浅述企业三会业务的细节管控

陈少文

【摘要】三会（指公司股东会、董事会、监事会）业务管理是指为确保三会规范设立、有效运转和切实履行职权，而对三会在机构设立、权责划分、议案确定、会议召开、议事表决、文件管理等方面所发生的业务进行管理十分重要。

【关键词】三会业务管理;细节和节点

三会业务管理包括日常、會议召开前后的相关事项。每个三会业务管理人员都要关注细节和节点，确保三会业务召开顺畅，企业依法履行管理决策和监督职能。

一、日常管理

（一）实时更新。建立公司三会业务台账并即时更新，包括会议名称、召开时间、会议地点、应出席人员、参会人员、会议主要议题、形成决议名称及决议主要内容、截止目前决议的执行情况导致决议执行不妥的问题等九项内容。企业基本情况表、股东名册。建立股东名册，内容包括股东的姓名或者名册及住所、股东的出资额、出资证明书编号，便于高效快捷、集团性、持续性地处理公司与股东的关系。

（二）适时沟通。企业营业执照内容、章程内容变更等，与当地工商局沟通，提前填写相关申请表并提请工商部门审核，通过后在会议召开时请相关人员签署。

（三）实时尊重。增强与外部股东的沟通交流。尊重任一股东方的权利;督促相关部门积极、及时、优质地完成各股东方下达的各项工作任务;日常和业务人员建立良好的关系。

（四）时时关注。在公司董事、监事人选变更时，董事（监事）会需要换届时，需提前向各股东方提出申请——《关于董事人员变更的请示》《第X届董事会、监事会人员期满换届的请示》;并时时关注推荐函的出具情况。本单位职工董事（监事）需重新选举更换时，应经过公司职代会或职工代表团组长选举——《X届X次职工代表大会决议》《职工代表团组长会议纪要》，将决议或纪要以pdf格式作为议案的附件纳入会议材料。

（五）立时行动。运用高效时间管理的方法，工作任务日清日结。凡事设定时限，能做到的事情马上决定，待做的事情记入日志，保留的资料立即归档。

二、会议召开

（一）会议召开前。具体步骤如下：

1.精心部署。每年1月，将年度三会纳入部门重点工作，认真研读上级单位下发的《三会业务管理规定》和《三会业务指引》等相关文件，从计划召开会议时间、计划报送会议材料时间、议题的确定、议案的收集、整理等工作，都经过周密的部署和安排，提升对制度的执行力度和计划实施的刚性。

2.落实节点。参考上级单位下发的三会议案模板，督促相关部门撰写三会议案，制定编制计划，落实编制节点，确保议案初稿提交及时，为议案终稿的审核、修改、定稿提供充足的时间。

3.三次校核。议案起草部门内部三次文字校对，三会业务主管对议案格式统一整理并进行初审，B角再次审核、部门经理三次审核，确保议案格式、文字零差错。

4.逐层审批。在公司内部履行议案上报审批手续（制定审批单，审批人员包括议案编写人部门经理，法律事务主管，主管经营财务、法律的公司领导，公司总经理）。

5.关注反馈。将公司内部审批通过后的议案发送至各股东方审核;关注各股东方的意见反馈，时时与股东方业务人员沟通，询问议案审核进度。

6.出具报告。收到股东方意见反馈后，发送至议案撰稿部门，并及时出具反馈修改报告——《关于三会材料整改情况的报告》。以公司领导签发盖章的传真文本格式进行反馈，确保文件传送的严谨性。

7.材料复核。在正式会议通知发出时，同步发送会议材料最终版及修订明细——《三会材料修改（增加、删减、变更）内容明细》，方便股东方对其提出的修改意见进行复核，减少复核时间，提高复核效率。

（二）会议召开时。具体步骤如下：

1.资料收取。各股东方董事、监事不能出席会议，提前联系股东方董事会业务人员，确定授权委托人，及时收取授权委托书原件;收取新任董事、监事的身份证正反面复印件（工商局备案）。

2.精简高效。由于会前准备充分，沟通到位，会议召开顺畅，气氛融洽。半天时间内完成了股东会、董事会、监事会近20个议案的讨论、审议工作。

3.决议签署。会议宣读三会各项决议（草稿），参会人员讨论修订，无异议后及时签署相关决议，签署完毕后逐项进行检查，避免发生漏项。

4.总结经验。在会议中关注细节，发现不足及时改正。会议召开的成功取决于会前的充分准备和会议中的良好沟通。

（三）会议召开后。具体步骤如下：

1.资料归档。会议结束后7个工作日，赴各股东方进行股东会决议盖章，多页需加盖骑缝章;将整理好的决议及会议材料分别送交各股东方及本公司档案室归档;会议决议属于永久性的存档文件，不进行电子扫描，公司内容相关人员查阅时，需到档案室办理借阅手续。

2.工商备案。完成各股东方资料归档后，将三会决议原件送交当地工商局备案，如果存在工商营业执照内容变更事项，请工商局出具备案通知书，为公司正常运营提供保障。

三、结语

公司应按照国家法律法规和上级单位的规定建立健全公司治理结构，制定相关业务制度、标准，定期召开三会会议，确保三会决策、管理和监督权力的正常行使，维护公司和股东的合法权益。公司要做好三会的计划安排、文件准备、会务组织、汇报沟通和文件管理等相关工作，一套完整的制度办法，在实际操作中关注细节、关注节点是圆满召开三会、完成三会任务的制胜法宝。