质检档案管理关键问题探讨

摘 要：质检档案具有非常大的价值，通过加强对质检档案的管理，充分挖掘并利用质检档案的内在价值，对于质检单位提升业务水平具有重要的作用。本文对质检档案的特征进行了分析，并且对质检档案管理的关键问题进行了探讨。

关键词：质检档案 管理 信息化

质检机构在日常的工作过程中会积累大量的技术资料，这些资料具有非常大的价值，这些资料对相关客户和本单位都具有比较高的利用价值。这些资料能够应用于质检单位的日常管理中，对于质检工作的总结、相关工作计划的制定、单位质量运行体系的运行以及领导的相关决策都都具有非常重要的参考价值。因此质检结构应加强质检档案的管理工作，充分发挥质检档案的作用。

1 质检档案的特征

1.1 质检档案数量多、增长快

随着我国社会的快速发展，政府和社会对于商品质量的重视程度不断提高，这也导致了质检工作越来越繁忙，质检机构要承担大量的检测任务，随着检测任务的增加，质检档案的数量也在成几何式的增长，快速增长的质检档案数量给档案的管理工作带来了很大的挑战。

1.2 质检档案类型多、管理难度大

质检业务涉及到的内容非常广泛，涉及到政府机关、商业贸易等多方面，检测内容涉及到生产许可证检验、食品准入检验以及风险检测等领域。在这些领域产生的档案资源类型多样，而且之间还存在着一些关联，因此增多了档案管理的难度。质检档案的形式也非常多样，不仅包括纸质档案，还包括视频、音频以及检测数据等电子档案，类型各异，格式多样的档案为后续管理工作带来了很大的难度。

1.3 质检档案内容多、价值高

质检档案不仅包括部门的人事档案以及财务档案，还涉及各样的业务技术挡烟，如设备档案、技术标准、检验报告等业务档案，以及资质证书档案、合同协议档案等。质检档案不仅代表了质检工作发展的历史，也真实的反映了质检工作的全过程，而且其还是质检工作维护法律法规和强制性标准的依据，同时还是对质量检验工作全面考核的重要依据，所以说质检档案具有权威性和凭证性的价值。

2 质检档案管理的关键问题

2.1 保证档案的完整性

随着内部管理以及外部监管要求的提升，质检机构所需要保存的质检档案的内涵和外延也在发生着变化，如今质检机需要管理的档案种类非常多，不仅包括行政文件、人事信息等，还需要包括设备档案、实验记录、检验报告、数据谱图等等，不仅档案的总数在不断增加，在类别上也在快速增长，这加大了档案的管理难度。而且在实际工作过程中，由于没有规范性文件、管理人员认识不足以及人员流动等因素的影响，导致档案资料不完整的情况经常出现，严重影响了档案的应用。

为了保证档案的完整性，首先要加強人员的管理，在档案管理人员上岗之前应对其能力进行有效的考核，通过考核之后才能够安排上岗工作，而且在在岗期间通过培训的方式使其具备满足档案管理要求的业务素质，充分掌握档案管理的技能。其次，可以通过建立规范性的制度，来对档案管理人员的职责进行明确，建立起集中管理的档案管理模式。要从质量管理体系入手，对不同类别档案管理时的需求进行充分的掌握，并且根据相关规定对档案管理制度进行完善，不断的推动档案管理的规范化，从而保证档案管理的完整性。

2.2 做好档案保密工作

部分质检档案具有严格的保密性要求，如检验报告档案，不仅涉及到企业以及其它委托人的利益，而且还具备一定的社会影响，因此必须要做好相应的保密工作。在日常的档案管理工作中应严格的按照单位质量管理体系中规定的借阅、查阅制度来对归档档案进行管理，对于《质量手册》等内部管理文件，可以提供无限制的开放性查询，而对于检验报告档案，实验的原始记录等要进行严格管理，只能够允许委托方、委托方授权代表或者是法律规定的权利部门进行查询，其它非授权人员不能够对这类文件进行查询，而且在查阅检验报告档案或者是相关原始数据时，不能够对其进行复印和拍照等，以防出现信息泄露。

2.3 提高档案管理效率

在质检档案中，检验报告档案是最为核心的技术档案，在这些档案中包含着大量有价值的信息，随着检验机构检验范围的不断扩大，业务数量不断增多，导致这些档案的数量大量增加，使其日常管理工作非常的繁琐，需要投入大量的人力、物力对其进行管理，而且这些档案的异地管理、查询和利用的需求也在不断的增加。因此为了提高这些档案的管理效率，应应用先进的信息技术对这些档案进行管理。通过将计算机技术应用到档案的管理工作中，能够有效降低简单的重复劳动，能够更加便捷的进行文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这样能够极大的提升档案管理的效率。此外，通过应用“互联网+”的思维，通过建设本地电脑互联局域网和远程 VPN 组网形成互动平台，还能够实现资源的共享，提高档案的利用效率。

2.4 提高档案资料利用能力

利用档案资料的内在价值是进行档案管理工作的根本目的，但是受制于档案具备封闭属性，以及相关人员对档案的内在价值认识不足，缺少对档案的主动开发利用，导致重保管而轻利用已经成为档案管理工作的一个重要问题。因此在档案的管理工作中，应加大对档案资源的利用，主动的去挖掘档案具有的附加价值。举例来说，在食品安全监管方面，可以通过汇总不同检验结构的抽检结果，对这些信息进行统计、分类和对比，提炼出其中存在的趋势性和共性，从而将其作为对某类产品进行风险评估的依据，从而能够更好地进行产品的风险评估，更好地完成食品安全的风险预警工作。提高质检资料的利用能力，能够提高质检机构的工作效率，帮助其更好地完成检验工作，对于质检机构业务水平的提升具有重要的作用。

参考文献

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作者简介： 解钰，1988年3月，女，汉，山东省济南市人，研究生，助理馆员，研究方向：档案管理专业。