办公赢在信息化

杜丽娥

【摘要】20世纪90年代，单位的办公流程可以说是“抄剪写贴，腿跑断，累倒人”。而21世纪新科技时代的到来可以说是为我们的高效、快速、减压办公提供了一个很好的契机，信息技术的迅猛发展和广泛应用，已经完全颠覆了我们过去的办公状况，在不断摸索和尝试中建立起适合单位运行的办公自动化系统，才能更好地为单位服务，使我们的办公更加高效化。

【关键词】信息应用;办公;信息化

一、信息化办公的必然性

21世纪是信息技术迅猛发展的新时代，而信息化的应用范围也越来越广泛，其中我们要谈到的就是单位机关的信息化管理，因此对信息的处理与智能化水平的提高也是对每个单位的最基本的要求。在“十三五规划”的指导下，我国将有序地实现产业结构的转型升级，构建现代化产业体系，国有大型单位在加快转型与产能升级的过程中需要办公部门不断调整其职能，使其能够高效完成单位适应环境发展变化中的新任务、新要求。

信息时代的到来使得每个单位在运行过程中都需要面对巨量的信息，从单位内部角度分析，随着信息技术手段的进步，单位内部管理信息迅速实现多元化，需要单位通过一个中枢机构对各种信息进行高效管理，以提高信息在单位内部的流转速度并保障其准确性，从单位外部环境角度分析，信息技术给予单位一个崭新的环境感知手段，在单位的有效统筹下可以更精确地完成员工管理、策略制定等工作。

二、信息化办公的建设目标

（一）办公减负，为信息化开路。1.取消办公中的冗余职能。在信息技术引入后，随着各部门数据库的建设，单位规范化的工作将逐渐整合到管理信息系统的建设中，原来由办公承担的规范化职能，可以随着单位管理信息化、标准化程度的提高逐步取消。2.合并相似的办公职能。从管理信息系统角度分析，应急事务管理、后勤事务管理、协会事务管理在信息系统的辅助下具有相似职能性质，在安排岗位的过程中可以考虑对其进行适当合并，减少人员的投入，提高办公运行效率。3.调整办公职能的优先顺序。随着智能办公系统的迭代，会議服务信息化逐渐完善，智能化水平的提高使得办公职能中对上服务的部分难度与复杂程度得到一定程度的降低，同时，信息技术的发展使得部门的专业化水平提高，各部门工作的差异增大使得办公的协调工作难度增加，需要适当提高其优先级，因此在四部分职能优先级排序可以设置为沟通协调、决策辅助、执行监督、服务保障。4.简化某些办公职能。具体工作行为角度分析，无纸化办公使得文秘、机要、保密、印鉴管理以及会议记录等工作得到简化，信息以非纸质形式存储于单位的信息系统当中，在提高查询速度的同时减轻了办公人员工作的劳动量，各单位的相关信息需求可以直接由信息系统提供，因此与之相关的办公职能可以得到简化，使办公管理服务更全面、精益。

（二）办公创新，与信息化接合。1.加强协调服务职能。单位规模越大，各部门间的协调工作复杂程度就越高，特别是在业务转型期，外部环境的变化给单位内部间矛盾的产生造成了很大的隐患，而其产生的问题是非标准化的，信息技术的发展不但不能减少其存在性，而且会增加部门协调的难度，因此在信息化背景下，办公的协调辅助职能就显得尤为重要，在安排人员与设置岗位职责的过程中要适当对该职能进行倾斜。2.必须简化日常事务性的工作管理职能。在信息技术快速迭代的现代单位管理中，要积极引入新技术，对原工作职能进行技术简化，针对应急管理、日常事务性工作进行规范化并融入信息系统中，简化原办公职能，在保障流程正常执行的前提下，节省资源投入，提高运营效率。3.办公人员结构扁平化。为了适应变化的职能与单位内部环境，需要增强办公的人员职责的弹性，在不增加人员的基础上，通过缩短业务流程，采用扁平化的管理模式，使办公能够接入更多的部门中，提高处理综合性业务的优势与效率，实现工作的精益化管理。

（三）办公优化，为信息化提效。1.统筹规划。统筹规划办公流程，利用信息系统为单位争取优势。2.办公自动化。需要实现办公流程“无纸化”操作，提高单位日常的信息流转水平，缩短处理时间，提高效率。3.处理高效化。办公流程创建后，大家需要高效快速处理信息，以保证工作流程不中断。4.问题归零化。信息化办公肯定不会像人工那么智能，在出现问题后及时反映，争取每个部门都能处理一下简单问题，不要让小小问题积压，形成大的隐患，有问题人人上，做到问题归零化。

三、信息化办公的发展目标

信息化办公的发展建设应用历程可谓是经历了三次变革：1.业务处理数字化，这一阶段只是简单处理单位或公司的生产、供应、财务的数字信息。2.信息网络化，这一阶段已经能实现信息的网络传输，达到了一定程度的信息共享功能。3.管理信息化，这一阶段的信息系统已趋于完整，可以提供给单位使用和管理，用来帮助单位进行信息化管理，提高单位管理精细化水平。而这个过程中，基础网络设施、信息系统都经历了创新性变革。

总而言之，在信息技术飞速发展的现代单位中，信息流、知识流在人员之间快速产生、并行处理，单位办公作为各部门间的枢纽与桥梁，是单位管理结构稳定、人员流动可预期的重要保障。单位想要在社会经济剧烈变化的环境中，保持长久的生命力与竞争力，就需要在保持办公核心管理服务目标不变的前提下，根据信息化的要求逐渐改变单位办公系统的运行方式，提高办公信息化的运行效率。

【参考文献】

[1]朱国勇.信息化人力资源管理[M].中国劳动保障社会出版社，2016-1-1.

[2]曾佑新.企业信息化管理[M].科学出版社，2017-7-1 .