解决台账基础管理瓶颈问题的思考和探索

摘 要：台账管理是企业精细化管理和标准化建设的根本，是建设现代企业的必由之路，笔者通过总结近年来参与企业班组建设及优化规范车间班组台账的工作实践，剖析了在台账基础管理中存在的瓶颈问题及产生原因，利用现代企业管理理论阐述了通过建立健全五级台账管理体系、建立台账身份档案机制、建立台账评价机制、建立台账试用周期机制、建立台账作业标准机制、建立台账电子化管理机制等途径强化台账规范基础管理的思路和方法。

关键词：台账 基础 瓶颈 探索

1.引言

随着经济社会的快速发展和经济结构的调整，铁路企业发展将由规模速度型向质量效益型转变、由传统运输生产规模型向现代物流市场经营型转变。创建标准化岗位、标准化车间班组、标准化站区、标准化站段是实现转型发展的有效途径。车间班组作为安全生产及经营的基本单元，是最直接的组织者和参与者，车间班组生产作业活动的质量是企业生产经营活动优劣的决定因素。而台账管理是班建工作的重要环节和重要手段，遗憾的是，许多管理者不重视台账管理，把“台账”视为“落后和陈旧”的代名词，有的职工也视台账为累赘。究其原因，主要是顶层设计系统性、科学性、全局性欠缺，笔者结合长期从事班建工作实践的经验，按照问题导向的思路，浅析规范台账基础管理解决瓶颈问题的途径。

2.台账基础管理存在的突出问题分析

2.1 臺账设置管理不规范

车间班组作为企业的最基层单位，各级管理部门安全生产经营的管理思路、制度、决策都要通过它去落实，任何一级管理机构的任何部门都可能使用管理职权设置不同类型的台账并要求其完成，为了方便本部门、本科室甚至是某管理岗位的工作需要，违规要求车间班组设置台账的现象较为普遍。多头管理、重复设置、交叉设置的情况无法完全杜绝，临时性、阶段性等专项工作的短期上报资料演变为长期台账的现象普遍存在。

2.2 台账内容设计缺乏科学性

一是台账设置部门在设计台账内容时，不同的设计者由于在专业知识水平、思考问题角度、管理方法侧重点等方面存在差异。设置出发点局限于本专业业务范围，全局性考虑少，加之设计方案没有通过专业性、统一性、实用性的反复论证和检验。现有台账不同程度存在台账项目和内容重复交叉、信息不完整、数据逻辑性差等问题，同样的数据和信息需要在不同台账重复多次填记。二是许多台账在设置之初，缺乏有效的调查研究，特别是缺乏提前深入拟使用车间班组现场调研，有的闭门造车仅对照上级部门文件及通知逐项罗列台账项目，考虑检查方便多，考虑现场减负少。更有甚者，为了减轻管理岗位工作量，把一些完全可以利用现有台账，利用现有生产管理信息系统的数据资料稍加统计分析就能得到的数据也通过设置台账的手段，把工作量和责任转嫁到车间班组。三是部分台账是基于不同时期运输安全生产重点工作的专项活动而设置的，该类台账内容大都是记录推进计划、开展措施、活动记录、工作总结及问题整改情况等，类似的还有会议记录台账，如安全生产分析例会、政治业务学习会、文件传达会等，占用了现场作业人员较大精力记录会议落实、纸面落实的流水账，最大的作用仅便于上级部门检查了解活动开展落实文字记录的情况，从投入产出的角度看很不经济。

2.3 台账数量较大影响整体质量下降

部分车间班组需填记的台账数量多，比如一个不足10人的班组，需填报的各类管理台账、生产作业记录和报表就有几十种。绝大多班组均不具备条件安排专门人员负责台账记录，加之有的台账要完整填记还需花时间去专门收集与本岗位作业相关性不强的生产数据及资料。台账填写工作量大导致现场作业人员对台账产生抵触情绪和只能应付的错误思想。把所有台账一律当作一项多余工作消极对待，不按时如实记录、集中补假台账、漏记少记数据和资料等情况屡禁不止。有的专业管理人员在现场检查指导时，缺乏利用台账分析惯性问题思维方式，缺乏对现场作业人员如何利用台账数据寻找规律的指导，对台账质量不高见怪不怪。恶性循环导致台账质量整体下降，甚至关键作业环节生产过程记录也同样被忽视或虚假记录。

2.4 台账未充分发挥服务现场作业的效能

台账是确保工作有记录、管理可追溯、过程有监控的重要手段，同时，台账也是上级部门落实工作的关键抓手，是一种有效的检查监控手段。但台账记录费时费力，给原本就很忙碌的现场日常工作增添了一份负担是客观事实。目前，在对台账管理的定位和认识上普遍存在一个误区，强调通过台账的追溯检查发现错误和问题的功能。忽视了用台账记录优化作业流程降低劳动强度、提供辅助研判依据、通过分析过程提示风险预判、提示可纠偏的作业指导等服务现场作业的功能。导致现场台账记录人员把台账当做上级单位套在自己脖子上的枷锁，当做自己在事先准备今后被考核的证据。缺乏如实记录生产过程的主动性和积极性，使得台账服务现场作业的主要功能难以有效发挥。

