档案信息化建设在医院档案管理中的重要性探讨

康延江 王旭华

摘 要：本文通过分析档案信息化建设在医院档案管理中的重要性，指出了应如何在管理中应用档案信息化，并对应用方法进行了具体阐述。

关键词：档案信息化建设；医院档案管理；管理质量

随着社会经济的高速发展，人们的物质生活水平得到了极大的提升，对于医疗水平及质量也就有了更高的要求。医院在不断提升自身医疗能力的同时，也应加强相关管理工作，尤其是档案管理。随着信息技术的发展，医院在档案管理上也呈现出信息化的发展态势，而如何在管理中应用档案信息化还有待研究。

1 档案信息化建设在医院档案管理中的重要性

档案信息化建设是医院实现转型及变革、促进自身发展的有效手段。对于如何提升档案管理质量与效率来说，档案信息化建设十分重要。互联网及信息技术的发展在给医院的档案信息化带来机会的同时，也对其提出了更多更高的要求，如何实现档案管理的信息化是医院面临的首要问题。档案管理的工作包括收集档案、整理与储存、分析与归纳，其最终的目的是利用档案[1]。在大多数医院中，档案的信息化建设已经是大势所趋，对医院的档案管理来说，信息化的发展必然会产生巨大的积极影响。

医院的档案管理是其发展及进行其他管理工作的基础。随着经济的发展，大多数医院的规模也在不断扩大，管理工作的内容在逐渐增多，档案管理作为医院管理工作的重要组成机构，其能否高效率高质量的完成对于其他各项工作的开展都有重大影响。可靠的档案管理能为医院其他工作提供准确的信息及参考数据，能不断提升医院各项工作的准确性。比如档案管理能妥善保管医院建设初期的工程建设规划设计图纸及各类批复性材料，为医院未来各项工程及改建活动提供准确的参考。

随着市场经济的飞速发展，医院在发展过程中也面临着激烈的市场竞争。现阶段医院想要促进自身发展，在激烈的竞争中脱颖而出，必须要不断提升管理水平。档案管理在医院的整体管理工作中发挥着基础性的作用，因此，医院相关管理部门应整合内部信息及资源，充分发挥网络信息的作用，通过档案信息化将信息进行整合，从而形成标准化、规范化及科学化的管理模式，保障医院的长期发展。

总而言之，随着科学技术及互联网的飞速发展，医院必须要不断提升管理水平，而加强档案管理信息化的建设，对医院的长足发展起着非常大的积极作用。

2 信息化建设在医院档案管理中的应用

2.1 应用信息化手段，提高工作效率

档案信息化的建设可以提高档案管理工作效率。传统档案管理的管理对象大多数是纸质文件，收集、整理及归纳档案的工作大多数都需要相关工作人员来完成，工作的繁杂使得效率低下。伴随着科学技术尤其是互联网信息技术的发展，档案管理的方式逐渐增多，多媒体及互联网等手段在日常工作中的使用所占比重越来越大，这种信息化的管理模式也大大提高了档案管理工作的效率。档案信息化建设不仅能提高工作效率，还能减少医院对档案管理工作的人力物力投入。档案信息化的建设还可以使档案管理更加便捷。相关管理人员在处理档案时，可以运用软件等工具将档案进行收集、整理及归纳。具体说来，在日常档案管理中，整理档案只需要一个步骤，相关管理人员将信息录入电脑即可完成工作。

档案信息化能减轻管理人员的工作压力，使工作简单化，从而减少工作量，促进医院的可持续发展[2]。同时，档案信息化的建设可以使档案管理人员强化管理网络化意识，不仅能促使相关管理人员更加了解档案管理的工作，还能提升其对档案管理工作的重视，使其高效率高质量的完成工作。在医院的临床及科研活动甚至是教学中，都可以利用信息化的手段将资料文件等收集起来，可以建立声像档案，用镜头记录活动进程的始末，将活动信息永远的保存下来，不仅省去了人工手动记录的步骤，还能使信息更加完整，同时还具有更高的价值。相较于传统的档案管理方式而言，信息化的档案管理在很多方面都存在优越性，不仅有利于提高医院的社会效益，还能对国际间的医学学术研究有一定的推动作用，有利于实现对医院的长期发展目标。

