档案库房一体化智能管理探究

干青青

【摘要】随着互联网的出现，计算机技术飞速发展，这也给档案库房一体化建设提供了基础，若将互联网与库房管理相结合，实现档案库房一体化智能管理，能大大提高档案管理效率。本文将对档案库房一体化智能管理做简要研究与探讨。

【关键词】档案库房;一体化;智能管理

所谓一体化，是指将原本互相独立的个体通过某种方式进行结合，从而形成一个共同体的过程。档案库房一体化智能管理是指将档案库房使用互联网手段与电子文件形成一个共同体，从而进行档案库房的管理工作，这是一种智能的管理方法，是现代科技发展的产物，也是档案库房必然的发展趋势。与传统档案库房相比较，传统档案库房管理相对笨拙，在使用时相当繁琐与麻烦，其对档案的保护效果也是极其不乐观的。与其同时，档案的数量也在日益增多，传统档案库房已经无法满足人们对信息效率的要求，这就注定了传统档案库房管理终将被取代。档案库房一体化智能管理是一个以“互联网+”为基础，改善档案库房的管理，实现智能化管理，从而省时省力。在日常工作中，使用传统库房档案管理，为了保持档案的完整性，人们要及时做好档案的整理与分类归档，做好防火防水的措施等，以防档案的丢失与毁坏，而档案库房一体化智能管理则不存在此方面的顾虑，故档案库房一体化智能管理将常见于生活。

一、档案库房一体化系统概述

档案是人类活动的象征，实践信息的传递，是一种丰富的信息。随着社会的不断发展，集服务性、科学性于一体的档案被视为一门综合性学科，在当下的作用也越来越重要。随着时代的发展，互联网已经出现在各种生产活动与管理部门，社会也朝着智能化发展方向。传统档案库房，不管在其对档案的环境保护，又或者是归类存置，都是一个繁琐的过程，与现代发展的脚步相违背，制约了其发展速度，这种效率低下的操作，影响了库房档案管理工作的发展。因此库房管理与互联网相结合的库房档案管理模式成为必然。库房档案一体化智能管理是用科学的手段、先进的指导思想等对库房档案进行合理的管理，大大提高了在工作中对库房档案的使用效率。

二、档案库房面临的问题

（一）档案管理手段单一问题。近几年来，档案数量呈翻倍模式存储于库房，单一的库房已经无法满足对档案的保管作用。在库房档案管理中，档案的存放位置、库房的巡查、档案的统计、档案的调阅等，皆因档案数量的日益增多而出现麻烦与困难。由于管理手段单一，造成工作效率低下，已经无法满足人们对档案管理的需求，档案库房需要实现一体化智能管理。

（二）档案调阅需提质增效的问题。在日常工作中，人们对档案的翻阅查找需求量极大。以某市房产档案为例，据不完全统计，在2005年，其档案馆每天办理查询档案业务的为0.9万人次，在2015年，其档案馆每天办理查询档案业务的竟然高达42.3万人次。可想而知，在如此增长速度下，使用传统档案库房管理将无法赶上发展速度，必将被人们所摒弃与淘汰。并且，如此巨大的接待量，若以一成不变的办法去对待，势必会造成人力物力的极大浪费与损失。随着科学技术的发展，人们更应该跟随时代脚步，及时改革阅读实体档案的管理办法，从而提高阅读实体档案的速度，降低办理业务的时间，达到提质增效的效果。

