政府档案电子化管理存在的问题及对策

梁海云

（佛山市直属机关工作委员会，广东佛山528000）

档案是政府对相关数据或者信息进行记录的一个重要载体，不仅是其维护自身合法权益的基本工具，同时也是其进行相关管理工作的一个重要保障［1］。随着科学技术水平的不断提高以及信息技术的快速发展，计算机技术被引入到了档案管理的相关工作中，通过对数据以及资料进行信息化的处理，形成了无纸化的信息共享资源，极大地提高了档案管理工作的效率以及质量。从纸质到电子化发展，需要建立健全电子化档案管理系统，加强、档案管理人员队伍建设工作，同时还要全面提升档案管理工作的科学化和规范化，并建设统一化的政府行政档案管理机构，增强档案管理的科学化、规范化、现代化效果。在变革的同时，档案的电子化管理也面临着各种各样的问题。随着现代科技和社会的发展，政府档案管理模式正在改变，纸质化与电子化档案模式共存，各有利弊，各自具有彼此不可替代的作用。从技术进步和时代发展角度来看，新时代趋势为电子化替代纸质化［2-5］。

1 政府档案管理工作的现状

踏入21世纪以来，随着社会的发展和信息化时代的到来，我国政府在档案建设的过程中逐渐应用了电子化信息设备，提升了工作效率，促进了行政管理的现代化。然而，在档案管理电子化的过程中，由于信息化设备不健全，工作人员对档案的信息化管理不够重视，难以提升档案管理的效果，影响了政府行政的办事效率。同时，各地在着手推广档案电子化管理过程中，档案电子化管理的渗入程度不尽相同：有的地方已做到名副其实的电子信息化管理，无论是在档案录入、档案保存、档案保密等方面都已完全做到电子化管理；有的地方只是做到了部分电子化管理，纸质归档还较为常见；有的地方在信息化技术普及的今天仍然保持完全纸张档案管理模式。档案的保存环境具有很高的标准，若想更好地保存完整的档案，需要防潮、防火以及通风性好等环境条件。基础设施先进性差以及管理技术落后，均不利于政府工作的高效发展。政府档案繁多琐碎，大多数基层档案室都是纸张档案，需整理、装订等程序，导致查阅不方便，档案柜也占据了很多存储空间，现代化设备没有充分发挥作用，造成人力、物力、财力和时间的浪费，从历史原因和群众接受现状来看，在未来一段时间内，纸质档案和电子档案将处于共同存在的发展状态。为此，要借助先进的现代信息技术与设备，进行合理、有效地开发利用，强化二者的配套管理，最终实现交融共存。

2 纸质档案和电子档案的对比

2.1 纸质档案的特点

对于纸质档案资料而言，其突出特征是直观性较强，能够进行信息的直接获取，信息与载体统一存在，不可分割。同时，物理与逻辑结构具有一致性，对维护档案资源的真实与原始性意义重大。政府档案的形成、发展与利用贯穿于行政各环节的始终。纸质档案在反复修改与完善的过程中形成的第一手原始资料，与电子档案相比较，更具行业存储价值，彰显针对性，现实价值突出，具有显著的考证意义。纸质化档案能够全面、客观地体现政府档案的客观性与真实性。由于政府档案作为行政记录性质的特殊性，政府档案拥有浓厚的历史痕迹与自然性，代表了历史的真实性与客观性，很难被更改或者伪造，这是电子档案难以与之相比的。

2.2 电子档案的特点

档案以电子形式存放在电脑硬盘等电子存储介质内，不会因天气、自然灾害等因素发生破损、丢失等情况。电子化档案管理模式彰显立体化的特征。电子文件便于修改，存储空间较大，能够进行信息之间的快速传播，满足远距离的传输需要［6-7］。随着政府行政规模的扩大，政府档案范围得到拓展，相关单位对档案资源提出了更高的要求，在收集、提取利用方面标准更高，借助电子文件模式能够节省成本，并有利于妥善保管。此外，档案资源安全性提升可有效避免档案遗失与无故变更的现象。应用电子化档案能够从多方面与多角度进行信息的查询与使用，强化服务的一体化与立体化，信息传递、存储与利用更具精准性与完整性。

3 档案电子化管理存在的问题和对策

3.1 电子文件兼容性问题

随着互联网技术的快速发展，信息化的普及，电子文件不兼容的问题日渐突出。不少软件的通用性差，非同一系统生成的不同电子文件之间不能识别，甚至难以实现格式的转换。例如，同一款软件在安卓和苹果的操作系统上就往往不能同时兼容，从而限制了软件的有效应用。