2.2 建设管理平台，完善安全管理措施

档案信息化的建设可以促进管理平台的建设。在档案管理的工作中，应用软件等工具为档案管理建设高效平台是档案信息化的基础。为了提升管理工作的效率，满足档案管理的不同需求，必须要持续开发档案管理相关软件，不断提升软件的专业性能，提高工作的信息化。除此之外，在确保档案管理具备足够的安全性之后，可建立档案资源共享网络平台，为用户提供档案的即时查阅、上传及下载的渠道，使用户能便捷的获取资料，提升档案网络的共享性；用户能在平台上完成信息的填写等操作，也方便了医院的档案收集，实现医院档案的信息化管理。通过网络及信息技术，建立相關管理平台，能有效提升工作效率。与此同时，为了保障档案管理工作的安全性，还需要针对电子档案采取安全管理措施。可以通过运用先进的加密手段将档案进行加密，设立安全屏障及密码锁，灵活运用身份验证方式，将内网与外网隔开，利用备份技术将数据进行存储，以便发生安全问题时能及时恢复数据。除此之外，档案管理部门可以利用信息化的手段开展各项工作，如档案的宣传工作及其他各类服务工作。将工作内容通过网络整理出来，设置档案管理目录或文献管理目录，让其他部门工作人员能通过简单的操作查询到想要的信息。这样就能更好地发挥部门职能，提供更全面的服务。

2.3 吸纳培养人才，提升管理队伍素质

档案信息化的建设可以提升管理队伍的素质。为满足档案信息化建设的需求，需要不断提高档案管理的水平，而管理工作又需要依托人来完成，所以要提升整个管理队伍的素质是十分必要的[3]。医院可以采取多种措施提升管理队伍的素质，多种渠道来获取高素质人才，为实现档案管理信息化提供基础条件。首先，可以通过向高校及社会公开招募的方式，吸引一批高素质的、有志向的专业型人才，为管理队伍增添新鲜血液，为实现档案管理信息化创造条件。其次，通过组织定期培训的方法，加强对相关管理人员的培训，培训内容为档案管理的相关专业知识及岗位所需职业素养，不断提高相关管理人员的专业知识水平，增强其职业素养，加强其保密意识，培育其爱岗敬业的精神，不断提升档案管理工作的质量及水平。

2.4 明确岗位职责，成立信息化专门小组

想要推动档案信息化的建设，就要求相关管理部门明确自己的职责，明确档案管理工作的基本内容以及每个工作人员的岗位职责，能对档案管理中的各项工作进行合理的调配，将工作落实到人，并成立信息化建设的专门小组进行针对性的管理。根据医院对档案信息化建设的基本要求落实工作，并结合实际工作情况制定工作方案，不断推动信息化建设的进程。小组的职责是确立长远的工作目标，脚踏实地，保证档案管理工作信息化建设能够顺利开展、有效实施。

3 结论

综上所述，在医院的档案管理中，进行档案信息化建设是十分重要的。这就要求医院在管理工作中，利用信息化手段，提高管理效率；完善网络平台及安全措施，实现资源共享，保障档案的安全性；积极吸纳外部人才，组织内部培养，提升管理队伍素质；成立专门小组，明确岗位职责，不断提升管理质量及水平。

参考文献

[1]王颜艳.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位分析[J].经贸实践，2018（23）：201.

[2]陈志生.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值分析[J].现代经济信息，2018（18）：108.

[3]马睿.加强档案信息化管理，推动医院健康发展[J].现代医学与健康研究电子杂志，2018，2（12）：175.