论新形势下国有企业人事档案管理的有效途径

苏琦

摘 要：在国有企业各项管理工作中，人事档案管理占据着重要位置。在经济、技术高速发展的新形势下，传统档案管理模式已经无法满足国有企业发展需求，要想提升人事档案管理效率，完善档案管理信息化建设，国有企业必须积极探索新的管理途径。为此，本文主要就新形势下国有企业人事档案管理的有效途径做一番分析。

关键词：新形势；国有企业；人事档案管理

在新的一时代背景下，企业间的竞争主要源于人才的竞争，只有做好人才培养与管理工作，提升人力资源利用效率，企业的竞争优势与发展优势才能凸显[1]。就国有企业而言，更要做好人才培养与管理工作，而企业人才资源的管理离不开人事档案管理工作。为完善國有企业人事档案管理，下文将国企人事档案管理存在问题与创新途径两个方面谈谈新形势下国有企业该如何做好人事档案管理工作。

1 国企人事档案管理问题分析

国有企业人事档案管理工作的主要功能作用是：直接反映企业内员工多种信息，包括个人工作经历、工作表现、德能勤绩等重要内容，为企业应用人才、培养人才与发现、管理人才提供重要信息[2]。因此，人事档案管理是国企发展建设中不可缺少的内容。近年来，国内在人事档案管理方面进行了多次改革创新，虽取得了一定成果，但也存在不足之处，下面首先就国企人事档案管理工作中存在的问题做简要分析。

1.1 人事档案管理理念相对落后

随着社会经济的发展，企业间竞争日趋激烈，国有企业要想在日趋激烈的市场环境中站稳脚跟，就需树立新的人力资源管理意识，努力提升人事档案管理水平。而全新管理意识的树立，需要企业管理层与基层员工的共同努力。但实际上，多数国有企业并未树立起全新的、先进的人事档案管理理念，具体表现在以下方面：首先，就企业管理层而言，不重视人事档案管理工作，而将发展管理的重心集中在生产经营环节，人事档案管理意识非常淡薄，且尚不明确人事档案管理权责[3]。其次，就企业员工而言，现阶段，实用主义在企业员工间表现明显，多数员工将自己工作的目的、发展的目标定位为升职加薪，因此在日常生活工作中不断进修、参加各种专业性考试，但是未在自身人事档案管理方面花费时间与精力。并且随着社会变迁，80后、90后逐渐成为推动企业发展的主力军，这些年轻员工尚未正确认识到人事档案管理的重要性，不重视自身档案的完善与管理。

1.2 人事档案管理机制欠缺

员工的健康档案、信用档案是人事档案中重要内容，这些重要信息来源于两个方面，一是由体检中心、银行等国家公共机构提供，企业从这些机构中提取员工的个人健康信息、信用信息等；二是企业自己建立的员工档案。但这些信息都较为零散，需要通过有效管理才能确保信息的全面性与准确性。然而现阶段我国还未针对信息管理问题出台较为科学的、合理的制度来对其进行规范管理[4]。在此情况下，人事档案管理难度将增加。同时，企业内员工信息来源途径较为丰富，既有企业内各部门所提供信息，又有银行、医院、教育机构等社会结构提供信息，因此，信息量大、形成途径杂乱多样，难以在短时间内将所有信息都收集起来，进而影响人事档案信息管理的失效性。

1.3 人事档案管理专业人才缺乏

企业人事档案管理是一项内容繁多、工作量大且专业性强的工作，需要由专业人才来完成，并且，在数字信息技术迅猛发展的背景下，国有企业人事档案管理也进入了信息技术时代，对工作人员的要求也更高，要求档案管理人员不仅需掌握丰富的专业知识、具备丰富的管理经验，更要会运用相关信息技术进行人事档案管理工作。但实际上，人事档案管理的专业化高级人才十分缺乏，现有工作人员工作理念较为落后，管理技能不足，同时也不能以先进的眼光看待人事档案管理工作，这就从根本上拉低了国有企业人事档案管理水平。

