办公自动化环境下医院档案管理探讨
2019-03-18李光绪孟霞王红玉
李光绪 孟霞 王红玉
摘 要:医院档案管理工作不同于其他行业的档案管理工作,由于医院内部人员的流动性较大,而且相应的医疗器具的更换频率十分频繁,所以整个医院档案管理工作的难度较大,而且随着我国医疗事业的不断发展,相应档案管理工作的难度还会进一步的提高。在实际的档案管理工作之中,如果还是只依靠传统的人工管理模式,则会占用医院大量的人力资源成本,不利于医院的发展,所以需要将自动化办公系统有机的结合到医院实际的档案管理工作之中,从而切实的提高医院的运行效率,就目前办公自动化的时代背景之下,有效的依托自动化办公软件开展相应的档案管理工作,能够促进医院更好的发展。
关键词:办公自动化;医院档案管理;实际应用浅析
自动化办公软件目前已经应用在了各个领域之中,其主要的优势在于,自动化办公软件可以实现整个办公过程实现无纸化,所有的信息都可以通过办公软件进行交互,其次,自动化办公软件能够切实提高公司内部文件的保密性,以往传统的办公模式,公司内部相应资料的传递是以纸质的形式进行的,而这种办公模式很容易导致企业的内部信息泄露出去,从而对整个公司的发展造成影响。而且,自动化办公软件的效率较高,其内部带有运算功能,可以对工作人员编辑好的信息进行排序,方便工作人员开展接下来的工作。对于医院的档案管理工作而言,自动化办公软件的应用能够有效的提高整个档案管理工作的效率。
1 主要优势浅析
1.1 切实提高医院档案管理效率
自动化办公软件最大的优势在于,能够切实提高医院档案管理工作的实际效率,在实际使用自动化办公软件的过程之中,只需要少量的人工操作就可以完成,所以在节约人力资源成本的同时,大大提升了工作人员每天的工作效率。能够切实有效的提高整个医院在档案管理工作开展过程中的效率[1]。
1.2 安全系数高
由于自动化办公软件实际使用过程中,所有的信息都是在互联网上进行交互的,所有的信息在传输的过程之中都是处于绝对安全的状态的,整个作业模式十分的安全,不会发生任何的信息泄露事故。除此以外,医院相关的档案管理工作人员还可以通过对相应的信息加密,来提高信息传递过程之中的保密性[2]。
2 实际应用浅析
2.1 自动化软件在人员调动中的应用
医院所有工作人员的档案都实行统一化管理,当每一位工作人员办理完相应的入职手续之后,其档案就会归纳进其所对应的部门,但是在实际档案管理工作进行的过程之中,由于内部工作人员岗位的调整,以及部分工作人员离职,都需要到档案室办理相应的档案处理手续,传统的作业模式,采用的是人工办理模式,档案管理部门需要配置专人进行相应的档案管理工作的,当医院内部人员需要进行人事调动的时候,档案部门的管理人员需要将该工作人员的档案从其原部门调出,在移送到調整之后的部门,并对整个调整工作做出详细的记录,整个工作开展的流程十分复杂,需要花费大量的时间,不利于医院的正常运转。所以,需要使用自动化办公软件来代替传统的人工作业模式,实际使用自动化办公软件的过程之中,需要对医院所有工作人员的信息进行收录,建立医院自己的档案管理库,当医院内部的工作人员因为相应的人事调动需要对其个人档案的中的个别信息进行修正的时候,只需要该工作人员将现部门开具的人员调用申请提交给档案管理部门的工作人员就可以了,档案部门的工作人员会根据该工作人员提供的身份信息搜索到其个人的电子档案,直接在其电子档案上进行修改就可以了。整个电子档案有效的规避了传统档案管理模式繁琐的作业流程,也能够真正意义上的实现无纸化办公的期望[3]。
通过自动化办公软件的使用,能够有效的提高医院在人力资源管理工作中的实际效率,对于整个医院的实际发展具有十分深刻的意义,在医院实际开展相应的人力资源管理工作时,要充分利用自动化办公软件的优势,全面实现档案管理工作的无纸化模式。
2.2 自动化软件在设备调整过程中的应用
目前,医院在实际开展医疗工作的过程之中,离不开医疗设备的辅助,而且对于一些特殊的疾病,通过设备对相应的患者展开化疗,以及放疗已经成为一种常规化的治疗模式,而且,医院为了不断提升相应医疗水平,需要不断购置新型的医疗设备,所以,实际对医院所有医疗设备的管理工作也十分的关键。传统的设备管理模式主要是由医院的设备管理部门负责,医院每购置一台新设备的同时,设备部门都要对该台设备进行详细的记录工作,将该台设备登记入册。但是由于医院购置新设备的速率过快,设备部门相关的工作人员无法进行记录新设备的信息,就会造成整个医院设备管理工作的脱节。
所以,需要使用自动化办公软件对所有购置的新设备进行相应的信息采集工作,在实际信息采集工作的过程之中,可以使用自动化信息采集系统来代替传统的人工采集模式。自动化信息采集系统,主要是一个虚拟的档案库,工作人员需要使用手持扫描设备将新购置设备的信息进行扫描,系统会自动收录相应的信息,整个过程只需要工作人员扫描设备的条形码即可。
3 结束语
办公自动化环境之下,通过使用自动化办公软件来代替传统的人工作业模式,能够有效的提高整个档案管理工作的实际效率,并且对于整个医院而言,档案管理工作效率的提升,能够实现医院更好的发展。自动化办公软件目前已经应用在了各个领域之中,其主要的优势在于,自动化办公软件可以实现整个办公过程实现无纸化,所有的信息都可以通过办公软件进行交互。
参考文献
[1]孙涛,陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案,2014,15(1):51-53.
[2]甄玲,雷蕾,李璐,etal.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].中国管理信息化,2016,19(2).
[3]卜照锋,刘亚男.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016,13(19):21-23.