浅谈县级医院人事档案信息管理工作中的重要性

昌乐县人民医院是一所集医疗、教学、科研、急救、预防、保健为一体的三级乙等综合性公立医院，现有职工1446人，专业技术人员1296人，正高级职称31名，副高级职称122名，中级职称560名，其中博士、硕士研究生136人。随着医院日益增多的中、高级人才交流、人才的培养和日趋繁杂的人事档案管理工作，使得医院对人事档案信息的查阅、搜索及利用，成为对人才交流、培养、院外专家相互学习的重要途径。

医院的人事档案信息较为完整的、系统的、客观的记录了医院医、护人员、后勤人员及其家庭成员的教育经历、工作经历、重要的社会关系及其他简要信息，它是医院对本院职工具体情况间接了解的一种直接途径，它是有效的掌握了医院管理的重要信息资源方式，是单方面考察、了解全院职工的重要方式，是正确合理评价和使用人才的重要依据。随着县级公立医院改革的深入推进，实行法人治理，医院自主进行招聘，人才队伍在不断壮大，人才的流入非常频繁，医院对个人的人事档案管理工作在人才流动的过程中起着非常重要的作用，并针对个人外出进修的派遣、培训等提高人才队伍素质方面的作用十分重要，成为医院对个人评价的重要资源。

由于人事档案信息管理工作很枯燥，缺乏技术含量，而且受环境、人员的专业性、传统的档案管理制度等因素的限制，医院在认知上对人事档案管理工作很轻视，根本不重视档案管理工作的重要性。因此，在档案管理员收集、整理、保管中存在着局限性，导致人事档案不能发挥其重要的价值。

1 医院在人事档案工作方面存在的问题

1.1 医院对人事档案管理的重要性认识不足

在以往的档案工作中，非档案信息管理者对于档案的管理工作很轻视，认为人事档案信息管理工作就是简单的收集、整理、归档、登记，比起临床上的工作，是很单纯、简单的，他们完全缺乏对人事信息档案的了解和重视。最突出的表现为：1）医院对于人事档案信息管理工作缺乏足够的重视，把人事档案信息管理作为平时很简单的一项工作来抓，主管领导对档案进行放松式管理，并没有制定相应的管理制度，规范性不够，对档案信息管理没有创新意识；2）对将要归档的人事档案信息不够重视，甚至出现有些职工不将人事信息档案交给档案管理员管理，致使人、档分离，造成入档材料不完整，当需要查阅的时候，就会出现有些人将档案造假来填补空白，损害了人事档案信息的重要性、真实性、权威性；非专业的档案信息管理员同时还缺乏主动收集、整理、保管档案的意识，对于不完整，或者人事信息严重缺失的，不愿意去补全，这就严重损害了人事档案信息的重要性和完整性，致使人事档案信息不能完全的体现出它的利用价值。

1.2 人事档案管理队伍的专业性不足

人事档案信息管理工作必须要具有专业性，需要专门的人员进行专业化管理。从现阶段医院的情况来看，根本没有专业性的人事档案信息管理人员，存在着非档案管理专业人员在做其他工作的同时还要监管档案管理信息等问题，医院的档案工作现归医院办公室管理，由于行政人员紧缺，档案的管理工作与人事工作合二为一，因此，没有专业的人事档案信息管理人员管理档案，且对其专业性不重视，没有进行专业培训就上岗，按照以往的档案管理方法简单的收集、整理、归档，所以观念依然陈旧落后，不能对人事档案信息进行创新化管理，而且工作量很大，会造成兼管不利，造成人事信息档案准确性的缺失。