2 新形势下国有企业人事档案管理的有效途径分析

现阶段，国有企业人事档案管理工作面临的新形势是：我国社会主义市场经济不断完善，新劳动合同法颁布实施，人事改革深入推进，对企业人事档案管理工作提出了新要求[5]。在此新形势下，传统的人事档案管理模式弊端显露，国有企业人事档案管理工作必须要探索新的工作途径。

2.1 创新管理意识

人事档案管理的功能作用是为公司用人、管理提供服务，帮助企业在激烈的竞争中拔得头筹，取得发展。而国有企业做好人事档案管理工作的关键性举措，就是树立全新的人事档案管理意识。为此，国有企业需要通过适当的宣传教育，让企业内员工正确认识人事档案管理的重要性，从而能积极配合人事档案管理工作，并花费一定时间与精力完善自身档案建设。此外，企业管理层人员应树立起正确的人事档案管理意识，正确认识人事档案应用价值，通过自身的领导力增强企业内人事档案工作的影响力，使企业内上下员工能积极参与到人事档案管理工作中，同时结合目前企业内人事档案管理现状，积极探索、推广实施与人事档案管理相关的新政策，促进人事档案管理水平的提升。

2.2 加强制度建设

目前，国有企业人事档案管理工作中存在机制、制度不健全等问题，且管理模式也相对落后，在一定程度上限制了企业的发展。针对这一问题，国有企业应当根据企业实际情况，紧跟社会发展新形势，建立完善企业人事档案管理制度，从根本上提升人事档案管理水平，促进国有企业健康稳定发展。现阶段，部分国有企业开始尝试“三位一体”的人事档案管理制度，这种人事档案管理制度是指企业将人事档案管理中的信息收集标准、收集渠道以及档案管理方法、管理流程进行有机整合、协调，使其能统一配合，共同为人事档案管理工作的开展提供服务。“三位一体”人事档案管理制度是提升国有企业人事档案管理工作规范性、合理性与高效性的重要保障，同时也能为企业优化人力资源配置创造条件。此外，目前国有企业人事档案的管理与使用过于形式化，且限制条件较多，企业应当酌情为人事档案的管理与使用创造一个相对宽松的环境，进而形成一个全新的管理机制。

2.3 构建人事档案信息化管理平台

在信息技术、互联网技术飞速发展的背景下，企业档案部门应改变管理观念，充分利用互联网优势，实现企业人事档案管理的网络化建设，根据企业内部人事档案管理的实际要求，建设起专用的档案管理网络系统，实现档案资料的信息化收集与利用。并且，企业要将人事档案的网络化建设与企业院整体的信息化建设规划联系起来，实现企业整体办公系统与人事档案管理系统的网络化集成，并建立起专门的档案资料信息库，企业高层管理人员或相关用人部门可以从该档案信息库中灵活调取员工信息，确保档案资料应用的灵活性。

3 结语

总结全文可知，人事档案管理是国有企业建设发展中必不可少的一项工作，在新劳动合同法颁布实施，人事改革深入推进的新形势下，国有企业建立健全人事档案管理制度，创新人事档案管理理念，提升人事档案管理质量。除此之外，企业还应落实专业人才培养教育工作，确保人事档案管理效率。

参考文献

[1]刘春鹅.浅析新形势下国有企业人事档案管理的有效途径[J].科技经济导刊，2017（24）：236.

[2]张雪梅，李育冬.基于HRM的国有企业人事档案管理工作分析[J].兰台世界，2015（08）：64-65.

[3]邵娟.目前国有企业人事档案管理面临的问题及对策[A].中国航空学会管理科学专业委员会.中国航空学会管理科学专业委员会2014年学术会议论文集[C].中国航空学会管理科学专业委员会：中国航空学会，2014：4.

[4]刘静.怎样做好改制企业档案管理工作[J].黑龙江史志，2013（11）：98.

[5]黄丹妮. 我国企业人事档案管理研究[D].广西民族大学，2007.