医院编外人员档案管理探析

洪励

摘 要：本文对医院编外人员档案管理的现状及存在的问题进行了探讨，并在此基础上，提出了医院编外人员档案管理的一些对策与建议。

关键词：档案管理；编外人员档案管理；医院档案管理

随着我国公共医疗卫生事业的蓬勃发展以及人们生活水平的不断提高、健康意识的不断加强，公共医疗卫生机构的规模不断扩大，这使得医疗机构在编制不足的情况下往往不得不通过补充、调剂编外人员来满足自身发展需求。目前，编外人员在医院的比重越来越大，很多编外人员在医院各个岗位承担着大量的工作，有些甚至已经成为医院各科室业务的技术骨干。但基于各种原因，编外人员在医院的档案管理工作却长期没有得到应有的重视，这在很大程度上影响了医院编外人员档案管理的成效，进而使得医院编外人员的总体管理工作陷入被动。因此，就目前来说，加强对医院编外人员档案的管理，已成為医院档案工作不容忽视的部分。本文就此方面进行一些探讨，以期能够为医院编外人员的档案管理工作提供一些参考与借鉴。

1 医院编外人员档案管理现状及存在的问题

虽然《劳动合同法》的实施，对医院编外人员的档案管理提出了新的要求，编外人员“临时工”的称谓已被“合同制职工”所代替。但从医院编外人员档案管理的实际现状来看，很多医院档案管理部门对于编外人员的档案管理还是不够重视，未建立医院编外人员人事档案、档案材料不及时、不完整等问题较为普遍，这使得在处理编外人员劳资纠纷时缺少有效凭证，对于编外人员的管理的缺乏可追溯性。具体来说，医院编外人员档案管理中存在以下一些问题。

1.1 医院档案管理部门对编外人员的档案管理不够重视

虽然《劳动合同法》已经实施很多年，但在很多医院管理者的观念中，对于编外人员的管理还停留在“临时工”的用工管理模式上，错误地认为编外人员是没有固定单位的“临时工”，今天在本单位工作，明天可能就到了别的单位，为这些编外人员建立人事档案，纯属浪费人力、物力，增加管理成本。但随着编外人员在医院人力资源中的比重不断加大，档案在编外人员管理中所发挥的作用也越来越大，重要性不断提升，这已经是目前不容忽视的一项管理工作，必须引起足够的重视。

1.2 未建立编外人员个人人事档案及考绩档案

从历史的角度来看，医院的用工模式大体上可以分为两种：一种是有编制的正式职工，即国家统一分配的大中专毕业生或劳动人事部门统一招聘的正式职工，这些人员的特点是工资、劳保福利等各种待遇都按照国家规定的标准发放，人事档案也由本单位或上级主管部门统—管理。另一种是编外人员，他们不纳入事业单位正式编制，医院根据自身发展需要来进行社会吸纳，没有固定的单位，也没有建立个人人事档案，医院对这些编外人员的管理只限于根据岗位劳动计酬，对他们的任用仅限于一定时期，在《劳动合同法》颁布之前甚至都不签劳动合同。在考绩档案方面，很多医院对于编外人员的考绩档案不够重视，没有建立编外人员工作业绩档案，对编外人员各个时期的主要工作表现缺乏评价与考核记录，这在很大程度上对编外人员的合理、高效利用产生不利影响，从人力资源流动的角度来说也缺乏聘用参考依据。

1.3 档案材料不及时、不完整

随着档案法规的宣传和档案利用价值的不断显现，一部分编外人员的档案意识逐渐加强。现在的编外人员一般受过中高等教育，有的把档案放在人才交流中心代理，但代理的档案得不到开发和充分利用，而工作后形成的档案材料也不能及时收集、补充、归档，此种情况不但违背了人事档案现实性、真实性、动态性、权威性等特点，而且这些档案放在人才交流中心根本无法利用，它的价值也就无法体现。

1.4 劳资纠纷缺少有效凭证

从目前医院对编外人员的档案管理实际来看，一个较为突出的问题就是管理各个环节过于简化，通常仅建立编外人员的基本信息与岗位信息。由于编制外聘用人员工作周期较短，很多医院档案管理部门对其档案材料的录入、收集、整理、归档等各个环节进行简化操作，流程也不规范，由此造成这些编外人员的档案材料残缺，一旦发生劳资纠纷，缺少有效凭证，在维权中不能发挥人事档案应有的依据和凭证作用。

2 医院编外人员档案管理的相关对策

2.1 转变观念，建立囊括编外人员的统一档案管理制度

根据《劳动合同法》的规定，编外合同制职工和在编职工享有同等的劳动权利。他们在工作条件、休息休假、社会保险、劳动保护、职业危害防护、安全生产状况、劳动报酬等方面与国家正式职工享有同等的权利。因此，医院档案管理部门和人事部门应该提高认识、转变观念，建立囊括编外人员在内的统一档案管理制度，参照原正式在编职工档案管理的要求，把编外合同制人员的档案建好、管好、用好，充分开发档案信息资源，通过查档了解他们的过去、观察他们的现在，就可以合理使用人才，充分发挥他们的作用。假如出现劳动纠纷，也就可以以档案中的原始材料为依据，保护用人单位和劳动者各自的合法权益。

2.2 结合编外人员用工特点完善档案资料的收集内容

《劳动合同法》与原劳动法的一个明显差异在于编制外聘用人员是否享受社会保险、福利待遇，因此要结合合同制职工的用工特点，扩大档案材料搜集内容。吸收个人缴纳社会保险、医疗保险、社会职业资格、劳动合同等材料，以完整记录该人员的相关情况，做到有据可查，避免因编制外聘用人员档案项目设置的不完善而出现劳资纠纷等问题。此外，除加强编外人员人事档案管理外，对于编外人员考绩档案的管理，医院档案管理部门更应加强重视，要着力完善编外人员考绩档案的收集内容，如学历证明材料、专业技术证书材料、考评记录、出勤及奖惩记录、职级变更等，确保为编外人员的考核评价提供更合理、更全面的依据。

2.3 规范合同的续签和终止手续，及时转递档案

医院人事管理部门要严格按照《劳动合同法》要求，规范办理劳动合同的续签和终止手续，对已解除或者终止劳动合同的人员档案要及时转递。《劳动合同法》第五十条：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明.并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”为了确保编外人员档案转递的及时与安全，医院档案管理部门应该加强档案的转递和收集整理工作，严格按照有关规定，完备登记、注销、转移手续。一定要动态地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属。

3 结束语

随着编制外人员在医院人力资源中的比重不断上升，编制外人员档案的重要性也日益突显，这与当前医院档案管理中对编外人员档案管理的忽视现状产生了明显的背离，而在当前，很多医院编制外人员的档案意识也在不断加强，这对医院的档案管理工作来说也是一大挑战。在此形势下，医院档案管理部门应着力改变旧有的档案管理思想与观念，根据医院用人实际，将编外人员的档案管理纳入统一的档案管理范畴，充分发挥档案在医院编外人员管理中的积极作用，为医院人力资源管理提供必要的信息支持。

参考文献

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