信息技术在事业单位档案管理中的应用探究

柴晓洁

（河南省医疗器械检验所，河南郑州 450000）

随着我国步入信息化社会，我国的网络技术也得到了发展，进入世界前列，被人们运用于生活、工作、生产等方方面面。信息技术不仅能够对个人的生活造成影响，对企业也有巨大优势。事业单位是我国机构组成当中最重要也是最基础的部分，对我国民众来说具有重要地位。为了满足群众的需求，事业单位就必须要提高效率。档案管理是事业单位所有工作中最耗费人力和物力的。

1 事业单位档案管理

1.1 传统档案管理

在我国进入信息社会之前，我国事业单位的档案记录主要是用纸记录并用牛皮纸袋封好，然后按类别和时间存放到不同的档案架上。但是事业单位是我国为了满足民众的需要而设立的，这些事业单位每天接待大量的百姓，所以处理档案成为一项艰巨的任务。若是保存不当、看管不严，也会产生档案丢失情况，不利于个人信息的完整性。

1.2 档案管理现状

因为传统档案管理问题较多，已经不适用于高速发展的社会，也满足不了人们日益增长的需求，所以其管理方式必须要进行改进。随着我国步入信息化时代，信息技术越发成熟，适用方面也越来越广。所以我国事业单位跟随时代潮流，将信息技术运用在工作及管理中。其中，信息化技术在档案管理中运用最广。但是因为改革管理时间较短，事业单位现在的档案管理仍处于传统向现代转变过程，还未完全转变，并且在转变过程中也出现了许多问题。如何解决这些问题，是我国事业单位全面普及信息技术在档案中的管理及应用则成了重中之重。

2 信息技术的优势

2.1 提高效率，节省时间

信息技术促进传统档案向电子档案转变，工作人员只需学习一些信息管理技术便可以独立进行操控，将纸质档案转成电子档案。而将纸质档案转换成电子档案能方便档案的管理，因为可以设置程序将电子档案自动分类别归纳、记录；也可以在搜索栏输入要找的文档名称，计算机会在全部档案中搜索并且自动调出符合结果的文档；还可以实现网上共享，这样就不用花费时间跑到别的事业单位拿档案，只需要在有网的环境下，利用计算机共享技术，将文档传送。这大大提高了事业单位的办事效率，节省了大量时间，满足群众的需求。同时，也就节省了大量金钱。

2.2 优化事业单位结构

传统事业单位职位众多，工作人员的数量也就十分庞大，于是造成事业单位结构臃肿，人员烦冗。这会增加事业单位的管理难度，同时也使得事业单位工作人员的工资在所有财政支出里所占比例最大，对财政造成很大压力。而将信息技术融入事业单位的管理尤其是档案管理有利于优化单位职业结构[1]，因为计算机可以代替人工完成很大一部分琐碎的工作，如对档案的录入、分类、归纳、整理、识错等。把这些最需要耗费人力和时间的工作用计算机代替，能将很大一部分工作人员解放出来。这样事业单位的人员就能得到精简，机构也就不会显得臃肿。最后也能提高事业单位对群众的服务效率，真正做到一切从人民出发。

2.3 提高安全性

传统档案管理需要着重注意档案室的环境情况以及对档案的保护，档案室环境应该保持低温干燥，并且要注意防虫措施，以免档案被虫蛀，或是档案因潮湿而霉变，或是因高温而自燃，对档案安全性造成威胁。有时候事业单位搬迁，在这个过程中也很容易将档案丢失，导致泄密。但是将信息技术运用到档案管理中就可以很好地解决这个问题，因为信息技术将纸质档案转为电子档案，还可以进行云储存或者云备份，安全性得到了极大提高。只要有一台有网的计算机，就可以通过登录账号将所有的档案进行下载，不需要担心档案丢失问题，也不用担心档案因种种自然原因而被损坏的问题，档案的安全性得到了极大的保障。

