档案信息化建设与档案管理分析

宋敏

摘 要：本文结合实际，分析档案信息化建设与档案管理，首先分析档案信息化建设的措施，其次探究提升档案管理的质量水平的策略。

关键词：档案管理；信息化；措施；策略

档案管理工作旨在将当前的档案资料进行有效地保存，对于后期工作的开展有着十分积极的作用，因此不但地提升档案工作的质量水平，有着很强的现实意义与必要性。

随着社会的发展，我们对于档案工作的认识更加地深刻，不断地促进档案工作的发展，意义关键。在当前的时代背景下，档案工作开展已经难以适应当前的工作实际，因此在档案工作中引入新思路以及新方法尤为关键。随着信息技术的发展，大量地信息技术在生产生活中引入，作用十分明显。因此在档案工作中，促进档案工作信息化建设是提升档案工作质量的关键。符合当前的发展实际，对于实际档案工作的有效性提升也有着十分积极的作用。

1 档案信息化建设的措施分析

在档案工作中引入信息化，利用技术层面的先进性促进工作有效性的提升，是一种有效的思路。如何在档案工作引入信息技术，促进档案信息化建设成为了我们思考的问题，结合实践，主要在以下层面分析。

1.1 建立信息化档案管理系统

档案信息化建设是一项系统性的工作，首要的策略开展就是建立信息化档案管理系统。首先，信息化档案管理系统，简单而言就是构建信息化的线上平台，在平台上实现对于档案工作开展的管理[1]，使得档案工作均能够基于信息化平台开展，对于档案管理的效率提升十分有利。其次，信息化档案管理系统的功能也是多元的，档案管理信息系统会分为企业内部具有较高严密性的档案，和对外提供服务的公众平台，方便工作人员查阅。值得注意的是，在信息化档案管理系统中，可以根据档案工作不同的特点以及类型，进行相应的信息开发，对于档案管理的质量水平提升有着十分积极的意义。总的来说，档案信息化的过程中，建立信息化的档案管理系统是首要因素，应当引起我们的重视。

1.2 在档案工作中引入信息技术

在建立信息化档案管理系统的基础上，档案信息化还有一个重要的策略就是在档案工作中，引入信息技术。首先，档案管理部门，应当不断地基于实际，进行信息技术引入，提升传统档案工作的效率[2]。例如，在档案管理工作中，档案管理部门需要对接收过来的文件内容进行检查和审核，保证所有已经保存的文件和文档都是符合公司规定的，这个时候引入自动归档的电子软件能够大大提升效率。再例如，引入高效的掃描复印技术等。其次，在档案工作中，引入信息技术，还应当不断地提升档案管理人员的专业能力，定期对于档案管理人员进行培训，促进其对于信息化平台以及信息技术的掌握程度，实现档案信息化发展的促进。总的来说，不断地引入信息技术，提升档案工作的质量，促进档案工作的信息化水平，是必要的。

1.3 档案资料电子化

档案信息化建设的过程中，促进档案资料电子化也是一种重要的措施。首先，档案资料电子化，就是为了适应信息化的档案管理平台，使得原始档案进行电子化的转变。档案电子化有利于档案在信息化平台上进行整理和归档，有利于档案资料的传播，对于档案工作效率的提升有着十分重要的意义。其次，档案资料电子化，应当综合地对于档案资料进行电子化处理。使得档案资料形成相应的文本，图像，视频等，在多种媒体信息下，对于档案资料进行保存，不仅仅适应当前信息化的时代背景，还有利于档案的保存以及线上传输。值得注意的是，档案电子化之后，应当重视档案的安全在工作，防止电子档案外传泄漏。总的来说，促进档案资料电子化发展，意义突出，是档案信息化过程中的关键。

2 提升档案管理的质量水平的策略

2.1 完善档案管理制度

正如上文所提及的一样，当前档案管理工作机制，已经不适应档案工作实际，因此不断地提升档案管理的质量水平，十分必要。通过完善档案管理的制度，利用制度层面的规定，促进档案管理规范化地开展[3]，是重要的路径。首先，完善档案管理制度，应当结合实际，具体地对于档案工作的开展进行分析。例如，随着信息技术的引入，档案工作发生了较大的变化，因此基于实际，对于完善信息化环境下档案管理的制度，是十分必要的。其次，完善档案管理制度，还应当结合实际不断地细化管理，对于不完善的地方，进行制度与规定层面的补充，使得档案管理工作开展变得有据可循。总的来说，完善档案管理制度，是促进档案管理工作规范化发展的关键，我们应当结合实际不断地进行总结探究。

2.2 积极引入新技术方法

在档案管理过程中，不断地引入改革的思路，在档案管理过程中积极引入新技术方法，也是提升档案管理质量水平的关键。首先，积极引入新技术方法，有一个重要的体现层面，就是促进档案的信息化建设。其次，基于当前档案管理实际，不断地引入信息化平台以及智能化技术，促进档案管理工作智能化地开展，对于档案管理工作有效性的提升作用同样是十分明显的[4]。此外，积极引入新技术方法，还应当不但地进行理念层面的转变，在档案管理工作中引入新的理念，实现对于档案管理工作流程层面的简化，实现高效的档案管理。因此，基于实际，在档案管理工作中，树立改革与优化的意识，利用发展与变革，促进档案管理工作的发展。

3 结语

本文探究档案信息化建设与档案管理，对于档案信息化建设的思路，以及档案管理质量提升的策略进行了分析。在当前互联网时代背景下，不断地促进档案信息化建设，必要性体现十分显著，因此针对实际，有效地促进档案工作进行适应性的发展意义突出。在档案工作实际，创新思维，积极实践，是促进档案工作发展的关键。

参考文献

[1]隋凌云.档案信息化建设与工程档案管理分析研究[J].农家致富顾问，2017（10）：93-93.

[2]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2013（11）：148-149.

[3]包学栋，张楠，曹岚，等.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商论，2012（11）：72-73.

[4]贺秀丽.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].中国管理信息化，2011，33（12）：35-35.