医院档案管理工作中存在的问题与对策研究

摘 要：本文主要分析医院档案管理工作问题，制定科学的医院档案管理制度体系，针对医院档案管理现实问题，明确医院档案管理的有效方法和策略，达到促进医院档案管理快速发展，满足医院档案管理现实需要。

关键词：医院；档案管理；策略分析

医院档案管理工作应当形成完善的体系，根据传统医院档案管理的问题明确档案管理改革的方向与主要方法，在优化档案管理制度的基础上实现档案事业的快速发展。

1 医院档案管理的主要问题

1.1 重视程度低

档案不仅记录着医院工作的基本信息，而且也是医院发展建设的历史，医院档案对医院发展工作有重要的指导与借鉴意义。有些医院不重视档案管理工作，忽略了医院档案工作的重要性，没能没认识到医院档案的实际价值，没能基于日常医院管理体系有效的挖掘档案信息资源的价值。有些医院档案管理工作还仅仅停留在传统的纸制档案保存与搜集方面，没能对医院数字化电子档案建设予以必要有效的规划，不能明确档案管理的现实意义，不能采用科学的医院档案管理工作方式，影响了医院档案管理工作总体质量。特别是当前医院规模不断扩大，医院工作涵盖的内容较多，但是医院档案管理工作制度完善性不足，没能根据医院的实际需要形成完善的档案管理机制，影响了医院档案管理有效性，没能真正的发挥医院档案在辅助决策，指导医疗项目建设，促进医院体制改革方面的作用，没有发挥出医院档案的应用作用。

1.2 人员素质低

医院档案管理工作是医院现代化改革的重要组成部分，医院档案不仅影响医疗工作的顺利进行，而且在很大程度上影响上级医改政策的完善与制定。当前医院档案管理人员配置不足，医院还缺乏有医疗知识背景的专业档案管理人才，现有档案管理人员或者不掌握信息化环境下的档案管理方式，或者不具备专业的档案管理操作能力，因此影响档案管理工作的有效性。而且，基层医院对档案管理人才的培训不足，不能建立长期有效的档案管理人员培训机制，不能根据医院的实际情况制定档案管理人才的培训计划，导致现有档案管理专业技术人员的知识更新不足，档案管理人员与现有档案设备结合不足，影响档案管理事业的建设效率。基于基层医院档案管理现状，还要提高档案管理人才的专业化水平，优化档案人才引进机制，加强档案管理人员的绩效考核，促进档案管理人员明确发展方向，全面提高档案管理人员专业水平。

1.3 体系不完善

医院档案管理工作应当形成科學的体系，强调在数字化的环境下有效收集医院各方面的数据信息，从而提高医院档案管理工作的科学性与有效性。但是，当前医院档案管理工作的体系不完善，档案管理工作还缺乏有效的管理制度，医院各部门与档案部门配合不足，兼职与专职档案管理人员的衔接不足，导致档案数据报送机制复杂，档案管理工作要求与上级相关文件精神难落实，档案管理工作长期处在低效运行的状态。特别是在基层医院数字化改革大背景下，医院还未能开展专业高效的档案管理系统，现有的档案管理系统与数字化办公系统的配合不足，因此导致行政、医疗、人事等档案的管理工作的综合性较低，影响了数字化档案管理工作效率，不利于建立健全综合性的档案管理体系，没能达到全面有效管理档案的目标，影响了档案管理工作的质量。

1.4 设备较落后

提高档案管理工作有效性，还要强化档案管理硬件设备，只有加强档案管理硬件设施设备的建设，才能促进医院档案管理工作的高速持续发展。目前，医院还缺乏专业化的纸制档案影像化处理设备，现有的档案管理设备较为陈旧，档案部门的设施设备不满足数字时代的档案管理要求。而且，医院缺乏档案设备更新计划，一方面传统的纸制档案占据了大量的办公空间，另一方面数字化档案设备的配置率相对较低，因此影响档案管理工作的总体质量。由于基层医院缺乏档案管理设备的配置计划，不能站有时代前瞻明确档案管理设备的更新计划与配置战略，因此影响了相关资金投入的有效性，没能基于档案设备的更新满足基层医院档案管理的现实需要，在一定程度制约档案管理工作的发展。

