浅谈网络时代事业单位档案管理的完善

王磊

摘 要：随着网络化技术的发展，在事业单位档案管理工作开展过程中，应该重视引入现代化技术，加强网络化管理，从而才能提高事业单位档案管理水平。本文基于有效的工作实践，深入结合网络时代相关工作实际，总结了事业单位档案管理工作策略，希望进一步分析，能够提高事业单位档案管理能力，进一步保证档案管理工作更加完善。

关键词：事业单位；档案管理；网络发展

为了进一步分析网络时代下事业单位档案管理工作如何完善，需要提高对于网络时代的认识，同时也应该加强实践能力，通过不断的分析与研究，促使事业单位档案管理工作不断发展。通过进一步分析，首先提出了网络时代下档案管理的特征，随后明确了相关的工作实践途径，具体分析如下：

1 网络时代事业单位档案管理的特征

1.1 档案管理的完整性要求更高

在档案管理工作中，需要做好档案的收集、整理、保管和利用等工作，在当前互联网环境下，加快了檔案管理工作的升级转型发展，这对于档案管理的完整性提出了更高的要求。在互联网环境下，档案资料的获取可以通过网络和数据库系统进行，不仅更具便利性，而且档案资料更加完善，有效地提高档案资料的完整性。同时档案管理流程也更具完整性，在互联网技术支持下，档案管理的各个流程之间实现了有效的衔接，这对提高档案管理流程的完整性起到了积极的作用。

1.2 档案管理存储介质日益多元化

互联网环境下，档案管理工作有了更好的技术支持，为档案信息数字化管理的实现起到了重要的保障作用。在档案信息管理工作中，主要是采用互联网手段，进一步对档案信息资源进行激活，使档案数据能够更好地服务大众，加快实现信息之间的有效融合。而且在互联网环境下，档案管理介质也更具多元化，档案信息实现了数字化储存，这不仅有效地丰富了档案管理的内容，而且档案资料展示形式更具多样化。特别是档案管理数据库的构建，有效地将档案信息集中于数据库系统中，不仅提高了档案管理的效率，而且节约了人力、物力和财力，有效地保护了档案数据信息的安全，能够为用户提供更加方便、快捷的档案数据查询和利用服务。

2 网络时代事业单位档案管理的完善途径

2.1 加快档案基础设施建设，制定管理标准规范

互联网背景下档案管理模式构建过程，必须有一定的硬件支持。档案管理是一项长期的系统性的工作，需要有关部门下大力气在房间、设备、网络、软件等方面投入，本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案数字化和数字档案馆建设，加快推进档案信息化标准化体系、安全保障体系和人才队伍建设。同时，明确规范可行的标准是实现档案管理模式的根本。想要真正推进“互联网+”档案管理模式成为档案管理的标准，必须结合档案管理实际和经济水平现状，多方考察调研，摸清当前档案管理底数，真正掌握推进该模式建设的重点难点问题，制定切实可行的“互联网+”标准规范。标准要对明确电子档案操作系统，把握从录入、储存、查找、传输、转换等环节要点，切实保证互联网背景下档案管理模式在实际使用中清晰规范，运转流畅，方便快捷。

2.2 利用网络技术，保证档案工作规范化

现代信息技术的发展，使档案管理人员可以通过档案管理软件实现档案的编目、著录、索引等工作。利用计算机将馆藏档案数字化是网络时代档案管理的首要目标。即通过扫描、压缩、转化等手段将传统的纸张、录音、录像带等转换成图片文件、声音、录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并发布到局域网、广域网等网络媒体。这样，利用者就可以根据自己的权限对所需档案进行查找、利用。传统的著录是在卡片上进行的，查找非常耗费时间，网络技术的进步大大节约了档案索引工作量，查阅者只需输入需要的档案材料的关键词就可以找到想要的文件资料，使得查找档案十分便捷。此外，电子文件是随着计算机技术的产生而产生的。它是一种特殊形式的文件，与传统的档案材料阅读相区别，想要检索和阅读电子文档时，人们必须依赖于特定的硬件设备，操作系统和应用软件的解码，才能得到一个完整，可靠和准确地更好相关文件信息，这是借助计算机对传统档案工作带来的最大改革。如何收集、整理电子文件是现在档案部门需研究的问题。因此，我们要根据国标和省标的要求，加快制定本单位电子文件归档的标准和方法体系。

2.3 加强档案信息安全，优化档案管理

事业单位档案管理事关国家机密信息的安全和公民信息的安全，还关系到社会公共服务的有序性和高效性，因此，在发挥网络优势，进行事业单位档案管理的信息化过程中，应当充分重视档案信息安全，利用技术手段进行档案信息安全防护。同时，加强对于档案信息安全性的监管，对于出现的档案信息盗窃和破坏的行为，进行严厉追究，确保档案信息在网络环境下的安全。信息安全涉及的内容较多，因此需要做好安全保密工作。由于网络具有较强的开放性特点，其与档案文件保密性的特点相背离，因此需要加强内部管理体制建设，强化内部管理，提高档案管理系统的安全性，维护好网上档案信息的保密性。同时还要关注计算机病毒对档案信息的破坏，因此要对一些计算机病毒的新变化进行时刻关注，并制定有效的措施加以防范。另外，还要强化网络访问权限管理工作，根据访问者的不同来制定不同的存在信息的权限策略，做好应用服务器日志审查工作，避免出现越权操作的行为，有效地提高档案管理信息的安全水平。

2.4 提高管理人员的职业素养

基于信息化发展背景下，会计档案管理工作需要综合素质以及专业技能较高的综合型人才。对于人才的引进和培养分为两种渠道，一方面，从各大高校的毕业生中挑选人才，选择适合会计档案管理工作的综合型人才。另外一方面，通过对事业单位的会计档案管理人员进行重点培训和指导，重点培养信息化发展背景下的会计档案管理人员，进而快速提高会计档案管理工作的整体业务水平。此外，不仅需要提高管理人员的业务水平，同时，还需要注重培养管理人员的相关法律常识和职业道德素养。因此，信息化背景下的会计档案管理工作的从业人员不仅需要具备较高的业务能力，同时，还需要具备较强的责任心和职业道德，并且在开展档案管理工作的过程中需要严格遵守我国相关的法律规定，尽量杜绝违法事件的发生，积极维护事业单位的自身利益以及我国人民的整体利益。

3 结束语

总之，在事业单位档案管理过程中，要重视网络时代相关技术的引用，从而才能提高档案管理效率。作为相关工作人员，也应该提高对于网络时代事业单位档案管理工作的认识，从而不断加强专业能力，进一步为档案管理工作顺利开展提供有效保证。

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