1.3 档案信息管理的信息化水平比较低

随着互联网+医疗的到来，科学的技术手段的不断更新，但医院的档案信息管理让然以纸质的档案为主，还是传统的的手工编码、录入，仍然沿用以往的方式方法进行人事信息档案的收集、整理、归档，对于采用数字信息化的方式进行人事档案信息管理还比较生疏。随着医院人才队伍大量流入或流出，人事档案信息的流动性增大，人员信息使用手工操作，成为纸质档案装入人事信息档案当中，归档的工作量大，耗费人力、物力，成本也较高，并且纸质档案不利于科学化管理，不易于查阅、搜索，很容易丢失或被人损坏，因此，人事档案信息的完整性、准确性、系统性得不到有利的保障，严重影响了医院人才的交流、互动、管理。

2 如何改进并完善医院人事档案信息管理

2.1 加强人事档案信息管理制度的建设

从医院的现状来看，人事档案信息管理的制度很薄弱，一直沿用以往的工作制度，几乎没有更新，更没有规定相应的岗位职责、工作流程，没有创新意识，老是采用以往的粗放型的管理模式；其他科室的人事管理信息传递也不准确、不及时，严重影响了医院人力资源的合理配置，因此，要做到：1）根据医院的实际情况，要制定出《医院人事档案信息管理条例》等相关规范性制度，使档案信息管理制度更加完善，要加强并巩固医院人事档案信息管理制度；2）建立健全各类档案信息管理的规章制度，提高档案信息的利用率，及时将档案信息进行收集、整理、归档、录入，并不断改善，实现管理的制度化、规范化。

2.2 加强人事档案信息管理专业化建设

医院的不断发展和工作性质的准确划分，对医院人事档案管理信息工作尤为重视，对人事档案信息管理者的要求越来越多，甚至会更高，人事档案信息管理的完整性和准确性，以及能否更好的利用人事档案信息，这都与人事档案信息管理人员的专业素养和水平有关，直接影响医院的人事工作。要加强医院人事档案信息管理专业化建设，首先要加强对档案信息管理人员职业道德、职业操守的培养，必须具有较强的责任心，必须严谨细致，实事求是，强化对制定的档案管理制度的学习，要不断增强本工作崗位的专业素质，对人事档案信息要有效管理，保证能发挥出档案信息的价值。其次，每年选派档案管理人员参加省、州、市档案局组织的业务知识或者创新性管理法的培训，在培训过程中不断学习，并向其他档案整理先进单位学习好的地方。因此，档案信息管理者绝不仅仅要做好现在的档案工作，还需要为未来的档案管理做好工作，要学习利用数字化对档案进行归档，使得档案信息工作能有条不紊的进行。

2.3 加强人事数字化档案的建立

建立医院人事数字档案，是适应现代化办公需求的重要工作之一，也是提高整个医院对人事档案的规范化保管及医院相关人员或其他人员能快速查阅及利用的重要途径。建立医院人事数字档案，这就要求专业档案管理者摒弃一直延续下来的档案收集、整理、保管的传统方式，以计算机为基础设施，运用信息化技术，对数字档案信息资源进行管理。在电子文件时代，集中统一原则任然适用于数字档案管理，首先，制定出数字档案的收集、整理和管理制度。在整个医院，以人事档案和文书档案居多。因此，要求专业的档案管理人员，协调医院其他科室，将所有上报需存档的档案用电子文档的形式上传至相关数字系统，由专业档案员统一编号。特别是人事档案信息，需统一分类编码，并将这些编码统一存储，以文字形式转为电子文档。其次，要建立统一的档案信息数据库。以先整理好的人事档案电子文档为基础，建立一个完整的人事档案系统，统一录入编码或者文本形式。通过建立的人事档案系统，可很快的查询到医院每位员工、甚至是调出员工的所有的信息。人事档案系统的建立，对医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和正确性做到了人尽其才、才尽其用，为医院的发展奠定了坚实基础。

档案凝聚着医院的所有创造、所有知识、档案承载着医院人才的信息，档案管理在医院管理中处于十分重要的位置。人事档案的管理要与时俱进，不断开拓创新，真正适应时代发展要求，不断为医院发展做出更大的贡献。

作者简介

黄本英（1980-），男，汉族，山东省潍坊市，专科，档案，昌乐县人民医院。