2 优化医院档案管理工作的策略

2.1 加强重视程度

首先，明确医院档案管理工作制度工，围绕着规范化、标准化的要求，对现有的档案管理运行机制进行全面梳理，找出档案管理工作的薄弱环节，通过有效的制度措施改进档案管理工作。其次，领导应当高度重视档案管理，突出强调档案管理的重要性，通过建立积极的档案管理宣传体系，达到促进档案管理工作快速发展的目标。重视加强档案管理宣传工作，促进医院上下积极开展档案管理工作。第三，形成档案管理工作的督查考核机制，对各部门上报的档案数据信息进行严格核查，形成档案管理工作的责任追究机制，对档案管理长期不合格，档案管理工作效率低部门予以通报，并且在合理的奖惩措施下提高档案管理工作的积极性和主动性。

2.2 提高人员素质

首先，医院应当引进有医疗专业背景知识的档案管理人员，档案管理人员不仅要掌握信息化档案管理工作专业技术，还要进一步了解大数据环境下的医疗数据信息检索与应用知识，能够围绕着医疗档案数据系统开发，提高医院档案管理工作有效性。其次，加强档案管理技术培训工作，围绕着医院现有的档案管理设备，根据现有档案管理人员的技术层次，采用专家讲座、网络培训、参与上级部门举办的专门讲座形式，促进档案管理人员积极学习相关专业知识，达到提高档案人员管理培训质量，促进档案管理工作顺利发展目标。第三，加强档案管理人员绩效考评与工作能力评估，指出档案管理人员的个性化发展方向，促进档案管理人员不断主动提高业务素质，在优化档案管理人员待遇的基础上提高档案管理工作质量。

2.3 完善管理体系

首先，建立专兼职搭配的档案管理队伍，注重明确档案管理部和各科室之间的隶属配合关系，明确具体档案管理责任人，强化档案管理责任分工，保证基础档案管理职责履行到位。其次，开发专业的医院档案管理工作系统，运用数字化的方式实现自动化、智能化的档案管理，重点开发档案应用管理体系，划分医院档案管理的调用权限，基于信息系统满足医院的档案使用需要，同时形成完善的档案上报存储机制，有效的防止医院档案冗余与数据风险。第三，还要形成积极配合的纠错与监督机制，注重加强档案运转的监督预警，形成预警管理体系，达到促进档案管理快速发展目标。可以专业档案评估机构、上级档案指导部门等进行业务指导，提高医院档案管理质量，满足医院档案管理工作的现实需要。

2.4 加强硬件配置

首先，形成档案管理设备更新计划，全面加强档案管理标准化工作水平评估，明确医院档案管理短板，根据上级单位评估，以及围绕医院档案管理工作的具体要求，制定年度与五年档案管理工作规划，形成完善的档案管理设备配置方案。其次，重点加强数字化档案管理设备配置，围绕着数字化档案管理工作需要加强相关硬件设备的更新工作，满足纸制档案影像化、数字档案共享配置相关设备。第三，还要加强安全防护设备配置，重点加强安防技防设备的更新，从而保证纸制档案与电子档案均处在安全环境，保证档案数据信息安全。

3 结论

提高医院档案管理工作水平，应当完善医院档案管理工作体系，加强医院档案管理人员与设备更新，在完善科学的档案管理制度下促进档案事业高速运转。

参考文献

[1]凌金梅.医学档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2017（04）：117+122.

[2]凌金梅.医学档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2017（02）：143-144.

[3]吴立利.医学科研档案管理的问题与对策思考[J].人民军医，2013，56（12）：1464-1465.

作者简介

刘丹（1981-），女，安阳市汤阴县人，本科，初级，研究方向：档案管理。