2.4 节省资源

首先我们都知道，传统的档案管理是纸质的，所以每个事业单位都需要好几台打印机，每个月也需要购买大量纸张和牛皮纸袋，这是一项极大的支出。其次，传统纸质档案除了耗纸之外还非常占地方。每天事业单位都产生大量的档案，日积月累，档案占用的面积越来越大，有时候需要好几个房间来存放，这对单位也是一种压力。最后，存放好的档案还需要专人定期进行维护、整理、养护，档案室也需要经常检查和打扫，这项工作耗费的人力物力和财力甚多。所以这时候更需要将信息技术运用在事业单位的档案管理中，这样才能减少不必要的消耗，最大程度地节省了事业单位的人员资源和经济资源。

3 信息技术在事业单位档案管理中的运用

3.1 信息技术的云储存和备份

我们第一步要做的事情是把要转换成电子文档的文件以扫描或者人工输入的方式，将它的信息录进计算机，并且还要在云终端进行备份和储存。这样便于改正传统档案管理中的缺点，从而改进事业单位档案管理的方式和方法。我国现在也处于大数据时代，对大数据技术的运用也越来越宽泛和频繁，而大数据技术也随着科技的发展和人们一次又一次的运用变得越来越成熟。所以我们可以跟随这个趋势，将大数据技术运用到对档案管理中，从而实现档案数字化。在将大数据技术运用到档案管理中时，工作人员就可以更容易地把传统文字档案转化成现代数字档案，并且在云端对档案进行数字化备份[2]。毫无疑问，运用大数据技术可以更好地管理档案，同时也能对档案有更全面的了解，从而解决档案管理效率低下这个问题。工作人员也能对大数据技术有更深刻的认识和了解，积累更多先进的经验。

3.2 借助计算机程序进行管理

在计算机技术越发成熟的情况下，我们可以借助计算机里专门的程序对档案进行精细化管理。我们可以利用专门研发出的程序优化对档案的管理，比如在发现档案有错误时可以利用程序进行修改；在需要某个档案信息时能够及时调出等。这有利于减少档案管理对人工的依赖，并且减少人员接触可以降低泄密概率，有利于保障档案信息安全。但是要用好这个功能，对操作人员自身的技术素养要求有一定要求。所以我们不仅要改进档案管理方式，提高事业单位的硬件设施，同时也要提高工作人员的知识素养。事业单位可以多组织类似的培训，将年轻一代的工作人员培养成高素养人才。但是科学技术更新频繁，所以此类培训应定期举行，才能让人才学到最先进技术，从而提高事业单位档案管理的效率。

3.3 构建档案信息网

利用好信息社会下互联网技术是我们提高事业单位档案管理的另一个重要突破口。我国大部分事业单位目前仅仅只是利用计算机程序对档案进行管理，这是一个思想误区，只能发挥出信息技术的一小部分优势。所以我们应该利用网络技术，在本单位内部打造一个信息档案网。这样能完善档案管理的沟通机制；也能扩大档案管理的信息通道；最重要的是可以简化档案管理流程，使得档案信息能更便捷、快速地传递。

3.4 共享管理

云技术在我国信息技术领域中是发展比较成熟、运用比较广泛的一项技术。随着我国科技的进步，我们的电脑和手机都可以成为云终端的传输口。而云终端的某些功能对事业单位的档案管理方式有着促进功能，所以我们也应该利用好。我们可以利用云共享这个功能，提高事业单位内档案的共享程度，从而使档案管理从各自管理向云管理转变。这样，一个区域内甚至在全国内就可以构建一个档案数据库。在云终端支持下，各事业单位可以定期在数据库内上传或者下载。这方便了事业单位之间的交流，也方便了档案管理。不过当地政府应该要做好数据库的维护，以保证档案信息安全，防止信息泄露。云终端技术与事业单位档案管理相结合，是典型的“互联网+”模式。这样的模式在方便事业单位对档案进行管理的同时也促进了事业单位互联网管理理念的发展，对提高我国事业单位的管理水平有着重要作用。

4 结语

随着我国进入信息社会，传统事业单位的缺点、问题都被暴露，并且事业单位也难以满足社会和人们的需求。所以为了改变这种现状，我们就必须把档案管理作为突破口，将信息技术融入档案管理中。这样才能提高档案管理的效率，节约时间和人力，促使事业单位朝着信息化发展，满足社会需求。这就要求事业单位的档案管理必须牢牢把握住信息技术、利用好信息技术。