办公室文件传阅工作的过程管理研究

武鹏飞

【摘要】现代化办公室内部的文件传阅管理工作，对于提高办公效率，强化信息内容安全等方面，都具有十分重要的作用。本文首先对办公室文件传阅工作所需要遵循的基本管理原则进行了简要论述。随后，提出了办公室文件传阅工作的优化改进和系统管理方法，希望能为该领域关注者提供有益参考。

【关键词】办公室;文件传阅;文件保密;文件摘要

随着我国国民经济的发展以及科学技术水平的提升，我国办公室文件传阅工作的管理得到了社会各界的高度重视。现代化的办公和管理过程中，对于办公室文件传阅工作的效率和质量都提出了较高的要求，办公室内部文件质量和效率，直接体现出办公室内部各级工作人员的工作能力。对此，如何明确办公室文件传阅工作原则，提高传阅效率优化传阅质量成为相关领域工作人员的工作重点之一。

一、办公室文件传阅工作过程管理原则

（一）登记手续原则。对于领导批示的文件，需要按照严格登记手续的管理原则，进行登记管理，确保可以准确地掌握各文件的具体行踪。同时，文秘工作人员也有责任和有义务，时刻提醒领导对文件进行妥善保管。尽量避免将文件档案从文件夹中抽出以及留存，防止出现不必要的文件丢失等状况。

（二）传阅顺序原则。对于企业来说，办公室在进行文件的传阅工作时，需要按照一定的顺序流程。在办公室文件传阅工作中，如果遇到领导外出的情况，可以将文件传阅顺延到下一位领导，待外出领导回来之后，再及时地补阅。此种管理方法可以有效提高文件传阅的速度，避免出现文件长期积压等问题。

（三）文件保密原则。组织办公室文件传阅工作的文秘工作者，要重点加强对文件内容和信息的保密管理工作。坚持文件保密性原则，严格按照保密法、文件传阅规定以及企业内部信息的保密工作制度，减少工作中可能出现的信息泄露等方面问题。对于传阅完毕的文件，工作人员也要及时进行回收处理，按照统一的归档标准进行存档管理，避免出现文件遗失现象。

二、办公室文件传阅工作过程管理的方法

（一）科学规范的文件归档和分类。办公室文件传阅工作中，文件的签收、登记和分类管理工作，都是文件传阅与文件管理工作中的重要内容。在实际的工作中，各项工作都需要由专门的工作人员负责。比如，国内某企业办公室文件传阅管理中，将文件的签收送达与文件的领取等两个环节，进行了集中管理。在文件送达签收环节中，工作人员在对文件进行仔细核验确认无误之后，才会签收。对于文件的登记管理工作，会根据文件的题目、日期、编号、机密登记以及紧急程度等进行管理。在对文件的分类过程中，工作人员会按照上级文件、同级文件以及下级文件3种分类管理标准进行分类;或者，按照文件的性质和内容，分为分报件以及呈报件2种类别。办公室文件传阅工作的顺序通常为由下至上的顺序进行传阅。企业采取此种办公室文件传阅流程，主要是便于下级领导更加充分地表达出自己的意见，同时也有利于上级领导，全面地把握各级工作人员的态度与意见，以便作出正确的决策。

（二）严谨准确的文件摘要记录。办公室文件传阅工作的管理人员，需要对每一份传阅的文件进行认真地研读与分析，在此基础上，才能将文件当中的重点内容摘录出来，提高文件的传阅效率，便于企业内部各级工作人员，在日常工作中，更好地落实文件当中的精神。比如，我国某地区企业内部的文秘工作者，在组织和管理办公室文件传阅工作时，对每一份文件都制作了相应的摘要。首先，工作人员对文件当中体现出的新内容和新变化进行了重点标识。此种管理方法可以帮助领导在阅读文件时，第一时间把握文件的核心内容。例如，在传达《关于扶持高层次创新团队的实施管理细则》内容时，工作人员将新旧政策的对比进行了梳理，并总结新政策与新要求，便于领导参考和审阅。其次，将文件当中与本单位有关的内容进行提炼，有利于领导找到与本单位有关的内容，并给出相应的批示。

（三）强有力的文件督办与监察。除了上述几项措施以外，办公室文件传阅工作中，相关领域的工作人员还要对文件的传阅流程、文件的内容以及文档的管理等方面进行细致督办与监察。比如，在文件办理过程中，就要按照严格的时效要求，切实抓好领导文件的批示意见工作的落实，提高各部门领导工作的效率，为各项工作提供更加全面的保障。对于部分需要督办的文件，特别是领导提出了重要批示的文件，需要根据实际的工作情况，将文件的批示具体化、实事化和项目化。按照文件中的内容，积极地与各个部门达成良好的合作关系，通过办结时限、督办监察和办结结果等举措，最终完成办结报告，确保各项工作可以真正落实到位。

三、总结

综上所述，办公室文件传阅工作是一项十分重要、十分繁杂的工作。相关领域的工作人员，在对办公室文件传阅工作的过程进行管理时，要不断地努力和探究，在遵守办公室文件传阅工作的基础上，对文件进行科学归档与分类，制作出更加严谨的文件摘要和记录，加强文件督办与监察工作，为办公室文件传阅工作的质量和效率的提升，作出积极的贡献。

【参考文献】

[1]李華.关于提高高校办公室文件传阅质量和效率的几点思考[J].办公室业务，2017（09）：152.

[2]赵伟霞，张春妍.浅谈文件传阅工作的过程管理[J].黑龙江史志，2010（07）：189-190.