我国电子文件研究发展趋势分析

王艳丽

【摘要】进入21世纪以来，电子文件大量产生在人们的工作和生活中，逐渐成为重要的社会记录形式，我国对电子文件的研究也日益成熟并呈现出了一定的特色。本文从理论与实践两个层面对电子文件的发展趋势进行了分析，以期我国的电子文件研究在未来更成熟化和体系化。

【关键词】电子文件;发展趋势;可信性;标准化;管理技术

回顾过往，可以发现，在经历了电子文件的快速发展之后，国内对于电子文件的研究更加理性化;畅想未来，国家战略的精心构建，新技术、新环境的强势介入，让学者们对于电子文件的研究又燃起了新的热情。对于电子文件的发展方向探究并结合2010年以来的研究热点，笔者认为可以从理论和实践两个层面进行分析。

一、理论层面

（一）电子文件的可信性。电子文件在社会活动的广泛使用，使得电子文件的凭证功能和需求被无限放大，但电子文件容易被修改的特点导致了电子文件凭证功能上存在先天不足。因此，电子文件的可信性将成为电子文件未来的一个重要的理论研究点。目前，电子文件可信性的研究集中在了对电子文件可信性的概念、电子文件可信性的内涵、保障电子文件可信性的方法，缺乏对电子文件可信性标准方面的研究。同时，在实践内容上，也缺少对电子政务文件的可信性研究。

（二）电子文件的鉴定。档案本身始终存在着精练与庞杂、有用与无用的矛盾。虽然相较于纸质档案，电子文件的存储空间问题并不突出，但是从有效发挥档案价值的角度看，矛盾始终存在。鉴定是解决这一矛盾的有效途径，但传统的年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值论等鉴定思想在电子文件时代受到了冲击。在传统鉴定理论的基础上，以冯惠玲为代表的学者提出了電子文件双重鉴定思想，通过文件内容鉴定和技术状况的双重鉴定，保证电子文件内容与载体状况的真实性与可靠性。同时，结合信息技术的发展，有学者提出了基于元数据的电子文件鉴定理论。未来，随着电子文件更加广泛的应用以及技术的进步，电子文件鉴定的需求将进一步提高，也需要更加深入与丰富的鉴定理论，从而可以更好地指导电子文件鉴定的实践工作。

二、实践层面

（一）电子文件的标准化建设。加快电子文件的标准化建设是国内档案界学者们的共识，也是横亘在许多学者面前的一座大山。加强电子文件的标准化建设，要从电子文件自身标准化建设、电子文件管理系统/平台标准化建设、电子文件管理制度的标准化建设三个大的方面入手。第一，对于电子文件自身的标准化建设，电子文件的载体和格式是关键，而元数据作为描述电子文件而存在的信息，在未来，也将是推进电子文件自身标准化建设的重点。第二，在电子文件管理系统/平台的标准化建设上，学者在未来需要进一步明确电子文件管理系统的功能需求标准及其实现方式，除了我国的有关标准外，也可以借鉴国外成熟的电子文件管理系统设计标准，如欧盟电子文件管理系统模型需求、国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则与功能要求。第三，针对电子文件管理制度的标准化建设，学者们可以从顶层设计、基层建设、区域协作3个角度进行研究与讨论，发表一些建设性的意见，构建具有中国特色的电子文件管理体系。

（二）电子文件的管理与现代技术。从2010年以来的研究主题分析，不难发现，电子文件研究在信息安全、计算机技术、网络技术、云计算、长期保存等方面发展较快，随着与技术相关的研究数量的增长，也彰显了电子文件管理与现代技术之间的紧密联系。随着“互联网+”、大数据、云计算、智慧城市等新词的出现，电子文件也受到了强烈的冲击，未来电子文件的研究和现代技术的发展之间联系将更加紧密，难以分离。工具和技术的大量使用，将是电子文件未来的一个重要的研究发展趋势。

（三）专业电子文件的管理。随着电子文件在实践中的大量使用，电子文件和各行各业的实际工作更加紧密地联系在一起。政府、各大高校、医院、企业等等都将电子文件运用在日常的工作运转之中。例如，电子政务环境下的电子证照、医疗领域开始普及的电子病历、高校和企业普及的电子档案等等都是在实践中产生的专门电子文件。

三、结论

回顾电子文件的发展历程，不难发现，我国电子文件的研究不论是从数量上还是内容上都取得了极大的成就，但美中不足的一点就是电子文件的理论研究与电子文件管理实践的联系有待加强。为了指导我国电子文件的研究在未来更丰富、更成熟、更体系化，在理论体系的建设上，需要高屋建瓴，构建高度、深度和广度上都有所突破的体系，在实践工作中，受到“互联网+”、大数据的冲击，电子文件管理在方法和技术上要有革新，勇于借鉴国外的先进经验，使我国电子文件的研究在理论和实践上联系的更加紧密，档案界的学者们要勇于创新，深入研究，挖掘电子文件更大的研究价值，真正实现档案强国的目标。

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