加强科研单位会计档案管理的策略

朱秀娟

【摘要】本文分析了科研单位会计档案管理过程中存在的突出问题，结合工作实际，提出加强科研单位会计档案管理的有效策略。

【关键词】科研单位;会计档案管理;策略

会计档案管理是科研单位的一项重点工作，良好的会计档案管理工作也是科研单位整体管理水平的直接体现。但是一直以来，科研单位对于会计档案管理工作的重视程度明显不够，从而导致会计档案管理模式传统，管理观念落后，根本无法适应当前时代发展对于档案管理工作的总体要求。会计档案是科研单位的重要记录形式，应该进行科学的保管和存档，以便日后查阅。因此在这样的实际情况下，深入分析科研单位会计档案管理的有效策略，对于促进科研单位管理水平提升，具有十分积极的理论和现实意义。

一、会计档案管理过程中存在的突出问题

一直以来，科研单位的工作重点都在科学研发之上，而对于其他方面的工作关注程度明显不够，其中表现最为明显的就是会计档案管理方面。由于对会计档案管理工作缺乏足够的认识，从而导致在实际的工作过程中出现较多的问题，这些问题也是制约科研单位会计档案管理水平提升的主要障碍。因此在深入分析加强科研单位会计档案管理的有效策略之前，有必要对会计档案管理实践中存在的突出问题进行简要阐述，这样科研单位在采取措施的过程中才会更加具有針对性和实效性。总体来看，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）科研单位会计档案管理不够规范。对于科研单位来说，在会计档案管理过程中，由于会计档案管理具有一定的特殊性，需要在管理过程中将纸质版的文字资料目录录入电脑，生成电子版的数据形式，然后便于存储和管理，这是会计档案管理信息化工作开展中最为基础性的工作。同时这种信息化管理形式与传统的管理方式相比，在查找和共享方面有着得天独厚的优势。但是随着大数据技术的不断发展，这种电子数据的存储形式就会产生一定的风险，受到来自于网络的威胁。也就是说，在大数据共享平台的操作过程中，很难避免不出现操作漏洞，一旦会计档案管理的计算机出现问题，就会很容易受到外来的攻击，导致存储数据的丢失。因为档案记录的都是一些具有重要信息价值的资料，一旦发生泄露，将造成巨大的损失，给档案管理工作造成严重的损害，影响会计档案的信息安全。

（二）对于会计档案管理不够重视，硬件设施不完善。在工作实践中，除了专门管理档案的部门之外，档案管理在其他单位并不是主要的工作，只是基础性工作之一，一般单位的领导者都将主要的管理精力集中在主要业务之上，对于档案管理工作的重视程度明显不够，科研单位同样也不例外。科研单位在档案管理过程中并未意识到会计档案管理工作的重要意义，仍然按照传统的管理观念和管理模式开展工作，在会计档案管理过程中，也不进行相应的资金投入，从而导致在实际的档案管理过程中基础设施不够完善。信息化管理是当前时代的发展趋势，而对于档案信息化管理工作来说，基础设施占有很重要的部分，基础设施建设跟不上，信息化管理的水平就很难有效提升，这就会给会计档案管理带来一定的安全风险，不利于会计档案管理工作的有序开展。

（三）会计档案管理人员缺乏较强的专业素质。相对于传统的档案管理模式来说，会计档案管理对于专业技术的要求较高，需要管理人员具备一定的信息化专业知识，掌握一定的信息化技术应用技能，这样才能更好地适应当前时代背景下科研单位的会计档案管理工作。但是从当前的会计档案管理工作实际情况来看，多数科研单位从事会计档案管理的工作人员还没有达到这一要求。由于会计档案管理工作不是科研单位的核心业务，因此在工作人员的配备方面还显得有些不足，有些科研单位甚至没有专门从事会计档案管理工作的人员，而是由其他的工作人员兼职，这些工作人员在会计档案管理基础知识方面存在较大的欠缺，对于档案信息化管理技术更是了解的不多，因此在实际的工作过程中很难达到预期的工作要求。可以说，工作人员专业素质欠缺是影响科研单位会计档案管理工作质量的主要原因之一，同时也给会计档案管理埋下了一定的安全隐患。

二、加强科研单位会计档案管理的有效策略

（一）提高对会计档案管理的重视程度，优化信息化系统管理。对于会计档案管理来说，造成管理质量较低的一个主要原因就是对于会计档案管理工作的重视程度不够。为了从根本上解决这一问题，有效防范档案信息化管理过程中的安全风险，科研单位应该对会计档案管理工作给予足够重视。也就是说，应该在认识到会计档案管理工作重要性的基础上，积极创新会计档案管理模式，运用大数据技术，提升会计档案信息化管理的整体质量。同时，加大会计档案管理方面的资金投入力度，完善基础工作设施，配备具备先进管理系统的信息化管理设备，简化会计档案信息化管理工作流程。根据科研单位会计档案管理的实际特点，完善相关的网络系统建设，解决会计档案信息化管理过程中基础设施不健全的问题，促进会计档案信息化管理质量不断提升，有效提升会计档案管理质量，为科研单位会计档案管理工作的有序开展提供良好的基础条件。

（二）优化管理流程，建立科学完善的会计档案管理工作标准。会计档案管理是一项十分系统和复杂的工作，要想有效提升管理的整体质量，每一个工作环节和工作流程都不能马虎，尤其在信息化背景下，会计档案的管理流程尤其重要。在之前的会计档案管理实践中，工作流程都不是十分标准，工作人员也不按照标准的工作步骤开展工作，造成了一定的会计档案管理问题。为了有效避免会计档案管理过程中出现这一问题，科研单位应该积极制定和完善会计档案管理制度，制定严格的工作标准和工作流程。可以根据本单位工作实际，结合会计档案管理的基本特点，制定符合发展特征的会计档案管理工作标准，并在内部进行宣传和普及，要求工作人员严格按照指定的工作标准和工作流程执行。对于其中发现的问题，要及时进行整改，避免问题扩大带来的不利影响。

（三）提升工作人员专业素质。除了对于会计档案管理工作的重视程度不够之外，从事会计档案管理工作的人员专业素质偏低也是造成科研单位会计档案管理质量不高的主要原因。因此，科研单位应该在提高会计档案管理工作人员专业素质方面多下功夫，积极采取各种行之有效的措施，提升会计档案管理人员综合素质。科研单位应该积极更新管理观念，对于会计档案管理工作配备专门的工作人员，选择具备会计档案管理专业知识的人员，并且积极组织档案工作人员培训，从外界聘请会计档案管理领域的专家学者，针对当前时代背景下的会计档案管理问题开展培训，提升工作人员的专业素养。有条件的科研单位还可以在社会上招聘具备较高会计档案管理专业素质的人才，提升工作人员的整体素质，这样才能有效避免会计档案管理过程中的突出问题。

三、结语

综上所述，会计档案管理是科研单位的一项重点工作，应该给予足够重视。在工作实践中，科研单位应该积极采取有效措施，优化档案管理流程，建立科学完善的会计档案管理工作标准，促进会计档案管理水平不断提升。

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