3.2 电子文件真实程度问题

可读写性是电子介质具有的特性，电子档案优点为可以进行反复的输入和修改，但同时缺点亦为容易反复修改且表面难以辨析［8-9］。政府行政人员无法通过辨别字体字号的形式判断档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，无法鉴别真伪。电子化档案管理的操作模式是将传统的纸质文件和资料以电子文件、电子图文等形式进行上传，然后保存于电脑硬盘之中。与传统的纸张档案管理相比，传统的档案必须是原档案或者备份的档案，人们可以明显发现档案的来源真实与否，真实性较强。电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，在没有对比纸张档案文件和电子文件内容的前提下，根本无法保证其真实性和有效性。除此之外，企业将纸张档案文件上传电脑之后，部分不法分子很有可能将电子文件下载之后进行任意编辑和修改，以赢得更多的利益。

3.3 数据安全性问题

在互联网技术迅速发展的今天，网络黑客也不断泛滥。电子信息被拦截、重要信息被黑客盗取的现象时有发生，病毒入侵使得电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户会侵犯他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁，尤其是对影响面广、事关重大的政府行政档案。只有在确保数据安全性的前提下，政府档案管理的电子化才能有保障地投入应用。

3.4 对策

3.4.1 构建电子化管理形式

要成功实现政府档案管理电子化改革的任务，首先要构建电子化管理形式。积极建立起科学的电子化档案管理系统，能针对政府行政档案进行分类和管理，有效提升档案管理、利用的实际效果，并针对档案查阅的访问权限和密级进行确定，为政府行政管理工作提供良好的前提条件。在建立电子化档案管理系统的过程中，需要充分利用多种信息化技术、计算机技术等手段，搭建起数字化档案馆、智能库房管理系统、电子化档案查询平台等系统，推进电子化档案管理工作顺利开展。加强定期的系统更新和维护工作，及时寻找到电子化档案管理平台中存在的问题，并予以有效解决和控制。加强系统安全性，设置明确的访问权限，防范信息泄露的情况出现。政府开展档案管理工作的过程中，所拥有的现代化技术水平不一致，想要充分实现良好的电子化发展效果，需要建立起统一的管理机构，针对档案管理工作过程中的各方面情况进行全面控制，设立出规范化的标准，便于各政府部门能够针对电子化信息技术进行共享，集中化管理政府行政档案。

3.4.2 标准化档案管理操作

推进政府行政档案管理从纸质化向着电子化的方向发展，需要增强管理工作的科学性和规范性，积极采用现代管理手段，针对各项档案进行集中管理。将各项政府行政档案进行分类，按照影像档案、实物档案和科技档案进行细化划分，并分别放置在不同的地方，采用不同的管理和保存手段，促进档案管理工作有序有效进行。选派专门团队针对政府行政档案管理进行全面负责，划分每个管理人员的具体职责，保证每项管理工作都能够落到实处。

3.4.3 培养优秀档案管理人才团队

要成功实现政府档案管理电子化改革的任务，还要培养优秀档案管理人才团队。积极开展政府行政档案管理工作，需要有大量的高素质优秀人才团队作为支撑。首先，积极开展思想政治教育工作，切实有效地提升档案管理人员的责任感和职业道德感，促进档案管理人员全身心地投入到相应管理工作之中。其次，积极引进一些专业人才，加强政府行政档案管理电子化平台建设工作，制定完善合理的规章制度及标准规范，减少工作中的一些不合理问题。政府行政档案管理朝着电子化方向发展，需要有大量的资金和资源作为重要前提支撑，保证专款专用，不仅能够保证档案管理工作有着充足的资金，同时还能够通过正规财政核算，保证档案管理人员的基本生活需求。

4 小结

政府档案管理部门必须重视做好纸质化与电子化档案的超前收集管理，对相关流程、控制策略等进行合理设计，全面做好各种形式档案资料的扫描与处理。在工作过程中，面对软件难以兼容的电子文件，要合理进行数据转换，达到纸质化与电子化双轨制度并行，保障信息数据能够高效地进行传递，提升资源共享程度。对于新时期政府档案管理工作，要紧跟时代发展，坚持与时俱进，立足方法、模式、技术等多层面进行管理，制定科学有效的纸质与电子文件管理制度。在发挥电子档案长久性与真实性特征的同时，有效发挥纸张档案的自身优势，实现二者有力的优势互补，推动政府档案的稳步发展。

总的来说，基于新的发展阶段，政府档案管理要坚持与时俱进，积极创新，加快档案信息化建设，有效发挥电子档案中的优势。随着信息技术的发展和计算机技术的普及，档案电子化管理模式成为大势所趋。电子化管理的突出优势是管理效率高，能够满足信息的高度共享，优化信息查询与使用，对发挥档案价值具有极大的推动作用。笔者认为要正视纸张档案的现实价值，强化纸质化与电子化的有力融合与统一，制定科学有效的档案管理模式与方法，全面提升政府档案管理工作的先进性与高效性，为政府档案管理工作奠定坚实基础。