关于企业中档案信息化管理问题的探讨

高杨

摘 要：在企业发展过程中，档案的作用是巨大的，因为档案是企业经营发展最真实的记录，以档案为依据，有利于企业制定科学的经营决策，进而提高自身竞争力。对此，做好档案管理工作至关重要。信息化时代里，企业档案信息化管理已成为必然，但是就目前来看，企业档案信息化管理中还存在许多问题，一定程度上影响到了企业档案信息化管理水平。本文先分析了企业档案信息化管理中存在的问题，然后针对这些问题，提出了一些建设性的建议。

关键词：企业；档案信息化管理；问题；对策

随着企业规模的不断扩大，传统的档案管理方式已经不适用，不利于档案信息的开发利用，一定程度上阻碍了企业的发展。档案记录了企业经营发展过程中发生的一切，对企业的发展有着重大作用，而要想发挥档案在企业发展中的作用，企业就必须加快档案信息化建设，实现档案信息化管理。以信息化手段取代传统的档案管理，可以有效避免档案信息失真的现象发生，提高档案管理效率，

1 企业中档案信息化管理存在的问题

1.1 对档案信息化管理的认识不足

档案信息化管理是建立在计算机信息技术基础上，需要一定的投入。但是对于许多企业而言，他们经营管理的主要目光还是放在经济效益的创造上，认为档案信息化管理不能为自身带来直接效益，以至于不重视档案信息化管理，在信息化管理上的投入不足，一定程度上影响到了企业档案信息化发展。

1.2 专业的档案管理人才不足

在推进企业档案信息化管理的过程中，专业的档案管理人才有着重要的作用。然而现阶段来看，企业档案管理人员知识结构相对落后，在具体档案管理工作中还无法摆脱传统档案管理模式，不具备信息化操作能力，档案信息依然靠手工完成。同时，企业档案管理人员的职业素质有待提高，他们大多抱着完成任务的心态去工作，对待档案工作不认真、不仔细，以至于经常出现档案丢失等情况发生。

1.3 档案信息安全问题

在推进档案信息化管理的过程中，信息安全问题必须引起高度重视。由于档案信息化管理是建立在信息化技术的基础上，企业在享受信息化技术便利性的同时，也受到了互联网的冲击。网络环境下，企业档案信息很容易被网络攻击，进而出现档案失真，无法真实反映企业经营发展实况，不利于企业的发展。

2 企业档案信息化管理的有效对策

2.1 提高思想认识

随着信息时代的到来，信息化管理已成必然，在这种必然趋势下，企业应当加大信息化的投入。基于档案工作的重要性，企业要结合自身实际，构建统一的信息化系统，以信息化手段取代传统的档案工作方式，从而提高档案工作效率。同时，企业要革新档案工作理念，树立正确的信息化管理观念，从而更好地享受信息化技术带来的便利[1]。另外，企业要加大基础设施建设，不断更新、升级、完善档案管理软件，逐步实现档案管理标注化、规范化、科学化。

2.2 构建统一的档案管理制度

在推进企业档案信息化管理的过程中，制度是根本，只有建立相應的管理制度，才能更好地约束和规范档案管理行为。基于档案信息化管理的需要，企业要立足实况，建立有效的档案管理制度，明确档案信息化管理流程和程序，确保档案相关工作有序开展；其次，要落实审查机制，对录入到计算机系统中的档案信息要及时审查，确保档案信息真实、完整后方可入档；再者，要落实责任制，将档案信息化管理相关责任落实到具体人身上，进而更好地发挥信息化管理的作用[2]。

2.3 加强档案管理人员的培训

档案管理人员能力、素质的高低直接影响到了档案管理实效。对此，企业要加强档案管理人员的管理与培训。首先，基于信息化管理的需要，企业要对档案管理进行信息化培训，使档案管理人员掌握一定的信息化技术，进而提高档案信息化管理水平；其次，要强化职业素质教育，档案管理人员必须执证上岗，将档案管理工作人员的日常表现与其工资待遇挂钩，以此来约束和规范他们的行为[3]。作为档案管理人员，更要主动去学习新知识、新方法、新技术，不断提高自身能力，使自己成为合格的档案管理人员。

2.4 加强档案信息化标准建设

档案管理信息化是一项系统的工作，而要想实现档案信息化管理，企业应当结合实际，完善档案管理信息化标准，严格按照标准要求来开展档案管理工作。首先，要将档案信息化建设纳入到整体规划中去，有步骤、有计划的推进，制定档案信息化建设目标；其次，要建立明确的档案管理信息化流程，严明确信息化管理标准，对档案管理要求作出明确规定，从而真正实现纸质档案向数字化档案转变。

2.5 加强档案信息安全管理

在推进档案信息化管理的过程中，档案信息安全管理是不可忽略的一个问题，一旦档案信息受到安全威胁，就会影响到档案的作用发挥。对此，企业必须做好档案信息安全管理。首先，要从软、硬件入手，提高档案信息管理系统的安全性，避免档案信息系统遭受攻击；其次，要定期查杀病毒，消除档案信息系统中一切潜在的隐患[5]。再者，要加大信息安全技术的应用，如身份认证技术、加密技术、数据备份等，以安全技术为手段，保障档案信息安全，不被恶意攻击。

3 结语

综上，档案管理是企业经营管理中一项重要的工作，做好档案管理工作，有利于档案价值的高效发挥，更好地服务企业发展。基于现行社会发展形势，档案信息化管理趋势愈发明显，企业应当认识到档案信息化管理的重要性，在推进档案信息化建设的过程中，抓好档案信息安全管理，进而提高档案管理水平。

参考文献

[1]黄井明.企业档案信息化管理的主要问题与强化对策分析[J].中国管理信息化，2017，20（15）：140-141.

[2]林静.企业档案信息化管理的问题与对策[J].城建档案，2016（05）：20-21.

[3]郭健.企业档案信息化管理存在的问题及对策措施[J].科技与创新，2015（10）：60+63.

[4]张敏.企业档案信息化管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015，18（04）：200.

[5]陆华.建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J].中国管理信息化，2014，17（11）：51-52.