浅谈学校基建图纸档案的管理

张武立

摘 要：学校基建档案是学校工程基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是以后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据，而基建图纸则是基建档案中使用率最高、参考价值最大、利用范围最广的核心部分，是基建档案中最基础的东西。

关键词：基建档案；档案管理

基建图纸是特殊的基建档案，它是建筑设计部门在地质勘探的基础上，根据相应建筑标准、建设单位的规划要求与计划投入资金等情况，经过图纸草稿会审后，最终定型的施工单位使用的工程设计图。无论作为设计部门的底图档案、施工单位的实施标准、还是作为建设单位的基建档案，都有着重要的凭证作用和使用价值，其保存期限应该为永久。那么如何对其加强管理，下面以职业技术学校为力，作一些浅显的探讨，以求抛砖引玉之功效。

1 基建图纸档案存在的常见问题

由于图纸不同于一般的纸质或影像档案资料，在实际保存与管理过程中，常存在一些亟待解决的问题。

1.1 图纸质量差

有些图纸在接收时，已无图纸目录和结构设计说明，仅仅是几张平面设计图，则无法确切地知道图纸数量、具体使用的型材、内部结构的具体操作方法等；有的图纸没有注明日期，随着时间的流逝和当事人的工作变动等因素，已无法确切知晓施工具体日期，则对该工程的维修与维护难以做好精确的规划；有的无竣工章加盖，则是由于施工方和验收方程序不规范所致；有的图纸在使用过程中改动痕迹过于明显且随意，甚至用铅笔圆珠笔随意涂画；有的图纸甚至工程名称记录不规范等等。从归档的图纸来看，一般情况下不同程度地存在图纸不清晰现象，有的还是工地上使用过的、已经严重破损的图纸，甚至个别图纸与实际建筑物有出入，失去了保存和利用价值，给后来的使用者以误导。

1.2 保管方法不当

随着学校的改扩建工程的增多，图纸越来越多，保管工作日益繁重。以邹城市高级职业技术学校为例，学校近10年来，已经历了四次并校、数次搬迁。图纸又以其纸质的特殊性、图幅大小不一而区别于其他纸质档案。在实际的纸质档案管理中，为了保管美观方便，易于操作，常把图幅大于A4纸的常折叠成A4纸大小，实行盒装式管理，但是工程设计图纸，纸质纤维脆弱，在折叠时容易破裂，且损毁后，难以修复。不少图纸在归档之时，因频繁使用，放置随意，引起墨迹脱落，破损严重，无法再利用。甚至不少建设单位，不知晓图纸保存的重要性，仅仅将招投标书等易于保存的归档放入橱内，而将用过的图纸随意放在档案橱的上方，任凭灰尘光线侵蚀。

1.3 利用管理不规范

保管档案的目的就是为了利用，有些利用者或上级行政单位检查工作时不考虑具体情况，明确提出只要复印件，但是由于图纸篇幅的特殊性，且工程复印机价格高昂，一般的档案室（馆）无力配备，而且也没有配备的必要。在实际的工作中，常采用复印若干小篇幅，然后拼接而成。在复印过程中，由于图纸需要反复折叠，折痕处更容易破损或撕裂。有时由于实际工作的需要，图纸不得不被借出复印，这样虽然方便了利用者，但是对保护图纸档案却存在诸多隐患，待图纸归还时，常出现表面脏污、卷边、折皱、撕裂等现象。

1.4 档案库房设备达不到标准

如今，绝大部分档案库房没有空调设备，一般保管图纸的档案库房和设备达不到标准化安全保护要求，而高温潮湿对图纸具有一定的破坏性。由于基建图纸俗称“蓝图纸”，是一种化学涂料加工纸，光线对图纸的破坏性也很大，图纸在光线照射下会褪色，并逐渐降低机械强度，容易破裂。

2 加强基建图纸的档案管理

工程图纸的输出形式，在计算机绘图技术出现之前，是由建筑设计师在硫酸纸上手工作图，先形成设计底图，然后手工或机器，利用氨水或无氨显影液将底图复制成多个蓝图。现在个别设计院使用白图，即在绘图仪上放白色绘图纸打印，然后用大型复印机将其复印成多份白色图纸。而考虑到成本因素，我们最常用的基建图纸仍为硫酸纸图纸，其优点是造价低廉，便于批量用晒图机复制成蓝图。因而基建图纸的档案管理，应该做好以下几方面的工作：

2.1 把好质量验收关

档案管理工作人员针对图纸的归档要求、纸质质量等对施工单位提出具体要求，提醒施工单位工程验收后，基建图纸是需要归档保存的。同时告知图纸不准确、不完整、施工过程中有变更的、不符合要求的等，工程验收时必须规范与完善。

2.2 选择正确的保管方法

由于图纸的制成材料比较特殊，且篇幅较大，易破损，因此不同于一般档案材料的保管要求。目前常见的保管方法有：1）折叠保管。即把图纸折叠成A4大小保存在卷宗內。这种方法弊端较多，折叠后的图纸容易断裂，或者折痕的地方容易引起墨迹脱落，所以这种保存图纸的方式尽量不要采用。2）卷起保管。即把图纸折叠成圆筒状，最外层用报纸或塑料纸包裹，然后用绳子捆好，放在橱柜内。这种方法也不很理想，但比较实用，因为每次查阅时都要打开、卷起，不仅工作效率低，也会使图纸再次受到磨损。但对于那些幅面较大的图纸，采用这种方式还是比较合适的。3）摊开平放。即把图纸展平后，按顺序存放在多层抽屉的框架里。这种方法能够保护图纸的平整，取放也较方便，是一种较好的保管方法，缺点是占用面积较大。另外，在基建招标时，为满足归档需要，通常由基建部门将标书和图纸的套数在原有的基础上增加，一般应保证归档的图纸为原件。

2.3 创造良好的保管环境

为了最大限度地延长基建图纸的使用寿命，必须严加注意改善库房条件，为图纸档案、也为其他纸质档案，创造适宜的保管环境。针对容易出现的问题，应当做好以下几方面工作：1）对库房要求：基建图纸由于其特殊性，对酸和碱的稳定性差，特别要注意防止硫化氢等有害物质的侵蚀，有条件的档案库房，应安装空调设备。2）对设备的要求：存放基建图纸的柜橱，应本着方便、经济、有利于保护图纸档案的原则，最好设置专门的柜架。3）保管环境：库房应清洁卫生，控制适应的温度和湿度，注意通风、防火、防潮、防晒、防灰尘、防虫、防鼠等，特别是应采取相应的防光措施，避免光线直接照射室内。

2.4 提高现代化管理水平

现在已经普及了计算机办公，随着大幅面、高分辨率扫描仪以及配套软件的出现，图纸的扫描、压缩、光盘存储技术已日趋成熟。计算机保存图纸，既能大大节省存储空间，又能极大地延长图纸寿命，可以做到快速、准确查询与检索，尤其是建立了计算机网络使用系统后，调用图纸档案更加方便。目前，有许多高质量的大幅面扫描仪，可以快速扫描输入各种图纸，并有净化、拼接、纠正、压缩、编辑和裁剪等功能，扫描到计算机的图形文件，可以通过激光绘图仪出图。利用计算机进行图纸管理，不仅仅大大提高了工作效率，降低了保存成本，而且增加了图纸的共享性和可利用性，使基建图纸档案保存更加安全可靠，管理更为现代化、科学化。