基层档案局如何加强档案管理的思考

华毛

摘 要：随着改革开放越来越深入，社会主义市场经济高速发展，人们对档案的需求日益广泛，档案管理作为组成社会主义现代化建设事业的重要部分，势必会不断向前发展，这就要求基层档案局把握时代脉搏，做好档案管理工作，满足时代需要。所以针对基层档案局档案管理的主要问题，思考加强档案管理的策略，优化档案服务，寻求新的社会服务增长点。

关键词：档案局；基层工作；档案管理；问题与策略

在基层一般实行档案局与档案馆整合的管理模式，基层档案局不但要担负管理辖区内档案的职责，还要管理本级档案库，面向社会提供档案服务。但目前基层档案局的档案管理呈现出重管理轻利用的状况，偏离职能，服务被动，和经济、社会与文化等事业的蓬勃发展不协调，急需改进和强化。

1 基层档案局档案管理的主要问题

1.1 档案管理制度不完善

基层档案局的檔案管理工作之所以存在缺陷和问题，根本原因就在于不具备完善的档案管理制度及运行机制，这是当下基层档案局改革档案管理必须解决的问题。由于档案管理制度不完善，或落实不到位，导致基层档案局的档案归档、保管、借阅等工作混乱无序，缺乏必要的参考与依据，引发更多新的问题，阻碍档案管理的改革与发展[1]。

1.2 档案存储保管不齐全

一些基层档案局目前并未收录辖区内的所有档案，民政局、财政局、工商局等重要职能部门通常是单独建立档案管理系统，不会把档案管理归属给同级档案局，导致档案局在档案管理大格局下存在档案分散在职能部门的情况，存储档案也有两条线，它们互不交涉，影响基层档案局档案存储与保管的齐全性。

1.3 档案利用服务不理想

管理档案的最终目的在于利用，高质量档案管理有助于提高档案利用率，但基层档案局的归档分类不够用心，也没有准确划分保管期限，特别是忽视对网络信息技术的应用，查找档案时往往只有纸质目录，尚未实行数字化检索，导致档案查询与利用费时费力，制约基层档案局提高档案管理质量，档案利用服务效果不佳。

1.4 档案安全管理有隐患

进入新时代以来，国家在档案利用方面有一些新的特征，即利用渠道越来越多、利用范围越来越大、实现档案价值的途径越来越多元化，这种开放式的档案利用服务趋势已经不可逆转。但凡事过犹不及，基层档案局在强调档案开放利用时没有把握好度，一些需要保密的档案信息被泄露，或档案受到破坏，存在安全隐患。

2 基层档案局加强档案管理的策略建议

2.1 完善档案管理制度，有序开展工作

没有规矩不成方圆，为推动档案管理工作的有序进行，基层档案局务必要完善建立档案管理制度，要求档案人员严格依据规章制度开展各项工作，有序避免发生一些错误，提升档案管理效率。例如基层档案局要基于实际情况明确档案管理职能，制定档案归档制度、保管制度和借阅制度以及二级档案管理要求等制度，依据这一系列制度确定档案工作人员的义务、职责，明确有关于档案归档和利用的流程，有条不紊地开展档案管理工作。

2.2 促进部门交流合作，有效存储档案

基层档案局怎样协调和其他职能部门之间的档案管理关系与矛盾，这是最需要解决的一个现实问题。从理论上讲，将各个职能部门的档案统一收编给档案局是可行的，然而这在很多情况下是无法操作的，例如当地法院或检察院的各种卷宗档案就需要保密，无法备份。因而基层档案局要重视创新档案工作模式，改变完整收编档案的传统，创新档案存储管理，积极和其他职能部门现有的独立档案室之间建立直接联系，进行合作办公，两边不仅要及时互通信息，还要形成层次更深的制度性联系，密切快捷地管理档案。在必要时基层档案局还要主动和其他职能部门交流，专门建立网络档案数据库，打破档案存储限制，满足各类需求，提升档案管理质量。

