基层单位档案管理信息化建设的方法策略

刘振生

摘 要：随着信息化时代的到来，传统档案管理理念与模式已经无法满足新时期基层单位工作需求，变革档案管理方法，加快推进信息化建设进程刻不容缓。本文立足于基层单位档案管理现状，提出了一些信息化建设方法与策略，希望可以不断提升基层档案管理有效性。

关键词：基层单位；档案管理；信息化建设；方法

在社会经济快速发展的背景下，档案管理重要性日益突出，其直接关乎基层单位人员调动、决策制定以及职工绩效考核等相关工作能否有序开展，但是随着基层单位事业的迅猛发展，相应档案管理信息量与日俱增，传统单纯依靠人工的管理模式已经无法满足实际的事业单位发展需求，积极引入与应用先进的信息技术，推动管理工作信息化建设刻不容缓。

1 树立信息化档案管理新观念

基层单位档案管理工作是现代主义精神文明建设过程中的一个重要工作方向，是决定基层单位工作质量与绩效的一个重要指标。在档案管理信息化建设的宏观背景下，基层单位的全体档案管理人员必须要保持与时俱进的工作精神，紧跟时代发展潮流，从更新自身的档案管理观念入手，积极学习和掌握信息化方面的一些先进的管理理念，本着以人为本的原则，围绕着我党的各项工作方案，基于百姓的需求，主动改进与完善自己的工作理念、模式与方法，力求可以为基层群众提供更加高效、优质的档案管理服务。特别是在实际的工作中，要始终将信息化建设放在各项工作的首要位置，并立足于社会信息化整体布局视角，有效发挥信息化档案管理工作的优势，不断提升其工作的质量与效率。比如，在设置档案管理办公室的时候，需要将其单独设置在隐蔽且安全的位置，房门以及门窗等进出房间的空间必须要做好加固以及防偷窃工作，确保档案信息的安全性；要选择那些有丰富工作经验或专业工作知识的档案信息管理人员，平时要着重培养他们的专业档案管理技能以及工作责任心；要定期做好档案管理信息系统等软硬件的维护、更新、升级以及检修维护工作，确保他们始终保持在良好运行状态，避免因为系统中病毒或其他问题而致使基层单位档案管理信息丢失等问题发生，否则就会严重影响基层单位档案管理工作的质量与效率，也不利于档案管理信息化建设。

2 强化基础设施建设投入力度

在基层单位档案管理信息化建设的过程中，离不开基础设施建设，这是确保档案管理信息化建设质量的重要保障，所以相关部门必须要高度重视在基础设施建设方面提供充足的建设资金，购置打印机、计算机以及其他信息化档案管理工作所需的基础设备。比如，档案管理工作人员可以借助先进的信息化硬件设备，对相关的档案管理信息进行便捷扫描、补充以及归纳和整理，或者可以灵活运用各类文档处理软件或工具，不断补充与完善所构建的数据库，并要对相应的检索服务进行优化处理。此外，在平时基层单位工作中，要着重侧重内部财务预算方面的管理投入力度，从整体性评估与分析相关基层单位的实际情况，力求可以满足实际基层单位档案管理工作实现信息化管理目标的所需，必要的时候可以协同相关企业或政府部门，借助多方合作来增加基层单位档案管理信息化建设资金，确保更好地购置先进、完善的档案管理信息化所需的各类硬件设备或软件系统，这样可以为提升基层档案管理信息化建设水平奠定坚实基础。