三、实现档案库房一体化智能管理功能

（一）档案智能密集架控制系统。将智能电动密集架适用于档案库房中，这种架体控制系统是集工业性、科学性、可靠性等于一体的PLC集成系统组成的，在原单片机功能单一的基础上进行创新，避免了其升级困难问题，同时也伴随着功能的实现：左右双开功能、一键式操控功能、应急助推功能、通风功能、自照明功能、保护功能等。针对其部分功能做详细的分析如下：1.左右双开功能。是指架体可实现左右双开的功能。当架体在中间时，两侧支架可实现同时打开，满足两个人同时进入同一区域内的两侧，可以同时调阅档案。2.一键操控的功能。是指将完成架体的开启、停止等所有的操作按键任务设置为一个按键。3.应急助推功能。在调档过程中，如果发生电机故障现象，导致架体无法打开，架体的控制系统能够清楚识别故障位置，并向周围架体发出信号，指示周围架体推动故障位置架体移动，从而使故障处架体打开。周围架体在完成此次操作后，可自动回到原来位置上。4.通风功能。是指自动实现通风来调节架体内的温度与湿度。架体自带感温感湿系统，设置一个正常温度及湿度范围，当架体测得其温度与湿度不在正常范围内时，自动打开通风功能，调节温度与湿度。5.自照明功能。当架体开启，或者有人员通过架体时，架体自带的灯将会开启，若无人员时，灯会自动熄灭。这种自动照明功能，即環保又便捷，是十分实用的一种功能。6.保护功能。是指在电路出现漏电或者超负荷等现象时，电路自动开启自我保护功能，实现回路切断，从而保护整个系统中的电路及不影响其他功能正常实现。

（二）档案实体管理系统。将智能管理应用于档案库房中，实现了便捷性操作，简化了操作步骤，缩短了工作时间，提高了工作效率。在档案实体管理系统中，通过智能化操作，在库区内可轻松完成从档案的入库、借阅到位置管理等工作，使整个档案调取过程变得方便快捷。档案库房一体化智能管理实现了档案实体管理的便捷性、高效率性。

（三）档案库房智能环境监测系统。众所周知，档案存放于库房，其完整性受到了环境的影响，一个恒温恒湿的库房环境对档案的保存极其重要。在实现档案库房一体化智能管理的环境保护中，不仅增加了除湿器、空调、空气净化器等设备，还将利用新技术对其使用进行合理组合，从而达到恒温恒湿的最优状态。与此同时，添加监控系统，检测其温度与湿度，并将所有监控点联网，最终形成档案库房一体化智能管理中的监控系统。此监控系统具有自我调节、异常报警等功能。事先给监控系统设置温度值与湿度值，若一旦出现不在正常范围内的数据时，自我调节功能开启，进行调节，恢复正常范围。同时，由多个设备组成的智能化环境控制库房，还可以有效净化空气中的灰尘、细菌等污染物，在保证档案完整性的同时，确保管理人员的身体健康。在除湿器进行排水作业时，采用集中排放的办法，从而避免了人工倒水所产生的系列问题。档案库房一体化智能管理实现了环境对完整性的保护，以及对人员身体健康的保护。

（四）档案库房安全管控系统。档案库房是存储档案的地方，而档案是记录人们重要信息的东西，所以档案库房在日常生活中是极其重要的，是需要引起人们的重视，并得到保护的。档案库房的安全管控系统是指门禁系统、红外线感应系统、视频监测系统。门禁系统是指在库房门口设置磁卡门禁系统，授权于管理人员，管理人员方可持卡入内。对于重点库房还需要设置指纹门禁系统，双重保护重点保护档案。红外线感应系统是指在进出口设置红外线检测系统，通过此系统可对人体从进入库房开始进行全方位的监测，以及管理。而视频监测系统与红外线感应系统相结合，与物业管理处进行对接，从而确保档案库房的安全。档案库房一体化智能管理保障档案库房的安全性。

（五）主控系统。主控系统犹如人的大脑，主控系统对于整个档案库房一体化智能管理的作用，就好像人的大脑对于整个人的作用，都是控制所有功能实现的中心。主控系统通过对整个档案库房管理系统集中管理的方式，实现档案库房一体化智能管理，从而大大提高了有关档案工作的效率。

四、总结

将档案库房与“互联网+”相结合，使传统档案管理得到改善与创新，实现便捷性、安全性、完整性、有效性的特点。时代不断进步，档案库房一体化智能管理是发展的必然趋势。通过对档案库房一体化智能管理的功能进行分析，从而得知，档案库房一体化智能管理是时代的产物，也是最适合当今社会人们对档案库房管理的要求，满足人们的需求。

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