2.3 加强数字档案建设，优化利用服务

基层档案局要针对档案材料及时建立目录数据库，保证档案目录数据信息的质量，同时适当增加投入，做好纸质档案的全文数字化转化工作，建设与质量标准相符的档案全文数据库，加快基层档案多媒体数据库建设步伐，促使实物、照片、录像档案的数字化，形成电子档案数据库，为整个辖区提供多层次、全方位、高效率、优质的档案信息服务。基层档案局还要完善档案信息检索平台，确保提供实时服务[2]。例如某县的政务云办公系统、档案管理系统，通过门户网站实施档案信息的电子化查询；在基层档案局建立多类人工检索目录，保证在网络故障、停电事故或服务器运行故障等特殊情况下可以调阅档案信息，提高档案的网上查询率。

除此以外，要加大编研档案资料的力度，促使档案成果转化。基层档案局在每一年完成归档任务以后都要基于档案内容进行全宗指南、大事记、人事任免、表彰奖励、机构沿革等基础资料的汇编，并进行档案资料的研究挖掘和二次汇编，形成多种有深度的汇编成果，主要有《大事记汇编》、《档案管理总结汇编》、《组织机构沿革》、《发文汇编》等，为辖区内的经济与社会发展提供针对性更强的参考资料；搭建档案信息服务的交互定制平台，提升档案信息服务上线速度、拓展档案信息服务上线广度、挖掘档案信息服务上线深度，促使基层档案局为更多用户提供档案利用服务成为现实；加强互动反馈，公开开发档案信息服务相关产品的流程，及时更新、优化线上服务的各个环节与数据产品，最终用极少的成本为海量用户提供档案信息服务，提升基层档案局服务水平。

2.4 运用网络安全技术，保证档案安全

互联网的高速发展和普及应用引发网络病毒入侵和黑客攻击等问题，基层档案局在档案管理信息化与数字化建设中必须维护档案信息的安全性，这是新时代对档案管理提出的严峻挑战[3]。基层档案局要按照《档案法》和档案管理的相关条例，规范电子档案的管理与利用标准，完善建立网络安全保障体系，基于管理体制与行政权力对档案管理工作进行监督、检查、指导等，在网络安全技术的支持下促进档案管理的制度化、规范化、标准化和系统化建设，显著提升基层档案局的整体工作水平。例如基层档案局要加强对实体档案的安全管理，大力建设档案安全体系，针对档案网络信息成立安全工作小组，制定档案局的网络和安全应急预案，保证档案在档案管理信息化建设进程中的安全性。

与此同时，明确由专人负责管理及维护档案局的计算机系统，涉密计算机应确保断网，阻止使用U盘或移动硬盘等外接设备，保证档案信息资源不泄露、不流失；针对上网的计算机，严禁共享文件资源，专门设立档案管理信息系统的防火墙以及密码访问控制，安装防病毒软件并不断更新，形成备份和恢复系统，完善基层档案局的档案信息系统安全维护措施；定期检查基层档案局的档案信息安全风险，并进行评估，对在自我检查中找到的问题要加强分析和研究，提出有效的解决方案，填补安全漏洞，做好档案信息安全保密工作。

3 结语

档案是对历史的真实记录，是基层发展各项事业的基础，是满足群众需求的切入点，加强档案管理是基层档案局在新时代发展档案事业的需要，基层档案局在实际工作中务必要正视问题，完善档案管理制度，在网络与信息技术、数字技术的支持下促进和各部门的交流合作，加强数字档案建设，同时注意运用网络安全技术，在有效存储档案、利用档案的基础上保证档案的安全性，更好地满足新时代的新要求，切实做好基层档案管理工作，不断提升社会服务水平。

参考文献

[1]张玲.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2018（22）：87.

[2]孙崎栋.浅析提升基层单位档案水平科学化管理的途径[J].档案，2016（11）：62-63.

[3]杨静.做好基层档案工作改革创新的对策[J].中国管理信息化，2018（11）：158-159.