业档案管理工作质量的思考

赵艳芳

摘 要 近年来，企业档案越来越受到企业各层管理者的重视，管理好企业档案对提高企业的服务效率、经济效益、竞争力、社会地位等大有益处。在企业档案实际工作中，存在很多问题，企业档案工作开展难度大、进展缓慢、效率低下。针对这些问题，笔者认为，企业档案管理应遵守一定的质量标准，并纳入企业管理的整体标准体系中，与其他标准体系相互协调配合，共同为企业服务。

关键词 企业 档案管理 作用 对策

企业的发展需要档案管理做基础，档案对于一个企业的发展至关重要。但是，目前还有很多企业没有认识到其中的重要性，对于档案管理一直是忽视的，所以导致我国很多部门的档案管理工作出现滞后等现象。不仅表现在相关工作人员知识的匮乏上，还体现在归档效率低，管理缺乏规范化、科学化等问题上。档案主要记录的是一个企业的发展历程，包括它所获得的一切先进成果。档案为本企业的现状分析以及未来的发展趋势提供了有力的凭证和依据。我国正处于高速发展时期，做好档案管理工作尤为重要，因为它不仅记录了一个企业的发展历程，同时也体现了一个企业的先进理念。所以，关于档案管理工作我们应该勇于创新、敢于探索，这对于企业的发展具有重要意义。做好档案管理的相关工作不仅会影响一个企业工作的发展，对于促进经济的全面发展以及提升竞争力都具有重要意义。档案管理的科学化、规范化已经勢在必行，唯独坚持与时俱进的原则，广泛接纳和吸收先进的档案管理的研究成果，才能够提升自身的档案管理水平。做好档案管理工作，不仅是适应新形势的必要选择，也是实现档案管理部门的自身价值的重要体现，同时也是档案管理人员实现历史责任及人生价值的重要途径。

一、提升企业档案管理工作质量的重要性

（一）企业档案管理质量体系有助于提高档案管理水平

企业档案管理质量体系是对文件从形成、归档、整理、保管、利用、销毁或永久保存的全过程进行严格质量控制，使档案管理工作的各个环节都有章可循、有规可依，从而弥补了以往档案工作中的薄弱环节，保证档案工作的有效性和连续性。企业档案管理质量体系的建设要求领导重视，全员参与，这样可使每一位档案工作人员树立起档案质量意识。可通过多项措施如讲座、培训、继续教育等方式来提高工作人员素质。基于标准的档案质量管理体系注重档案人员业务能力、创新能力、服务水平的培养和提高。

（二）企业档案管理质量体系是企业发展的要求

随着人们对档案信息资源的依赖性日益增强，对档案质量的要求也越来越高。因此，提高档案质量及档案管理质量成了当务之急。档案管理标准体系的建设让档案工作渗透到企业业务工作中，健全了档案管理制度，扩大了档案管理的队伍，确保了业务档案的完整及准确。建立档案管理标准体系，不仅对搞好企业档案管理，开发档案信息资源有积极的作用，同时对全面加强企业综合管理，推进企业建设，促使科研成果转化为生产力产生积极的影响。因此，企业为了保证工作效率，应该建立档案管理标准体系。

（三）企业档案管理质量体系是全面质量管理的内涵之义

全面质量管理是指以质量为中心，以全员参与为基础，目的是通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的一种管理途径。档案管理是企业管理中的一个重要环节，按照企业全面质量管理的思想，以及质量管理标准的要求，企业的档案管理应当也必然要纳入企业的质量管理体系当中。

二、提升企业档案管理工作质量面临的一些问题

（一）企业档案管理观念薄弱

立足企业管理实践，管理者对档案资源的认知度不高，忽视档案管理的重要性，档案管理不到位，整体发展现状不乐观。档案管理工作，需要投入大量成本，如资金、设备、人力等，同时管理流程复杂，环节较多，档案管理工作更显系统性与复杂性，管理难度较大。另外，在企业内部，普遍存在“重效益、轻管理”的现象，尤其是档案管理，将其视为与经济效益关系不大的环节。在这种思想的影响下，企业档案管理缺少优质的发展环境，很难推动档案工作的有序开展。