2.5 台账动态清理更新缓慢

台账设置部门普遍重视台账新增和设置工作，但对过期失效、实效不佳、重叠交叉的生产作业记录和报表的清理更新不及时、不主动。比如有的台账，现场反应问题多，台账管理的专业技术人员虽然也同样认为视乎没有存在必要，但担心取消后出现安全生产管理漏洞，加之已无从了解最初设计者是谁，无法全面了解设置动机，一些“问题”台账长期使用；还有的台账一直沿用的时间久远，随着设备升级和技术更新，部分台账内容已完全与实际脱轨，但专业管理人员顾忌此台账是上级部门设置的，不想或不愿向上级部门提出质疑，而迟迟没有更新。

3.创新台账基础管理机制

3.1 建立五级台账管理体系

按照归口管理、专业负责、逐级分工的原则，建立五级台账管理体系（以笔者所在企业为例）。第一级，集团公司班建工作职能部门为归口管理部门，负责制定台账管理办法，统一受理审核各系统生产作业记录及综合台账设置申请，定期公布有效台账名目。第二级，集团公司各专业及综合管理部门，负责建立本系统台账管制度，组织本系统本专业台账管理工作。第三级，集团运输站段和辅助单位，负责组织本单位各车间班组落实执行管理制度。第四级，全集团各运输站段和辅助单位的车间，负责建立车间及所管辖班组台账设置目录，明确台账记录、使用及责任岗位。第五级，全集团运输站段和辅助单位的班组，负责台账的记录使用和日常管理。

3.2 建立台账身份档案机制

对台账实行身份建档管理，对于每一有效台账建立档案。详细记录相关背景资料，包括台账设置部门、设置依据、适用范围、使用周期、填写规范、设置时间、更新周期、历次更新轨迹、设计者单位及姓名。同时在档案中还设置栏目记录台账设置目的、台账设置前期调研情况、利用本台账服务现场作业可行性分析及使用方法、通过本台账追溯检查发现问题及风险预判的方法和技巧、是否与既有台账存在项目重复交叉的复核情况、如何评价现场使用本台账的质量等信息。同时明确台账设置主体终身责任制，对设置主体终身问责。

3.3 建立台账评价机制

按照台账是否有助于规范作业标准、有助于提高作业效率、有助于提升企业科学管理水平的标准，分台账启用前和启用后两个阶段分别建立台账质量评估评价体系。设立专家库，拟定专家入库条件，将集团业务骨干、工人技师、现场作业人员、管理干部、路外专家5类人员按一定比例选拔进入专家库。拟定台账科学性、合理性、实用性评价指标。在台账拟纳入使用前，组织专家组对台账可行性综合评估，评估达标方可投入使用；在台账使用期间，利用集团办公网建立台账使用问题及建议集中收集平台，分专业按台账编号逐台账设置信息反馈专题区，向所有使用该台账的车间、班组及作业人员收集现场遇到的实际问题、优化建议和评价意见。由台账归口管理部门定期召集专家组对现场反映强烈的问题、建议评估后，限期由台账专业管理部门对台账进行更新、优化或精简。

3.4 建立台账试用周期机制

针对生产组织和生产工艺变化需调整优化台账设置的情况，对拟调整设置的台账，划定1年以内的试用周期，允许在车间班组试用，并对试用情况进行分析总结。根据试用效果最终确定是否需要新增、取消、修改台账格式或内设项目。

3.5 建立台账作业标准机制

按照台账属性分类制定台账记录的岗位作业标准，对每类台账以岗位作业指导书的形式明确台账在记录、使用、上报、存档等环节的的作业规范。加强台账记录、使用的业务培训，加强对台账记录规范作业的检查和指导。明确台账使用的质量考核标准，将岗位台账记录和使用情况纳入岗位绩效考核，切实提高生产作业岗位台账日常工作的质量。

3.6 建立台账电子化管理机制

台账管理无法实现良性循环的主要矛盾就是现场填记台账费时费力。随着各专业各系统信息化建设的快速推进，大量的甚至是全部生产作业关键环节的生产过程信息都已经实现数据库管理，逐步实现生产记录台账电子化管理已经具备了软硬件条件。建立台账电子化管理机制，按照归口统筹管理，专业分工负责的原则，明确已实现信息化管理的作业环节必须取消纸质人工台账的工作目标。分专业全面梳理生产作业记录台账，擬定分阶段的进度计划和责任部门。加大资金和研发力量的投入，根据现场生产组织需要，升级现有生产管理信息系统，建立各专业各系统的生产作业电子化台账集中平台，统筹规划各系统间数据共享，逐步实现集团公司生产作业台账全覆盖电子化管理。利用大数据的先进技术将大量宝贵的第一手生产记录资料和数据处理加工成为生产、控制、管理、经营的辅助决策依据。

4.结束语

中央工作会议把“加快推动中国铁路总公司股份制改造”确定为2019年重点工作之一，现代化企业建设离不开扎实的台账基础管理作支撑，因此建立规范、系统、高效的台账基础管理机制势在必行。

作者简介：姚燕、1971年3月、女、汉族、籍贯四川、大学本科、广州铁路局集团公司企业管理及法律事务部、经济师