3 积极培育专业档案管理队伍

专业档案管理队伍是基层单位档案管理工作的主体，他们自身工作的水平以及管理技能高低直接关乎档案管理工作的质量、效率以及信息化建设水平。如果缺乏专业的档案管理人员，那么在档案管理信息化建设期间可能会因为缺乏专业管理人员而影响档案管理信息化建设成败，所以必须要结合基层单位的档案管理实际情况，加快构建与培育专业的信息化档案管理队伍。首先，基层单位档案管理机构或组织要定期组织全体档案管理人员，开展有关档案管理信息化建设技术和管理技术等方面专业技术、方法以及经验等的管理知识讲授工作，确保他们尽可能多地掌握专业的信息化管理知识与技能，这是提升他们档案管理工作质量与能力的重要手段。其次，如果基层单位的档案管理人员存在不足问题，那么可以采取政府的考录机制，积极地从社会人才市场上面引进一些专业素养比较高的档案信息化管理专业人才，不断丰富基层单位档案管理的专业人才资源，提升基层单位档案管理人员的整体工作素养。最后，要注意结合基层单位档案管理信息化建设的实际情况，针对档案管理人员的实际工作情况，构建科学、完善的人员激励机制，通过构建健全的档案管理人员绩效考核机制，约束全体档案管理人员工作的行为，确保他们可以严格依照规定的管理工作要求与需求，制定科学、合理的绩效考核机制与人员激励机制，比如将档案管理工作人员的工作绩效同他的薪酬相挂钩，借此来调动全体档案管理人员工作的积极性与热情，不断提升他们的档案管理工作水平。

4 加快构建档案信息局域网络

为了顺利地开展基层单位档案管理信息化建设工作，需要从构建完善、健全的档案信息局域网络入手，确保有效推动档案管理信息化。一方面，需要尽可能快地实现数字化档案管理工作。在基层单位档案文件的保存工作中，数字化的档案信息资源非常重要，这是事业单位实现现代化管理的一个重要条件，具体就是要構建完善的基层单位人员档案数据库等，或者借助网页管理等档案管理方式来增加档案管理信息使用的效率，但是期间必须要高度重视对信息化技术以及相关硬件设备的更新、维护与管理，这样可以更好地利用这些资源来提升基层档案管理的有效性。另一方面，基层事业单位可以结合自身的实际部门构成情况，构建封闭、独立的局域网，同时要注意成立专门的电子档案阅档室，确保查阅档案的人员可以在授权范围内，便捷地查询自身所需的资料信息，这样可以显著地提升基层单位人员的档案查阅效率，同时也有助于提升档案管理工作的保密性。此外，基层单位还要结合自身档案管理工作需求，条件允许的时候可以构建专门的档案信息专网系统，借此来进一步增强档案管理工作的安全性，如授权人员可以结合基层单位档案工作人员自身的工作需求以及管理工作要求，通过登录到所构建的档案信息专网后，自行地查阅相关的档案管理信息，从而可以更好地提升基层单位档案管理水晶。

5 健全信息化管理的监督机制

为了进一步推进基层单位档案管理信息化建设，除了上述步骤外，还要注意加快建设与应用健全的信息化管理监督与管理机制。一方面，要对现有的基层单位档案管理制度进行改进与健全。科学、合理的档案管理制度是有效开展档案管理工作的重要保障，是指导全体档案管理工作人员的工作指南，但是实际的管理制度建设中必须要立足于基层单位建设的实际情况，确保可以有效指导档案管理工作有序开展，如要借助档案管理工作监督机制来对相关档案管理人员的绩效考核、责任追究、职称评定以及奖金发放等提供可靠的依据，当然离不开健全的人员奖惩机制来提升档案信息化建设工作质量。另一方面，要做好基层单位档案信息化建设过程中的涉密管理工作。比如，要定期开展档案信息化设备或者相关网站的安全性检查工作，定期检查档案管理所连接网络的安全性，看是否存在病毒侵入等威胁隐患，确保档案信息的安全性，有效推动档案信息网络化，力求做到“不涉密、不公开”，避免丢失重要的基层单位档案管理信息，确保基层单位档案管理信息化建设的整体质量。

总之，为了满足新时期基层单位档案管理工作，推动其信息化建设刻不容缓。通过有效结合传统档案管理与信息化建设，可以显著提升基层单位档案管理工作质量与效率。但是需要注意的是，必须要从树立信息化档案管理新观念入手，强化基础设施建设投入力度，积极培育专业档案管理队伍，加快构建档案信息局域网络的同时，健全信息化管理的监督机制，确保有效推动基层单位档案管理信息化建设步伐。

参考文献

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