学校档案管理工作中电子档案的应用

张存芬

【摘要】随着我国信息技术的不断发展，推动着各行各业不断进步，提高了不同行业的工作效率。现阶段，不同层次的学校对于档案的管理都实现了信息化管理代替传统管理模式。本文主要针对在学校档案管理中采用电子档案的重要性进行详细阐述，并就学校应用电子档案过程中出现的问题进行讨论分析，给出行之有效的解决方案。

【关键词】学校档案管理;电力档案;应用

进入21世纪后，电子信息技术得到了巨大的发展，并且在社会各个领域都有着广泛的应用。许多学校对档案的管理依然使用着传统的管理模式，而电子档案的出现极大提高了档案管理工作的效率，并且可以用报表、图案、视频等方式全方位展示相关的数据信息。在现阶段学校的档案管理工作中扮演着极其重要的角色，下文阐述学校应用电子档案的必要性。

一、学校档案管理过程中应用电子档案的必要性

（一）顺应时代发展方向。现阶段我国信息化多媒体技术发展日新月异，在这样的时代背景下，学校已经充分应用这项技术，不但实现了多媒体教学、多媒体办公，而且正在推进信息档案电子管理化。采用信息化管理档案能够与现代信息化教育模式相匹配，更好地满足时代对学校提出的新要求。

（二）促使学校制定正确的发展方针。对学校的运营来说，正确的决策直接影响到学校的长久发展。对于任何正确的方针都离不开数据的统计，所以在学校面对机遇和挑战的关键期，相关负责人能够根据科学合理的数据信息对学校的发展决策进行正确的调整，对学校的长久稳健发展起到促进作用。这些是学校实施电子信息档案管理的重要因素之一，使得各类档案信息能够实现快速分析判断，对有关领导作出关键决策提供有力的信息数据。

二、现阶段学校档案管理过程中出现的问题

（一）档案信息管理任务量过大。在一些人数较多的学校中，每个学年需要更改的数据信息有很多，比如学生的升学信息、转校信息、新生入学信息等，在信息管理的过程中存在着各种人为或非人为的不利因素，导致了整个档案更新管理过程任务量过大，并且档案管理过程十分繁琐，需要学校投入大量的人力物力资源进行管理。

（二）提升电子档案信息化管理水平。电子档案作为一种高效率的档案管理模式，很多学校并没有充分利用电子档案管理模式中的优势作用。在大部分学校的档案管理工作中，还是采用纸质档案为主的管理方式，只是在档案索引、档案编号备案等方面使用了电子档案的功能。与电子档案应用在档案管理的初衷相违背，这种传统的档案管理模式难以满足实际要求，并且在许多学校对电子档案的应用处于初级阶段，存在工作人员不能熟练操作档案管理业务，并且没有采用专业技术人员进行对应的档案操作，这些问题的出现导致了电子档案在学校的档案管理应用过程中没能发挥出最大的功效。

（三）电子档案管理工作操作水平层次不齐。由于不同学校的实际情况不同，存在一些学校由于硬件设备等问题无法将电子档案操作工作落在实处，这就导致了电子档案的管理规章制度和管理标准难以实现统一水平。所以存在不同学校之间的电子档案管理规章制度标准参差不齐、甚至有的条款相互违背。所以现阶段如何制定统一合理的电子档案管理制度迫在眉睫。

三、学校档案管理工作中電子档案的应用

上文已经对现阶段学校档案管理过程中出现的问题进行了详细的分析，可以看出现阶段学校档案管理过程中存在三个方面的问题：档案信息管理任务量过大，提升电子档案信息化管理水平、电子档案管理工作操作水平层次不齐。其中电子档案管理工作操作水平层次不齐这个问题较为严重。根据上文分析的问题以及在实际档案管理过程中面临的问题给出以下几个方面行之有效的建议。

（一）强化电子档案的安全性。在实际工作过程中，借助网络对档案信息传递的过程中存在安全性的问题，对于档案信息安全要时刻重视起来，采用技术手段和人为力量相结合保障数据的安全。主要有如下几种手段：对电脑软件进行按时杀毒、及时更新和维护软件、对于网络服务器进行定时更换，避免长期使用一个网络服务器进行数据传输工作。同时学校应该招聘相应的网络安全人员，对不同年份的文件和档案进行定时检查和备份，对于一些重要的档案要做到重点备份。采用多种技术手段和管理方法，保证数据的安全，将文档信息传输过程中可能遇到的风险降到最低。

（二）完善管理制度。工作中首先要保证工作人员的业务水平能够满足档案管理的要求，并且有着良好的职业操守。定期开展工作人员的技能管理培训，使得工作人员的管理技能不断提升。在管理电子档案的过程中，需要建立科学合理的管理制度，根据学校的不同情况，做到具体问题具体分析，不能教条主义，保证整个管理制度构建的标准合理。

（三）提升服务水平。学校的档案管理人员，在工作中要注重信息的收集、加工、处理的过程，结合现代信息技术对信息资源进行科学处理。并且在保障安全的情况下进行信息共享。提升服务水平，可以有利于学校档案的管理工作顺利开展，对学校的整体管理工作也起到促进作用。科学的管理服务体系，能够为师生提供各种所需要的服务。

四、总结

总而言之，随着时代的发展，学校的档案管理工作转化为电子档案管理是时代所趋，在电子档案的管理过程中依然存在许多问题，相关部门的研究人员要不断优化管理模式，制定更加完善的管理制度，让电子档案技术更好地服务于校园工作。

【参考文献】

[1]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界，2016（24）：69-71.

[2]路慧泽，戴娜.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].价值工程，2017（14）：196-197.

[3]吴乃萍，张文元，夏芳，等.高校电子文件归档管理中的制度建设[J].档案与建设，2005（7）：35-37.