（二）企业档案管理功能不完善

立足企业，很多资料都需要以文档形式进行存储与管理，尤其是对于一些重大事件、重要决策以及大型活动，需要以档案管理要求为基础，结合需要，进行资料的统筹与落实。但在实际操作中，档案管理不完善的问题时有发生，不利于档案质量的查阅与使用，很难有效发挥档案资源的价值。因此，档案管理功能不容忽视，一旦出现资料不完整的情况，隐患随之发生，直接影响资源的共享与应用。

（三）企业档案信息化建设滞后

企业档案管理工作的开展离不开相关技术的支持，尤其是随着信息技术的推广与应用，信息化应用水平成为制约企业档案管理工作的重要因素。但立足当前企业，由于对档案管理重视程度不够，其在信息化建设方面的工作不到位，相关投入严重不足，很难保证信息化管理与企业发展的同步性，从根本上拉低了档案管理的整体水平。

（四）档案管理模式过于单一，缺少针对性和综合性

很多企业的档案管理方法十分陈旧和传统，基本是按照单一的档案管理模式进行的，在档案体制管理上采用的还是高度集中的统一化管理方法，这样企业的档案管理工作就被上了枷锁，无法在现代企业制度中站稳脚跟，单一化的档案管理模式已经不能很好地适应企业发展的需要。企业的类型有很多，经常会有跨越地区和跨越所有制的大型企业出现，这些集团档案若是要采用传统的集中统一方式管理根本无法实现。另外，国家的事业单位也进行了整顿，一些专业主管机构开始出现撤销合并现象，因此，企业无法按照统一的分类大纲进行集中全面的档案管理。在市场经济条件下，企业若想拥有良好的体制管理还需要做好多元化的工作分析，在符合国家规定和法律规定的前提下进行企业自主行为的管控，做好档案管理工作。从目前实际情况可以看到传统档案管理体制过于烦琐，档案保存依靠人工方式，并且保存时间较长，这已经不符合企业的现代化发展需要。

三、提升企业档案管理工作质量的对策

（一）企业管理者应加强对档案管理的认识，全员参与企业档案创新管理

对于企业档案管理工作而言，创新管理的决定性因素在管理层。一旦管理层认识不到位，重视度不高，档案管理工作就深受制约与限制而很难有序开展。虽然有些企业也将档案管理纳入管理范畴，但工作只是流于形式。为了切实提升管理者对档案管理的重视程度，要促使其真正认识到档案的价值，意识到档案对企业发展的影响，将档案管理视为推进企业发展的动力。只有在意识上提升认识，才能充分调动档案管理人员的工作积极性。另外，要将以人为本的思想渗透在档案管理实践中，积极完善与优化档案管理体制，强化责任的有效落实，提高分工的合理性。除此之外，档案管理创新与企业职工息息相关，需要共同努力，促使档案管理在收集、整理与归档方面实现标准化与规范化。

（二）采取有力措施，做好归档和利用工作

根据相关部门的要求，档案部门要全力配合其他部门做好档案的整理、归档和档案移交等工作。管理人员开展档案工作的时候，要把各种档案按组卷的要求，由立卷人整理，按有关档案管理的规定装订并移送档案室统一保管，步骤方面必须是一步一步进行，不能简化手续。新到岗的档案管理人员要了解自己的工作基本情况，对于各种档案的文字书写，要严格按照规定实行。在做档案工作的时候要了解到档案一般是不允许外借的，确因工作需要借阅档案的情况下，必须按照相关的档案程序进行办理，特别机密的一些档案的外借，需要领导和相关部门的批准。档案工作要做到安全保管，必须进行定期检查，档案保管条件必须严格遵守，另外，檔案工作人员要做到防盗和防火以及防潮的准备，随时打扫防尘，保持经常通风，而且要防失密。工作人员在档案室工作的时候要注意档案室的一些工作行为的要求，例如档案室内严禁吸烟、严禁存放易燃和易爆物品，另外还要注意的是严禁使用电器。必须严格按要求借出档案，大部分档案的借出都有一定的时限，档案的案卷一般借出的时间不能超过七天，如果出现延期的使用，那么需要补办延期手续。档案工作必须严格按照制度开展，特别是档案归类，一定要根据具体的工作操作流程进行，必须保证档案保存设施的绝对安全。档案管理人员必须要进行季度性的整理，同时要重新把一些档案进行归类以及整理，对于有问题的档案要及时和当事人联系，尽快整理完毕。

（三）积极探索大数据时代的企业档案服务模式

大数据时代的到来意味着信息的高速流通和快速获取，大量信息得到及时、精准、快速处理，对企业的科学管理起着决定性的作用。大数据时代的新特性给企业档案工作带来了巨大的挑战，与此同时，也为档案服务模式带来了不少新思路和新方法。

1.档案管理信息化时代的云存储模式。大数据技术中的云存储模式能够很好地保障档案存储的完整性以及安全性，能够为用户提供更加快捷的档案利用服务。做好相关档案管理服务，需要加强电子档案的硬件基础设施建设，配套相关管理软件，建设多媒体数据库。

2.增加用户的数据分析服务。将大数据技术融入档案管理，新型的工作模式即是满足用户多元化需求，提供多种类型的数据分析服务。因此，基于大数据技术的档案服务要加强电子档案的数据分析能力，从而提高利用效率和用户满意度。可使用大数据分析技术来分析用户的需求，强化档案服务的数字化发展。另外，通过大数据技术，可以将多个档案数据库相关联，进行范围更广的数据分析服务，切实提升用户对档案查询、使用的效率。

3.通过大数据技术提高数字化档案的检索能力。大数据技术中的可视化分析技术，能够以图表的方式更加直接的展示档案的宏观信息以及发展趋势。同时，大数据技术开发人员可以针对档案管理的特殊性，进行数据分析预测模型，提供更多的相关数据挖掘模型，提升数字化档案的精准度以及效率，从而达到高智能、高速度的档案检索能力。

（四）企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

（五）法制化是企业自主档案管理发展的目标

档案管理体制的法制化道路首先是档案行政执法检查与业务指导之间要分步骤进行，档案要进行行政执法检查，这是法律上的一种强制性行为，每一个企业都需要接受检查，这是对档案负责的态度，更是对档案的保护，保障移交的顺利。档案业务指导并不是档案体制法制化的内容，这属于非强制性的行为，不是义务和责任层面的。档案的执法检查还需要以法律法规为根本依据，为企业提供技术层面的服务。档案执法检查应确定执法的程序和执法方式，并且做好行政执法管理相关通知，这样在档案的管理上就会更为突出，让管理方法和管理途径也相对完善。在依法进行档案管理的过程中还需要提供相应的服务，按照市场化规律进行。相关工作者要转变自己的工作观念，将依法管理与企业服务有效地结合在一起，牢固树立起为企业服务的信念，保障记录好企业的相关档案。

（六）运用系统的管理方法

将相互关联的过程作为系统加以确认、理解和管理，有助于提高组织目标实现的效果和效率。在档案质量管理过程中采用系统方法，就是将档案从形成到销毁的整个过程作为一个系统，对组成档案管理系统的各个过程加以分析、确认、管理、控制，从而达到档案高质量管理的目标。档案部门应运用系统的管理方法，采取积极措施建立档案质量管理体系。分析、控制、协调档案质量管理体系各过程的运行，并进行各阶段的测量和评价，根据测量和评价结果来持续改进档案质量管理体系。

四、结语

面对激烈的市场竞争，档案管理的创新不容忽视，需引起高度重视。基于此，要明确档案创新管理对企业发展的意义，正视发展中的不足，形成有效的应对策略，积极创新管理方法与模式，构建先进的管理制度，加快信息化建设，多角度开展创新管理工作，从根本上提升档案管理效率，为企业的长远发展提供保障。

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